Что такое метод Getting Things Done (GTD) и как его применить?

Часто утверждается, что наш мозг не предназначен для долгосрочного хранения информации. Это утверждение подкрепляется тем фактом, что избыточная загрузка информацией и задачами снижает нашу способность к выполнению существенной работы.

Основной принцип метода «Getting Things Done» (GTD), разработанного Дэвидом Алленом, заключается в освобождении умственных ресурсов путём переноса задач из головы в систему управления задачами. Это дает больше свободы для сосредоточения на важных делах. Вот как начать работать по методу GTD.

Что такое Getting Things Done?

GTD — это методика, разработанная для повышения личной продуктивности, которая помогает управлять задачами и проектами. Создатель методики, Дэвид Аллен, является признанным экспертом в области управления личной и организационной продуктивности.

Некоторые считают GTD слишком сложным и жёстким, однако сам Аллен, который признаёт себя спонтанным и неорганизованным, утверждает, что метод наоборот дал ему свободу для творчества и ясного мышления. С помощью GTD, по словам Аллена, можно добиться «разума, подобного воде», что обозначает ясность и спокойствие ума.

GTD методика Дэвида Аллена

Метод GTD позволяет освободить ум от задачи запоминания всего необходимого и направить энергию на генерацию новых идей. Это помогает уменьшить стресс и повысить способность к творчеству, так как мозг не перегружен постоянным напоминанием о незавершённых делах.

В состоянии, которое Аллен называет «модальностью экстренного сканирования», мы постоянно ожидаем проблем, что угнетает и мешает расслабиться. GTD направлен на то, чтобы устранить это состояние, превратив все волнения и стресс в чётко организованный процесс управления задачами и идеями.

Примеры использования метода GTD:

• Задача проекта: Организовать трехдневный обучающий семинар для новых сотрудников.
• Этапы выполнения:
  1. Определить цели и содержание семинара.
  2. Выбрать и подготовить тренеров.
  3. Разработать и распространить расписание семинара.
  4. Собрать отзывы участников для последующего анализа эффективности обучения.
• Сроки: Завершить подготовку к мероприятию за месяц до начала.
• Ответственный: Екатерина Иванова.
• Критерий успеха: 95% положительных отзывов от участников семинара.

Этот подход помогает значительно снизить уровень стресса, улучшить организацию рабочего процесса и повысить качество жизни.

Основные принципы GTD

Записывайте все

Одно из ключевых правил метода GTD — записывать любые мысли и задачи. Для этого можно использовать различные инструменты: от простого блокнота до продвинутого приложения для управления задачами. Важно, чтобы запись была универсальной: здесь может оказаться всё, начиная от покупки хлеба до планов на изучение нового языка или переезда в другую страну. Главное — ничего не оставлять в голове, чтобы освободить умственные ресурсы.

Ведение и пересмотр списков задач

После записи всех мыслей и планов следующий шаг — организация этих записей в списки задач. Сначала все записи собираются в одном месте без сортировки, затем начинается процесс структурирования. Списки задач необходимо регулярно пересматривать, обновлять, удалять ненужное и переприоритизировать важное.

Поддержание дисциплины

Ключевой момент в методе GTD — дисциплина. Каждая новая задача или идея должна быть немедленно записана и затем адекватно интегрирована в существующую систему списков. Задачи следует распределять по спискам, дням и неделям, причём делать это нужно систематически.

Сосредоточьтесь на одной задаче

Ключ к продуктивности лежит в сосредоточении на одной задаче за раз. Не позволяйте себе переключаться между множеством задач, чтобы сохранить ясность ума и стабильность нервной системы. Четвёртый принцип метода GTD — концентрация — это залог вашего успеха.

Храните всё в одном месте

Все записи, будь то задачи, список покупок или глобальные планы, должны быть организованы и храниться в одном месте. Это упрощает доступ к нужной информации и помогает поддерживать порядок в документах и ссылках, которые могут понадобиться при выполнении задач. Пятый принцип — единое место для хранения всех данных.

Процесс работы с информацией  — метод Getting Things Done

Дэвид Аллен называет незавершённые задачи «разомкнутыми циклами». Они требуют энергии и внимания для их поддержания в уме, что снижает продуктивность. Чтобы улучшить управление задачами и повысить эффективность, GTD включает пять основных шагов:

1. Сбор — соберите всю информацию, которая вас окружает, в одном месте.
2. Обработка — определите, что делать с каждым элементом информации.
3. Организация — распределите задачи по категориям и приоритетам.
4. Обзор — регулярно пересматривайте свои списки для актуализации задач.
5. Действие — приступайте к выполнению задач согласно плану.

Сбор информации: ключевой этап организации работы

Прежде чем эффективно управлять своими делами, их необходимо зафиксировать. Дэвид Аллен называет этот процесс «Входящие». Это не просто список задач, а пространство, в которое попадает вся информация, требующая внимания: идеи, задачи, напоминания, письма, запросы. Важно помнить, что на этом этапе не нужно сортировать или анализировать информацию — просто зафиксируйте всё, чтобы разгрузить память и не упустить важные моменты.

Где фиксировать информацию

Чтобы метод GTD работал эффективно, необходимо выбрать удобное место для хранения всех входящих данных. Это может быть блокнот, приложение для заметок, таск-менеджер или электронная таблица. Главное правило — вся информация должна находиться в одном месте, чтобы её легко можно было найти и обработать.

Пример:

Вы ведёте список задач в Notion, а для личных дел используете Trello. Со временем вам становится сложно ориентироваться, поэтому вы решаете объединить все входящие задачи в одном инструменте — например, в Todoist.

Фиксация важнее организации

Не нужно сразу стремиться упорядочить все записи — сначала просто перенесите их из головы во внешний носитель. Это поможет вам снизить нагрузку на мозг и повысить концентрацию на текущих задачах. Важно записывать даже самые незначительные дела, чтобы избежать хаоса в планировании.

Пример:

Во время совещания вам приходит идея нового проекта. Вместо того чтобы пытаться запомнить её, вы записываете её в телефон. Позже, в конце дня, вы пересмотрите свои заметки и сможете проработать её более детально.

Использование цифровых инструментов для фиксации

Хотя классические бумажные записи приятны, они менее удобны для долгосрочного планирования. Цифровые инструменты позволяют легко искать, редактировать и структурировать информацию. Используйте приложения, которые синхронизируются между устройствами, чтобы всегда иметь доступ к своим записям.

Пример:

Вы записали список покупок в блокноте, но забыли его дома. В следующий раз вы переносите все важные заметки в Google Keep, чтобы они были доступны с телефона и компьютера в любой момент.

Регулярное обновление списка задач

Важно не только фиксировать новые задачи, но и своевременно пересматривать их. Это поможет избежать устаревших записей, дублирующихся задач и хаоса в списке дел. Оптимально проводить ревизию раз в день или раз в неделю.

Пример:

Вы записали задачу «Проверить отчёт» неделю назад, но так и не вернулись к ней. В еженедельном обзоре вы понимаете, что задача больше не актуальна, и удаляете её, освобождая пространство для действительно важных дел.

Обработка поступающей информации

После сбора всех ваших дел в одно место, следующий шаг — систематизация с помощью метода решений. Это позволяет упорядочить поступающие данные и определить дальнейшие действия.

Пройдитесь по каждому пункту в списке «Входящие» и решите, какое действие предпринять. Это упрощает процесс принятия решений и помогает быстрее переходить к выполнению задач.

Пример:

В вашем списке «Входящие» находится задача «Позвонить клиенту по поводу встречи». Определяете, что звонок займет меньше двух минут и сразу его совершаете, после чего удаляете задачу из списка.

Обработка разовых задач

Задачи, которые можно выполнить за две минуты или меньше, следует делать немедленно. Это избавляет список от мелких дел, которые могут его загромождать.

Пример:

Запись «Ответить на электронное письмо от коллеги по поводу отчета» может быть выполнена сразу, так как на это уйдет меньше двух минут. Вы выполняете её и убираете из списка.

Обработка проектов

Задачи, требующие нескольких шагов для завершения, классифицируются как проекты. Эти задачи требуют создания отдельных списков для каждого проекта с указанием всех шагов.

Пример:

«Организация корпоративного мероприятия» — это проект. Вы создаете для него отдельный список, в который вносите подзадачи: выбор места, составление меню, приглашение участников.

Делегирование задач

Некоторые задачи эффективнее делегировать другим. После делегирования важно сохранять контроль над выполнением.

Пример:

«Подготовка презентации для клиентов» — задачу можно делегировать ассистенту, у вас же остается ответственность за проверку и утверждение финального варианта.

Следующие шаги

Задачи, требующие дополнительных действий или ожидающие определенного момента для начала выполнения, следует систематизировать и планировать конкретные шаги.

Пример:

Для задачи «Разработка нового дизайна сайта» следующие шаги могут включать: проведение встречи с дизайнерами, сбор требований от заинтересованных сторон, утверждение первых эскизов.

Задачи с фиксированными сроками

Задачи, которые должны быть выполнены к конкретной дате, важно внести в календарь, чтобы обеспечить их своевременное выполнение.

Пример:

«Подача отчета по продажам за квартал» имеет четкий дедлайн. Вы ставите напоминание в календарь на три дня до срока сдачи, чтобы у вас было достаточно времени на подготовку.

Задачи на ‘Потом’

Задачи и идеи, которые можно отложить, следует сохранять отдельно, чтобы они не мешали текущим делам, но при этом были доступны для пересмотра в будущем.

Пример:

Идея «Изучение курса по фотографии» может быть отложена на лето, когда у вас будет больше свободного времени.

Архивирование и справочные материалы

Важную информацию, которая может понадобиться в будущем, следует хранить в доступном, но не мешающем текущей работе месте.

Пример:

Информация о прошлогодних маркетинговых кампаниях сохраняется в архиве для анализа при планировании новых акций.

Организация задач

На этом этапе, после первоначальной фиксации информации, следует её структурирование. Это включает распределение информации по проектам, которые можно сравнить с папками в файловой системе компьютера. При правильной организации каждая заметка превращается из общего пункта списка в конкретную задачу.

Создание структуры проектов

Как только вы идентифицируете задачу в своем списке «Входящие», немедленно перенесите её в соответствующий проект. Это поможет поддерживать порядок и четкость ваших заданий. Проекты можно организовать по следующим категориям:

• Проект работы: Включает все текущие задачи с детализацией по приоритету.
• Проект справочных материалов: Содержит заметки и информацию для будущего использования.
• Проект целей: Служит для трекинга личных и командных достижений.
• Проект будущих инициатив: Для задач, которые вы планируете начать в будущем.
• Проект ожидающих задач: Сюда входят задачи, которые временно заблокированы.
• Общий проект: Предназначен для обмена информацией и агенды собраний.

Пример:

Пример проекта работы: «Завершить доклад к конференции» — я создаю папку в системе управления проектами и добавляю в нее все необходимые подзадачи, такие как исследование, написание текста и подготовка презентации.

Очистка раздела «Входящие»

Необходимо регулярно очищать раздел «Входящие», чтобы избавиться от накопившихся дел, которые могут мешать вашей продуктивности. Это помогает сосредоточить внимание на актуальных задачах.

Пример:

Пример очистки «Входящих»: «Проверить электронную почту» — после чтения я сразу же решаю, какие письма требуют ответа, какие можно удалить, а какие стоит перенести в проекты.

В результате работы по этому методу, раздел «Входящие» в вашей системе управления задачами останется свободным для новой информации, что позволит вам быстрее реагировать на новые задачи.

Ревизия задач

Регулярный пересмотр задач — критически важный аспект в методологии GTD. Это необходимо для того, чтобы удерживать задачи в актуальном состоянии и обеспечивать их соответствие текущим приоритетам. Ревизия позволяет оптимизировать ваш рабочий процесс, удалять устаревшие задачи и добавлять новые, а также корректировать планы.

Встраивание ревизии в рутину

Регулярное включение обзора в ежедневную или еженедельную рутину поможет вам оставаться организованным и направленным на результат. Это может быть утренняя проверка задач на день или подведение итогов в конце рабочей недели.

Пример:

Установите напоминание на каждый понедельник утром для проверки списка задач на предстоящую неделю. Это поможет вам начать рабочую неделю с четким пониманием ваших приоритетов и задач.

Практика самоконтроля

Самоконтроль — важный элемент для поддержания дисциплины и ответственности за выполнение задач. Этот процесс не должен отнимать много времени, но должен быть достаточно регулярным, чтобы вы могли отслеживать свой прогресс и вносить коррективы по мере необходимости.

Пример:

Настройте напоминание два раза в день: утром, чтобы определить задачи дня, и вечером, чтобы оценить, что было сделано, и подготовиться к следующему дню.

Интеграция регулярных проверок

Еженедельная проверка выполненных задач и планирование следующей недели поможет убедиться, что все ваши дела организованы и ни одна важная задача не упущена. Это время можно использовать для уточнения стратегий и корректировки планов в соответствии с изменениями в вашей рабочей или личной жизни.

Пример:

Проводите еженедельную сессию каждое воскресенье вечером, где вы можете пересматривать свои достижения за неделю и ставить цели на следующую неделю. Это помогает вам уделять внимание самым важным задачам и поддерживать продуктивность.

Этап исполнения в методе GTD

На завершающем этапе методики GTD, известном как «Исполнение», происходит активное выполнение всех ранее спланированных и организованных задач. Это время, когда вы воплощаете в жизнь все подготовленные планы и переводите идеи из теории в практику.

Процесс выбора задачи для выполнения

Определение того, какие задачи выполнять и когда, не подчиняется жёстким правилам. Этот выбор должен базироваться на вашей текущей ситуации и может быть поддержан различными техниками управления временем. Одним из популярных методов является техника «Помидор» (Pomodoro), которая позволяет эффективно чередовать периоды работы и отдыха.

Основные аспекты, которые нужно учесть при выборе задачи

Перед тем как начать работу над задачей, важно оценить следующие четыре аспекта, чтобы ваш выбор был наиболее целесообразным:

1. Приоритетность задач: Оцените, какие задачи являются наиболее важными и необходимо выполнить в первую очередь. Какие действия критически важны для текущего дня?

Пример: Определите, требуется ли немедленно отправить отчёт важному клиенту, который ожидает его к концу рабочего дня.

2. Контекст выполнения: Сосредоточьте внимание на выполнении похожих задач в одном временном блоке, чтобы минимизировать переключение между разными видами деятельности и контекстами.

Пример: Запланируйте время для ответов на все аккумулированные электронные письма в одном блоке времени, чтобы избежать постоянных перерывов на эту деятельность в течение дня.

3. Доступное время: Оцените, сколько времени у вас есть для работы над задачей, и выберите те задачи, которые можно реализовать в отведённый временной промежуток.

Пример: Если до следующей встречи у вас есть только 30 минут, выберите задачу, которую можно выполнить в этот период, такую как проверка документа или отправка коротких ответов по электронной почте.

4. Доступные ресурсы: Учитывайте не только физические, но и эмоциональные ресурсы. Не начинайте сложные задачи, если чувствуете усталость или стресс.

Пример: Если вы чувствуете себя усталым, отложите написание сложного технического отчёта и займитесь подготовкой презентации, которая требует меньше усилий и концентрации внимания.

Регулярное рассмотрение этих аспектов поможет вам эффективно управлять своим временем и ресурсами, повышая продуктивность и снижая уровень стресса.

Плюсы и минусы

Преимущества:

1. Уменьшение психологической нагрузки: GTD значительно снижает стресс, освобождая ум от необходимости помнить о множестве задач, как профессиональных, так и личных.
2. Борьба с многозадачностью: Метод позволяет эффективно управлять многочисленными и срочными задачами, предоставляя систему, которая помогает определить, с чего начать.
3. Поддержание продуктивности: GTD обеспечивает возможность последовательно и систематически выполнять задачи, четко классифицированные по уровню важности.
4. Контроль над отложенными задачами: Система позволяет отслеживать задачи, которые отложены или зависят от действий других людей, предотвращая забывчивость и избыточное беспокойство.

Недостатки:

1. Требование времени для адаптации: Переход на метод GTD требует времени и усилий для настройки рабочей среды и интеграции различных инструментов управления задачами.
2. Ограничен в планировании: Хотя GTD эффективен в организации задач, он не заменяет полноценное планирование на более длительные периоды, такие как неделя или месяц, для чего могут потребоваться дополнительные методики, например, метод временных блоков.
3. Сложности с переключением между задачами: Методика GTD не поддерживает многозадачность, что может быть проблематичным в условиях, требующих гибкости и способности быстро переключаться между различными видами деятельности.

Распространённые ошибки при использовании GTD тайм менеджмент

Начать без предварительного ознакомления

Многие начинают использовать метод GTD, не вдаваясь в подробности его принципов, что может привести к неправильному пониманию методики и, как следствие, к её неэффективному использованию. Освоение материалов по методу GTD перед его применением поможет вам лучше понять его суть и принципы работы.

Пример ошибки: Предположим, вы решаете начать использовать GTD, но не читаете никаких инструкций и начинаете просто записывать дела в список. Это может привести к тому, что вы быстро перегрузите свой список задач, потеряете обзор важности и срочности задач, и в итоге весь процесс станет неуправляемым.

Нерегулярный обзор задач

Чтобы система GTD работала эффективно, необходим регулярный пересмотр и обновление списков задач. Без этого шага система может быстро устареть, и задачи начнут накапливаться, делая обзор перегруженным и менее эффективным.

Пример ошибки: Если вы не обновляете список задач в течение нескольких недель, то можете обнаружить, что многие из задач уже устарели или были выполнены без отметки в системе, что приводит к хаосу и неэффективности.

Прематурные выводы о системе

Не стоит спешить с выводами о работе метода GTD, если вы только начали его использовать. Дайте себе время на адаптацию и настройку системы под свои индивидуальные потребности.

Пример ошибки: Вы начали использовать GTD, но через неделю решили, что метод вам не подходит, потому что не чувствуете снижения стресса или увеличения продуктивности. На самом деле, возможно, вам просто нужно больше времени для адаптации и более глубокого понимания принципов GTD.

Использование множества мест для хранения информации

Это может существенно затруднить доступ к нужной информации и повысить риск её потери или дублирования.

Пример ошибки: Вы используете одно приложение для записи встреч, другое для задач и третье для заметок. Это раздробление делает сложным управление вашими обязательствами и увеличивает время на поиск нужной информации.

Написание нечетких заданий

Важно чётко формулировать задания в вашем списке действий, чтобы вы могли легко и быстро переходить к их выполнению без дополнительного анализа того, что именно нужно делать.

Пример ошибки: Задание «Обработать почту» слишком абстрактно. Лучше разбить его на конкретные шаги, например, «Ответить на письмо от клиента Х» и «Оформить заявку на поставку оборудования».

Попытки удержать все в голове

Одна из главных ошибок — попытка не записывать малозначительные или кажущиеся очевидными задачи, что противоречит основному принципу GTD — освободить мозг от необходимости помнить все задачи.

Пример ошибки: Вы решили не записывать в систему мелкие покупки или короткие встречи, думая, что помните их, и в результате забыли о важной встрече, которая потерялась среди других дел.

Многозадачность

GTD предполагает фокус на выполнение одной задачи за раз, чтобы увеличить эффективность и снизить уровень стресса.

Пример ошибки: Пытаясь одновременно ответить на email, планировать встречу и думать о новом проекте, вы можете упустить важные детали каждой из задач и снизить общую эффективность работы.

Сопротивление изменениям

Приверженность привычному порядку вещей может мешать эффективному внедрению и использованию метода GTD, что требует открытости к изменениям и готовности адаптироваться.

Пример ошибки: Продолжая придерживаться устаревших методов управления задачами, несмотря на их неэффективность, вы рискуете не испытать все преимущества, которые предлагает GTD.

GTD система планирования: топ-9 сервисов

Рассмотрим лучшие инструменты для эффективной работы по методу GTD. В этом списке есть как простые, так и многофункциональные решения, которые помогут организовать ваши задачи и проекты.

TeamStorm

Это универсальная платформа для управления проектами и командной работы, которая предоставляет инструменты для организации задач, планирования и совместной работы. TeamStorm идеально подходит для команд любого размера, стремящихся к максимизации своей продуктивности.

Как пользоваться: Доступно в веб-версии

Стоимость: В TeamStorm доступны разные тарифы с различным уровнем поддержки. В базовом тарифе отсутствует техподдержка, а в более высоких тарифах предусмотрена расширенная техническая поддержка, что позволяет настроить платформу под индивидуальные потребности.

Преимущества и ключевые возможности:

• Расширение Agile для разработки
• Декомпозиция задач и управление приоритетами
• Удобное управление спринтами
• Интеграция и удобство работы с мессенджерами
• Мощные инструменты визуализации
• Безопасность и защита данных
• Партнерство с GitFlick
• Гибкость в настройке под клиента
  

Недостатки:

• Необходимо время на освоение всех функций платформы

WEEEK

Это российская платформа для таск-менеджмента, идеально подходящая для командной работы. Она предлагает обширный набор инструментов для планирования и управления задачами. В WEEEK можно также оформлять заметки и идеи, благодаря встроенному сервису для документации в Базе знаний.

Как пользоваться: Доступно в веб-версии, а также приложения для Mac и Windows, iOS и Android.

Стоимость: Бесплатно для команд до пяти человек.

Преимущества и ключевые возможности:

• Различные режимы отображения задач: Канбан-доски, календари, списки и диаграмма Ганта.
• Управление задачами с возможностью категоризации по датам — вчера, сегодня, завтра, и раздел «Порученные мной».
• Декомпозиция задач на подзадачи помогает в структурировании.
• Приоритизация задач помогает определить, какие из них нужно выполнить немедленно.
• Система тегов, фильтров и кастомных полей для упрощения поиска и организации задач.
• Установка дедлайнов и функция оценки времени на задачу для лучшего планирования.
• Карточка задачи с возможностью добавления файлов, ссылок, детальных описаний.
• Расширенные опции текстового редактора: списки, чек-листы, таблицы, упоминания и другие.
• Уведомления и напоминания через приложение, электронную почту и Telegram.
• Интеграция с календарями и другими сторонними сервисами.

Недостатки:

• Необходимо время для настройки рабочего пространства под нужды метода GTD.
• После обновлений могут возникать технические неполадки.

TickTick

TickTick — это онлайн-планировщик, предлагающий универсальные функции для эффективного управления задачами и временем, отмечая важность каждой задачи и следя за сроками их выполнения.

Как пользоваться: Доступен в веб-версии, а также приложениях для Mac, Windows, iOS и Android.

Стоимость: Есть бесплатная версия с базовыми функциями и профессиональная версия.

Преимущества и ключевые возможности:

• Раздел Входящие: место для быстрого фиксирования задач на будущее.
• Интуитивный интерфейс, напоминающий электронный ежедневник с различными вариантами планирования.
• Легкость назначения сроков с возможностью быстро установить дедлайны прямо из списка задач.
• Подзадачи и приоритизация: удобно структурировать задачи и устанавливать приоритеты.
• Многофункциональные теги и возможность вложения файлов, а также использование шаблонов для повторяющихся задач.
• Преобразование задач в заметки с возможностью включения подробных описаний и файлов.
• Уведомления: в приложении, по электронной почте и интеграция с внешними календарями и приложениями.

Недостатки:

• Оплата: отсутствие возможности оплаты российскими картами.
• Синхронизация: иногда возникают задержки при обновлении данных между устройствами.
• Управление подзадачами: иногда доступ к этой функции оказывается затруднен из-за неинтуитивного интерфейса.

Any.Do

Any.Do — это мощный органайзер-ежедневник, который помогает пользователям не забывать о важных задачах на день, неделю и месяц.

Как пользоваться: Веб-версия, приложения для Mac, Windows, iOS и Android.

Стоимость: Бесплатная версия с ограниченными функциями.

Преимущества и ключевые возможности:

• Система проектов: возможность вести отдельные списки для рабочих и личных задач.
• Функции декомпозиции задач и приоритизации, а также теги и вложения файлов для лучшей организации.
• Просмотр задач в различных форматах: дневной, недельный и в виде доски на 7 дней.
• Голосовое управление для быстрого добавления задач.
• Интеграция с другими сервисами такими как Google, WhatsApp, Microsoft Teams.

Недостатки:

• Функционал: многие важные возможности доступны только в платной версии.
• Ограничения планирования: отсутствие возможности использования Канбан-доски и диаграммы Ганта в бесплатной версии.
• Языковой барьер: отсутствие поддержки русского языка и оплаты российскими картами.

Todoist

Todoist представляет собой универсальный онлайн-планировщик, который помогает пользователю управлять задачами, структурировать рабочий день и планировать будущие действия.

Как пользоваться: Веб-версия, приложения для Mac, Windows, iOS и Android.

Стоимость: Есть бесплатная версия с ограниченными функциями.

Преимущества и ключевые возможности:

• Раздел «Входящие» для фиксации всех текущих и будущих задач.
• Множество режимов отображения задач, включая Канбан-доски и календари.
• Четыре уровня приоритетов задач помогают выделить самые важные задачи.
• Функции декомпозиции задач и вложения файлов улучшают управление проектами.
• Система меток и фильтров упрощает навигацию по задачам.
• Интеграция с внешними приложениями обеспечивает синхронизацию с другими сервисами.

Недостатки:

• Ограниченный функционал бесплатной версии, включая уведомления и интеграцию с календарем.
• Отсутствие возможности оплаты российскими картами создает неудобства для пользователей из России.

Microsoft To Do

Microsoft To Do — это бесплатный сервис для создания и управления списками задач, которые легко интегрируются с календарем Outlook.

Как пользоваться: Веб-версия, приложения для Windows, iOS и Android.

Стоимость: Бесплатно.

Преимущества и ключевые возможности:

• Создание и деление списков задач, доступных для совместного использования.
• Функции тегирования и фильтрации задач, а также возможность добавления файлов и заметок.
• Настройка повторений задач для автоматизации регулярных действий.
• Преобразование упоминаний из электронных писем в задачи упрощает управление задачами.
• Уведомления, которые помогают оставаться в курсе всех сроков и изменений.

Недостатки:

• Лимит на добавление файлов — максимум 25 Мб на задачу.
• Ограничения на детализацию подзадач и фильтрацию по датам.
• Отсутствие функций для работы с Канбан-доской и диаграммой Ганта ограничивает гибкость планирования.

Notion

Notion — это многофункциональный сервис, который объединяет возможности множества приложений для создания заметок, управления проектами и сбора баз знаний.

Как пользоваться: Веб-версия, приложения для Windows, Mac, iOS и Android.

Стоимость: Базовая версия бесплатна.

Преимущества:

• Всесторонняя универсальность: Возможность вести Канбан-доски, использовать сложные текстовые редакторы и организовывать информацию в базы знаний.
• Настройка напоминаний и отслеживание сроков: Эффективное управление проектами с возможностью добавления комментариев и обмена ими в команде.
• Гибкие настройки доступа: Удобное распределение прав доступа как для индивидуальных пользователей, так и для гостей.

Недостатки:

• Оплата: Отсутствует возможность оплаты российскими картами.
• Языковой барьер: Интерфейс предоставлен исключительно на иностранных языках.

Google Keep

Google Keep — это инструмент для создания заметок, который идеально подходит для пользователей экосистемы Google.

Как пользоваться: Веб-версия, приложения для iOS и Android.

Стоимость: Бесплатно.

Преимущества:

• Многоформатные заметки: Поддержка текстовых списков, рисунков и фотозаметок.
• Расширенные функции поиска и напоминаний: Удобное управление задачами с помощью тегов и календарных напоминаний.
• Интеграция с Google Документами и Презентациями: Облегчает работу с документацией и презентациями.
• Синхронизация: Мгновенное обновление информации на всех устройствах пользователя.

Недостатки:

• Ограниченные возможности организации: Простая система тегов не позволяет создавать сложные иерархии.
• Сложности с поиском: Найти нужные заметки может быть трудно без использования поисковой системы.

Заметки Apple

Стандартное приложение для устройств Apple, предназначенное для ведения заметок и списков.

Как пользоваться: Веб-версия, приложения для Mac и iOS.

Стоимость: Бесплатно.

Преимущества:

• Расширенные возможности поиска: Поиск по тексту заметок, рукописным записям и тексту в отсканированных документах.
• Связывание заметок: Возможность создавать сети заметок с помощью внутренних ссылок.
• Гибкая структуризация: Организация заметок по папкам и подпапкам, смарт-фильтры для автоматической сортировки.
• Синхронизация через iCloud: Позволяет доступ к заметкам с любого устройства под управлением iOS или macOS.

Недостатки:

• Отсутствие комментирования: Нельзя добавлять комментарии к заметкам, только редактировать их содержимое.
• Ограниченное взаимодействие с соавторами: Невозможно видеть, кто и какие изменения вносит в документы в реальном времени.

Что важно помнить

Применяя метод Getting Things Done в своей жизни, я обнаружила простой способ для организации ежедневных дел и планирования долгосрочных проектов. Этот метод позволил мне обрести душевное спокойствие, уменьшив стресс, так как все необходимые для работы информация и задачи теперь хранятся в одной структурированной системе. Если вы еще ищете идеальную систему планирования, вам стоит испытать метод GTD, который поможет вам стать более продуктивными и менее тревожными.

Мы искренне верим, что наша статья и рекомендации будут тебе полезны в оптимизации общения и процессов внутри команды. Присоединяйся и развивайся вместе с TeamStorm.