Новое исследование TeamStorm: Российский рынок систем управления совместной работой
8 ноября, 2024
Дарья Васина
Проверенный
1 письмо в неделю со свежими статьями, кейсами и обновлениями.
Цикл Деминга, или PDCA (Plan, Do, Check, Act), — это метод непрерывного улучшения, широко используемый в управлении качеством и бизнесе. Рассказываем, как цикл Деминга помогает компаниям и командам работать более продуктивно и устранять недостатки в процессах
Цикл Деминга — это пошаговый процесс, разработанный для улучшения эффективности рабочих процессов и минимизации возможных рисков. Если вы хотите держать под контролем рабочие процессы, оперативно реагировать на изменения и принимать сложные решения, то этот подход — то, что нужно.
В 1939 году инженер Уолтер Шухарт выделил три основных этапа управления качеством: планирование, выполнение и проверка. Он предложил выполнять их по циклам, чтобы систематически улучшать производственные процессы. Позже экономист Уильям Деминг, опираясь на идеи Шухарта, усовершенствовал модель, добавив четвёртый шаг — «действуй», и разработал алгоритм «планируй — делай — проверяй — действуй» (PDCA). Впоследствии он адаптировал цикл, и PDCA трансформировался в PDSA. В 1950-х годах, читая лекции в Японии и делясь опытом использования цикла Шухарта, Деминг популяризировал метод, и вскоре японцы стали называть его цикл Деминга — по имени автора, активно его продвигающего.
Цикл Деминга служит для повышения качества процессов и результатов работы. Он акцентируется не на сроках, как Kanban, а на постоянном совершенствовании процесса. Основная идея заключается в том, что для улучшений важно выявить проблемные места, устранить их и стабилизировать процесс, сохраняя достигнутые изменения. При необходимости изменения продолжаются, но исключительно в сторону улучшений.
Цикл Деминга — это повторяющийся процесс из четырёх этапов, обозначаемый как PDCA (или иногда PDSA, если третий шаг интерпретируется как «анализ»).
Цикл Деминга — это универсальный метод для непрерывного совершенствования процессов, который помогает находить и устранять проблемы, повышая стабильность и результативность работы.
На этапе планирования формулируется конкретная цель, выстраиваются гипотезы и создаются рабочие теории. Вы определяете желаемый результат и способы его измерения, а также разрабатываете пошаговый план действий для достижения цели. Цель планирования в цикле Деминга — построить чёткий план, направленный на улучшение.
Здесь важно не только определить цели, но и внимательно проанализировать текущие процессы и выявить «узкие» места, которые необходимо улучшить. Эти аспекты могут касаться как операционной составляющей, так и улучшений в продукте или услугах.
На этапе планирования также проводится анализ текущего состояния и тестируются прогнозы. Насколько точно вы можете диагностировать и описать проблему? Каковы способы измерить достижение целей? Какие препятствия могут возникнуть на пути, и какие из них могут оказаться неожиданными?
Этап планирования — это возможность детально разобраться в работе отдела или компании, выявить и проанализировать проблемы. Вы оцениваете, что можно улучшить в продукте, стратегиях продаж или других методах. Задача — понять, какие изменения дадут максимальный эффект.
Основные действия в этапе планирования цикла Деминга:
На этапе Do создаются все необходимые условия для выполнения плана. Здесь может потребоваться обучение сотрудников или дополнительная поддержка, чтобы отделы продаж, маркетинга или другие команды чётко понимали задачи и согласовали процедуры, необходимые для реализации изменений. Внедрение плана проводится строго по согласованным процедурам.
На данном этапе PDCA Деминг предлагает не просто внедрить изменения одномоментно, а подходить к процессу итеративно, отслеживая подтверждение или опровержение гипотез. Это как научный эксперимент: поэтапное внедрение изменений и анализ их результатов позволяют обеспечить успешность и повысить качество на каждом этапе цикла.
Этап изучения (Study) в цикле Деминга выходит за рамки обычной проверки (Check). Здесь важно не просто убедиться в результате, но и тщательно проанализировать его. На этом этапе нужно выяснить, удалось ли улучшить процесс и понять, что именно повлияло на изменения. Если результат не соответствует ожиданиям, необходимо определить, почему прогнозы не оправдались и какие факторы оказались непредсказуемыми.
Основной вопрос, который нужно задать на этом этапе: не только «Сработало ли это?», но и «Почему это сработало?» или «Почему это не сработало?». В управлении отделом продаж этот этап включает тщательный анализ собранной статистики, оценку текущих результатов и прогнозирование последующих действий.
Этап Check-Study — ключевой в цикле PDCA. Чем глубже будет проведён анализ, тем точнее можно будет внедрять улучшения и избегать ошибок в будущем.
Действия на этапе Check-Study:
На этапе Act в цикле Деминга внедряются все предложенные изменения, устраняются выявленные недостатки, и результаты закрепляются в стандартах, инструкциях и регламентах. Этот этап служит основой для дальнейшего улучшения и подготовки к следующему циклу PDCA, на стадии планирования.
Основные действия на этапе Act:
Результаты, достигнутые в ходе цикла Деминга, создают возможности для поиска и улучшения новых узких мест. На этой основе начинается новый цикл PDCA, направленный на дальнейшее совершенствование процессов.
Итеративный подход оптимизации имеет множество преимуществ, несмотря на затраты времени, которые могут быть его единственным недостатком:
PDCA, или цикл Деминга, — это последовательный подход, который помогает глубже анализировать риски, управлять рабочими процессами и адаптироваться к изменениям, не теряя контроль над ситуацией. Важно помнить, что PDCA — это бесконечный цикл; каждый завершённый этап становится основой для следующего. Постоянное совершенствование — это путь к улучшению результатов и эффективности проекта.
Несмотря на его плюсы, цикл Деминга подходит не для всех проектов. Основные минусы:
Цикл Деминга — это гибкий подход к управлению, который успешно применяется в самых разных сферах:
Цикл PDCA можно внедрить как для отдельных этапов, так и для всего проекта. При его применении на конкретных участках проекта каждому шагу могут соответствовать отдельные специалисты. Например, руководитель отдела продаж разрабатывает рабочий план, распределяет обязанности, тестированием гипотез занимаются специалисты, аналитик проверяет результаты, а топ-менеджер вносит корректировки.
Цикл Деминга особенно полезен для компаний, ориентированных на постепенное улучшение. Однако PDCA не подходит для ситуаций, где необходим немедленный результат и нет возможности на корректировку. Примеры таких случаев:
Если ваш отдел продаж ещё не работает по модели PDCA, начинайте применять её в следующих случаях:
Представьте, вы запускаете рекламную кампанию в социальных сетях с прогнозами по конверсии, кликам и продажам. Кампания, однако, не даёт даже половины ожидаемого отклика, и вы теряете деньги и время. А теперь посмотрим, как бы выглядел процесс, если бы вы использовали цикл PDCA:
На этапе Планирования вы начинаете с исследования рынка и прогноза для каждого сегмента клиентской базы, используя методику SMART для постановки целей. Вы формируете основные цели, декомпозируете их на подзадачи и рассчитываете ключевые показатели эффективности (KPI), чтобы оценивать успех выполнения плана. Затем вы интегрируете эти показатели в систему материальной мотивации, чтобы стимулировать коллектив достигать новых высот. Завершающим шагом на этом этапе становится собрание, где вы информируете сотрудников о новых планах, целях и ожиданиях, готовя команду к переходу на новый уровень.
После этого, на этапе Внедрения (Do), вы начинаете контроль выполнения запланированных показателей. В течение двух недель внедряете плановые задачи, внимательно отслеживаете их исполнение и собираете аналитику. Это позволяет вам получить первые данные и понять, в каких аспектах возникают затруднения. Начинают вырисовываться слабые места и пробелы, которые необходимо будет проанализировать и скорректировать на следующем этапе.
На третьем этапе цикла Деминга — Изучение (Study) — вы глубоко анализируете обнаруженные проблемные зоны. Где произошли ошибки в прогнозировании? Что мешает отделу продаж достичь намеченных показателей? Какие дополнительные ресурсы или методы могут быть полезны? Здесь важно сравнить полученные результаты с запланированными, чтобы выявить отклонения и проанализировать их причины. Такой анализ позволяет понять, какие аспекты продаж — будь то рыночные условия, внутренние процессы или методики продаж — необходимо улучшить для выполнения целей.
Полученные результаты дают вам ясное представление об узких местах, будь то изменяющиеся потребности рынка, особенности продаж или техника общения с клиентами. На основании этого вы формируете конкретные меры, которые помогут выполнить план продаж, или принимаете решение о его корректировке.
На этапе Воздействия (Act) вы вносите изменения, направленные на устранение выявленных проблем. Это может включать реорганизацию структуры отдела продаж, перераспределение клиентских сегментов между менеджерами, оптимизацию режима работы и другие меры. Устраняя выявленные потери качества, вы адаптируете план к текущей ситуации. Если корректировки работают, вы продолжаете следовать исходному плану; если нет, адаптируете план под реальные показатели.
Цикл Деминга позволяет последовательно адаптировать и оптимизировать планы продаж, поддерживая их актуальность и качество на каждом этапе работы.
Этот подход является эффективным инструментом для внедрения новых навыков активных продаж в команде. Метод «двойных встреч» активно применяется для развития продаж в B2B-сегменте, позволяя менеджерам овладеть навыками через практику. После прохождения обучения менеджерами продаж добавляется практика совместных встреч с наставником. Наставник работает с менеджером, применяя цикл Деминга для структурированного подхода.
Во время подготовки, проведения переговоров и анализа встречи наставник выполняет следующие этапы:
Этот метод демонстрирует высокую эффективность при обучении менеджеров продаж сложным навыкам и улучшении их работы на сложных сделках с длинным циклом. Использование цикла Деминга помогает руководителю отдела продаж (РОП) сократить время, необходимое для обучения команды, и делает внедрение изменений в обучение более продуктивным. Закрепление навыков активных продаж происходит быстрее, так как цикл Деминга способствует непрерывному совершенствованию.
Цикл PDCA — это бесконечный процесс улучшения: он позволяет не только повышать навыки продаж, но и укреплять клиентскую базу, развивать техники общения и постоянно совершенствовать процесс работы. Следуя алгоритму цикла Деминга, можно добиться устойчивого роста и стабильных продаж.
Цикл Деминга эффективен как на производстве, так и в IT-проектах. В разработке программного обеспечения рекомендуется разбивать работу на короткие итерации и регулярно тестировать результаты, а не пытаться реализовать все требования технического задания (ТЗ) сразу. Это позволяет быстрее находить и исправлять ошибки. Если проверка проводится лишь в конце проекта, то при обнаружении ошибок придется возвращаться к началу, что требует дополнительного времени и средств.
При управлении разработкой сайта цикл PDCA помогает структурировать и оптимизировать процесс. Пример шагов выглядит так:
Шаг 1. ПланироватьНа первом этапе проводится анализ задачи, сбор требований и формирование ТЗ. Важно выяснить, что ожидает заказчик, и какие задачи решает сайт для пользователя. Здесь согласовываются все требования, устанавливаются сроки и разрабатывается план работ для первой итерации. Чёткое планирование позволяет избежать недопонимания и задержек.
Шаг 2. ДелатьЗадача на этом этапе — реализация плана первой итерации. Например, разработка и верстка главной страницы. Команда следует утверждённому плану, постепенно воплощая функционал и дизайн, согласованные на этапе планирования.
Шаг 3. ТестироватьКогда главная страница создана, её необходимо протестировать, чтобы убедиться, что она соответствует всем требованиям и ожиданиям заказчика. Этот этап помогает выявить ошибки или недочёты, а также оценить, насколько конечный результат отвечает первоначальным целям проекта.
Шаг 4. КорректироватьНа основе результатов тестирования вносятся необходимые исправления. Если в процессе тестирования были обнаружены слабые места, их устраняют. Также при необходимости корректируются требования и уточняются методы разработки, чтобы улучшить качество проекта и снизить вероятность подобных проблем в будущих итерациях.
Этот цикл повторяется снова и снова на каждом этапе разработки. Благодаря кратким итерациям и регулярному тестированию, проект продвигается поэтапно, с минимальными задержками и максимальной точностью, что помогает быстрее и качественнее достичь ожидаемого результата.
При использовании цикла Деминга существуют два подхода: завершённая работа с конечным результатом и постоянная деятельность, где процесс улучшения продолжается без конкретной точки завершения. Рассмотрим, как PDCA применяется в обоих случаях:
При сравнении цикла Деминга и спринтов в Scrum можно заметить их сходство. Оба подхода поддерживают итеративное развитие и постоянное улучшение. Вот как этапы PDCA перекликаются со спринтами в Scrum:
Для лучшего понимания Agile и Scrum методов, рекомендуется ознакомиться с принципами этой методологии, включая роли в команде и особенности работы короткими спринтами.
При принятии решения о внедрении PDCA можно помнить, что каждый этап в модели — планирование, выполнение, проверка и корректировка — нацелен на непрерывное улучшение и стабилизацию процессов.
Цикл Деминга способствует постоянному совершенствованию продукта или процесса. Модель универсальна и применима практически в любой отрасли, за исключением тех, где необходимо мгновенное выполнение без права на повторение.
Количество циклов может варьироваться для каждой компании: некоторые проекты требуют нескольких итераций, чтобы соответствовать ожиданиям клиента, тогда как для других достаточно всего одной корректировки.
Особое внимание уделите этапу проверки (Check). Ошибки на этом этапе могут затруднить исправление и привести к повторению проблем в следующем цикле.
Мы искренне верим, что наша статья и рекомендации будут тебе полезны в оптимизации общения и процессов внутри команды. Присоединяйся и развивайся вместе с TeamStorm.
Автор
Теги
Управление ИТ проектами
Познакомим Вас с функциональностью TeamStorm и ответим на все вопросы
28.11.2024
Техника Помодоро — это простой, но эффективный метод тайм-менеджмента, основанный на чередовании 25-минутных рабочих интервалов и 5-минутных пауз. Такой подход помогает сосредоточиться на задачах, избегать отвлечений и предотвращать переутомление
16.10.2024
Управление проектом — это комплексный процесс, состоящий из нескольких ключевых стадий, каждая из которых играет важную роль в достижении успешного результата. Рассмотрим основные этапы, которые помогут оптимизировать ваш рабочий процесс.
11.10.2024
Управление проектами — это процесс планирования, организации и контроля ресурсов для достижения конкретных целей в установленный срок. Наши советы помогут создать структурированный подход к управлению проектами, обеспечивая высокую вероятность успешного завершения.
07.10.2024
Эффективное управление временем — залог продуктивности. В этой статье мы расскажем о лучших приложениях, которые помогут планировать задачи и достигать целей.
03.10.2024
Лидерство помогает расти как в жизни, так и в карьере. Оно развивает уверенность, умение принимать решения и эффективно взаимодействовать с людьми. Лидерские качества способствуют достижению успехов и вдохновению других на путь к общим целям.
30.09.2024
Внутренняя и внешняя мотивация – это два разных источника энергии для достижения целей. Понимание того, что действительно вас мотивирует, помогает не только лучше справляться с задачами, но и поддерживать долгосрочную продуктивность и удовлетворение от результатов.
25.09.2024
Чек-лист — это простой, но эффективный инструмент для организации задач и контроля их выполнения. В этом руководстве мы разберем, как создать чек-лист, какие пункты важно включить и как применять его в повседневной работе для достижения максимальной эффективности
20.09.2024
Составление плана проекта — это важный шаг на пути к успешной реализации задач. Грамотно составленный план помогает не только организовать работу команды, но и отслеживать прогресс, корректируя действия по мере необходимости.
18.09.2024
Правило 80/20, также известное как принцип Парето, утверждает, что 80% результатов достигается благодаря лишь 20% усилий. Рассказываем, как применить этот принцип в различных сферах жизни: в бизнесе, управлении временем и личной продуктивности.
16.09.2024
Выбор текстового редактора может существенно повлиять на вашу продуктивность как в учебе, так и в профессиональной деятельности. От удобства интерфейса до поддерживаемых функций — каждый аспект играет важную роль. Мы собрали список лучших текстовых редакторов, которые помогут вам работать с документами быстрее и эффективнее.
Нажимая кнопку “Запросить демо”, я соглашаюсь на обработку моих персональных данных
Мы не спамим! Прочтите нашу политику конфиденциальности, чтобы узнать больше.
Вы успешно подписались на нашу рассылку!