Как организовать рабочее место для максимальной продуктивности

Заметив на своем рабочем столе горы бумаг, вы, возможно, вспоминаете известную фразу, которую часто ошибочно приписывают Эйнштейну: «если беспорядок на столе говорит о беспорядке в голове, то что говорит пустой стол?». И успокаиваетесь, решая, что некоторый беспорядок — это признак креативности. Или может это просто отсутствие времени или желания привести в порядок эту кучу бумаг? Давайте разберемся, почему важно поддерживать порядок на рабочем месте и как это можно организовать.

Как навести порядок на столе

Порядок на рабочем столе не означает стерильную чистоту, скорее, это продуманная система организации рабочего пространства, которая экономит ваше время, предотвращая необходимость рыться среди бумаг и канцелярских принадлежностей в поисках нужной вещи.

Если вам удобно в беспорядке и вы легко находите необходимые документы и файлы, возможно, нет нужды что-то менять. Однако, если ваш работодатель не против, попробуйте внедрить несколько наших советов по наведению порядка и спустя пару недель сравните, стало ли вам легче работать. Рассмотрите это как эксперимент.

Как организовать рабочее место в офисе на столе  — преимущества

Начиная день с чистого стола, вы получаете возможность сфокусироваться на важных задачах, не отвлекаясь на мелочи и старые бумаги. Порядок мотивирует к продуктивной работе и помогает лучше концентрироваться. Кроме того, вам не придется в спешке убираться, когда нужно провести встречу с коллегой. Также аккуратность и организованность улучшат вашу репутацию среди коллег и руководства. И, безусловно, приятно работать за чистым столом.

Как прибраться на рабочем столе  — недостатки

Но у порядка есть и свои минусы. Например, вы больше не сможете торжественно вскрикнуть «нашел!», когда наконец найдете нужный документ после долгих поисков. Вы не испытаете радости от большой уборки, когда выкидываете несколько коробок ненужных вещей, и все видят, как вы старались. Если вы забыли пачку печенья под стопкой бумаг на неделю, теперь ее будет сложно найти. И вам уже не удастся оправдать беспорядок на столе его «творческой природой», ведь порядок и творчество вроде как несовместимы.

Идеальное рабочее место в офисе

Как навести порядок на рабочем столе

Это место, где ты проводишь минимум пять часов в день и где находятся все твои рабочие инструменты. Поэтому рабочий стол должен быть одновременно приятным на вид и функциональным.

Поддержание чистоты

Необязательно проводить генеральную уборку каждый день, но убирать пыль, крошки и следы от напитков в начале и в конце дня — хорошая практика. Лучше сразу убирать разлитые жидкости, чтобы избежать повреждения документов или техники. Если тебе нравится часто протирать стол, делай это, но не забывай при этом о своих работных обязанностях. Также возможно, что на столе скапливается много лишних предметов, которые мешают даже пройтись тряпкой. В таком случае…

Корзина для мусора

Даже дома или в офисе можно использовать общий мусорный бак, но удобнее иметь под рукой маленькую корзину для мусора. Это уменьшит количество ненужных предметов на столе. Главное — регулярно, желательно в конце рабочего дня, опустошать её.

Уборка кабелей и ненужной электроники

Лучше всего, чтобы на столе не было видно проводов, так как они могут мешать и повреждаться. Любую технику, не используемую в работе, следует убрать. Например, после использования наушников или телефона — убрать их на место. Если телефон нужен для работы, создай удобное место для его зарядки и хранения.

Организация канцелярских принадлежностей

Если ты не используешь какие-то канцелярские принадлежности, лучше их убрать или отдать тем, кому они могут быть нужны. Все используемые принадлежности должны быть организованы так, чтобы их было легко найти и использовать.

Регулярная уборка

Возможно, что документы или папки, нужные тебе неделю назад, уже больше не актуальны — убери их на место. Рассмотри возможность приобретения органайзера для канцелярских принадлежностей, чтобы все они были аккуратно уложены в одном месте.

Помни о двух основных принципах: чистота на столе и удобство работы за ним должны быть приоритетами.

Как навести порядок в компьютере

Компьютер на самом деле является гораздо более важным местом для поддержания порядка, чем рабочий стол, поскольку он содержит всю вашу работу (вероятно).

Поддержание порядка на рабочем столе компьютера

Может быть, ты уже видел, как на рабочих столах компьютеров скапливается множество файлов и ярлыков, все ради того, чтобы «все было под рукой» (может, у тебя тоже так). Тот же принцип, что и для физического стола, применим и здесь: избавься от всего лишнего. Минимально можно разложить все по папкам, а эти папки — переместить с рабочего стола в более подходящее место.

Организация хранения файлов

Некоторые люди распределяют файлы по их назначению (отдельно изображения, письма, сканы документов), другие — по проектам и клиентам, третьи — по дням работы. Выбери систему, которая будет удобна тебе, и поддерживай порядок, чтобы легче было ориентироваться в своих данных.

Использование таск-менеджера

С помощью таск-менеджера можно избавиться от необходимости вести бесконечные записи, видеть список задач, а также адекватно оценивать время и сроки выполнения. Это отлично, если в твоей компании уже есть привычка пользоваться таким сервисом. Но если нет — возможно, коллеги последуют твоему примеру.

Организация рабочего процесса

Очень важно организовать не только рабочее место, но и сам рабочий процесс, чтобы не увязнуть в хаосе. Возможно, ты уже применяешь некоторые из этих методов, а о некоторых даже не задумывался.

Цифровизация всего возможного

Бумага — это ненадежный носитель информации. Она может потеряться, смешаться с мусором или быть испорчена кофе. Сканированные документы же останутся в сохранности — лучше отправлять их в специально отведенное для этого место (например, в облако), а не просто оставлять на рабочем столе.

Распределение задач по приоритету

Даже если кажется, что все задачи крайне срочные, самостоятельно оцени, какие из них действительно требуют немедленного внимания, а какие могут подождать до конца дня.

Сначала закончи мелкие задачи

Если у тебя есть ежедневные небольшие задачи помимо большого проекта, сначала заверши их. Это поможет уменьшить список текущих дел и ускорит твое погружение в работу.

Избегай многозадачности

Многозадачность — это миф. Невозможно качественно выполнять несколько дел одновременно — что-то обязательно пострадает. Гораздо продуктивнее сначала завершить одну задачу, а потом взяться за другую.

Советы по организации рабочего стола

Упрощение рабочей среды  — как обустроить рабочее место

• Проблема: Ваше рабочее место перегружено раздражителями, что мешает концентрации.
• Решение: Определите ключевые элементы, которые вы можете контролировать, и начните с их оптимизации.

Независимо от того, работаете ли вы из дома или из офиса, организация рабочего пространства критически важна для вашей продуктивности и способности к сосредоточению. В 2020 году, когда пандемия COVID-19 застала многих врасплох, многие столкнулись с необходимостью адаптировать домашнее пространство под рабочие нужды, часто без возможности обеспечить оптимальные условия.

В апреле 2020 года проведённый нами опрос среди 5000 работников по всему миру показал значительные изменения в условиях работы. По результатам опроса, 53% респондентов не имели в распоряжении отдельного рабочего стола, компьютера или надежного интернет-соединения, а 43% были вынуждены работать на кухне, на диванах и даже в постели.

Вне зависимости от места вашей работы, важно минимизировать внешние отвлекающие факторы для повышения эффективности. Начните с мелочей: если вас отвлекает шум, используйте шумоподавляющие наушники; если рабочее кресло неудобно, используйте подушку для поддержки поясницы. Систематическое упрощение рабочей среды и устранение отвлекающих элементов поможет вам сосредоточиться и эффективно работать.

Применение стратегий управления временем

• Проблема: У вас возникли непродуктивные привычки, такие как откладывание дел на потом.
• Решение: Преодолейте тенденцию к прокрастинации, используя эффективные методы управления временем.

Прокрастинация — общая черта многих людей. На самом деле, иногда она может способствовать нашему счастью и помогать принимать более взвешенные решения. Однако, когда дело доходит до улучшения производительности и выполнения важных задач, важно ограничивать время, проведенное в отвлечениях, например, в социальных сетях.

Техники управления временем помогают анализировать и планировать работу, уменьшают время, потраченное на прокрастинацию, и повышают общую продуктивность. Даже базовое планирование задач поможет сфокусироваться. Ниже представлены некоторые методики управления временем, разработанные для улучшения вашей работоспособности:

• Метод Помидора (Техника Pomodoro): Установите таймер на 25 минут работы, за которыми следует 5-минутный перерыв, идеально подходящий для короткой активности, такой как перекус или проверка социальных сетей. Повторите четыре раза, после чего сделайте более длительный перерыв на 20-30 минут. Эта техника получила своё название от итальянского кухонного таймера в форме помидора.
• Принцип Парето (правило 80/20): Этот принцип утверждает, что 20% усилий приводят к 80% результатов. Приоритизируйте задачи, чтобы сначала выполнить более простые и быстрые задачи, которые составляют большую часть работы, и только потом переходите к более сложным задачам.
• Метод Дэвида Аллена (Getting Things Done — GTD): Вам нужно записать все задачи, которые требуется выполнить, и при необходимости разбить их на более мелкие шаги. Это позволит не держать все в голове, а систематизировать и визуализировать приоритеты. Используйте систему управления задачами для ведения списка дел.
• Съешьте лягушку: Основываясь на известной цитате Марка Твена, этот метод подразумевает начало дня с самой сложной задачи. Как только вы справитесь с наибольшей проблемой, остальная часть дня покажется легче и приятнее.

Эти методы помогут вам более эффективно организовать своё время и значительно повысить свою производительность.

Прекращение создания иллюзии занятости

• Проблема: Работа, направленная на организацию рабочих процессов, часто препятствует эффективной деятельности команды.
• Решение: Внедрите централизованный инструмент для управления задачами, который обеспечит сотрудникам доступ к актуальной информации и позволит сосредоточиться на приоритетных задачах.

Занятость рабочим процессом организации задач часто ведет к выполнению множества бессмысленных действий. В офисной среде это могут быть мелкие, но времязатратные задачи, рутинная работа, а также длительные процессы поиска информации и ожидания необходимых одобрений. Когда не ясно, кто и когда должен что-то выполнить, время уходит на непродуктивную деятельность.

Для устранения ненужной работы создайте для вашей команды единый источник информации о всех задачах. Когда каждый член команды видит общую картину и может самостоятельно делать выводы, усилия начинают направляться на продуктивное сотрудничество, и уменьшается количество работы, связанной с организацией процессов. Как создать такую систему? Опробуйте инструмент для управления задачами, например, Asana.

С помощью таких инструментов можно стандартизировать и централизовать рабочие процессы. Это позволяет сосредоточиться на основных задачах, минимизируя второстепенные. Вместо того чтобы заниматься одобрениями, вы будете видеть прогресс выполнения задач вашими коллегами или руководителем. Вместо того чтобы отправлять письмо с вопросом о статусе задачи, вы сможете отслеживать его в реальном времени на платформе управления задачами. Уменьшив объем бессмысленной работы, вы освободите время для занятий по-настоящему важными проектами.

Оптимизация использования пиковой продуктивности

• Проблема: Ваш день наполнен множеством встреч, и когда наступает время заниматься работой, короткие перерывы между собраниями не позволяют вам должным образом сосредоточиться.
• Решение: Организуйте встречи таким образом, чтобы они проходили одна за другой, освобождая продолжительные периоды времени для концентрированной работы в часы вашей наивысшей продуктивности.

У каждого человека периоды наивысшей продуктивности в течение дня могут значительно различаться. Некоторые люди чувствуют прилив сил и концентрации с утра, в то время как другие достигают пика эффективности после обеда. Определение собственных часов максимальной продуктивности позволит вам лучше планировать свой рабочий день и проводить его с максимальной пользой.

Определив для себя время наибольшей продуктивности, заблокируйте эти часы для непрерывной работы в своем календаре. Это позволит избежать разрозненных встреч в течение дня и сосредоточиться на выполнении задач без отвлечений. Вы можете выделить «время для концентрированной работы» в календаре вручную или использовать приложения для управления временем, такие как Clockwise, которые помогут автоматизировать этот процесс. В любом случае, стоит перестроить свой график так, чтобы он способствовал максимально эффективному использованию времени, когда вы наиболее продуктивны.

Ограничивайте многозадачность и уберите беспорядок на рабочем столе

• Проблема: Вы пытаетесь выполнять несколько задач одновременно, что приводит к потере времени.
• Решение: Сосредоточьтесь на выполнении одной задачи за раз для достижения максимальной эффективности.

Интересный факт: люди не эффективны в многозадачности. Попытки обрабатывать несколько задач одновременно замедляют вашу способность к обработке информации, в результате чего качество выполнения каждой из задач страдает.

Отказ от одновременного выполнения нескольких задач и концентрация на одной помогут вам заметно улучшить производительность. Обеспечение достаточного времени для глубокой работы способствует достижению состояния потока, которое характеризуется полным погружением в деятельность и высоким уровнем энергии и удовольствия от работы. Такое состояние не только повышает вашу работоспособность, но и развивает творческий потенциал и вовлеченность.

Вот несколько эффективных советов, которые помогут избавиться от привычки многозадачности и достичь состояния потока:

• Устраните отвлекающие факторы: уберите телефон в сторону, экраном вниз, и отключите уведомления социальных сетей и мессенджеров на вашем устройстве.
• Подготовьтесь к работе: перед началом работы перекусите, сходите в туалет и возьмите стакан воды, чтобы минимизировать физический дискомфорт во время работы.
• Слушайте подходящую музыку: если музыка помогает вам концентрироваться, выбирайте спокойные композиции без слов или на непонятном вам языке.
• Находите способы развлечь себя во время работы: если задача кажется скучной или слишком простой, попытайтесь сделать процесс выполнения более интересным, например, засекая время, соревнуясь с самим собой или ища повторяющиеся элементы в работе для разнообразия.

 Приоритизация значимых задач

• Проблема: У вас множество обязанностей, но сложно решить, с чего начать.
• Решение: Соотнесите свои ежедневные задачи с стратегическими целями вашей команды или компании, чтобы выявить наиболее важные из них и понять их взаимосвязь с общими целями.

Осознание того, как ваша работа вписывается в стратегические цели организации или команды, не просто удовлетворяет — это жизненно необходимо для поддержания вашей продуктивности. Понимая эту связь, вы можете более целенаправленно расставлять приоритеты и сосредоточиваться на выполнении ключевых задач. Это также значительно повышает мотивацию сотрудников, которые чувствуют, что их труд вносит вклад в достижение глобальных целей компании.

Без чёткой связи между ежедневными задачами и целями компании сложно определить, что действительно важно.

Ограничение количества уведомлений

• Проблема: Постоянные уведомления от различных приложений отвлекают вас.
• Решение: Воспользуйтесь режимом «Не беспокоить» или временно отключите уведомления.

Для того чтобы максимально концентрироваться на текущей задаче и достигать наилучших результатов, важно минимизировать отвлекающие факторы. Уведомления, будь то важные сообщения от рабочих приложений или социальных сетей, часто мешают сосредоточенности.

Чтобы увеличить продуктивность, не обязательно полностью отключать себя от внешнего мира. Лучше использовать доступные инструменты для активации режима «Не беспокоить». Это позволит вам глубоко погрузиться в работу и не переживать о том, что какое-то уведомление отвлечёт вас в неподходящий момент.

Режим «Не беспокоить» также сообщает вашим коллегам, что вы временно не доступны, что помогает им понять, когда ожидать от вас ответа. Это создаёт положительную рабочую атмосферу и способствует формированию здоровых рабочих привычек, поддерживая баланс между профессиональной и личной жизнью.

Оптимизируйте использование рабочих инструментов  — правила организации рабочего места

• Проблема: Вы теряете много времени, переключаясь между различными рабочими инструментами, такими как чаты, электронная почта, электронные таблицы.
• Решение: Используйте универсальную платформу, которая объединяет все необходимые инструменты и служит единой базой данных для удобства и эффективности.

Среднестатистический работник каждый день использует около десяти различных инструментов, что зачастую приводит к разрозненности информации. Распыление внимания на многочисленные приложения и платформы занимает ценное время, которое могло бы быть потрачено на работу. Проблема усугубляется, когда нужно одновременно собирать данные из нескольких источников, что негативно сказывается на общей продуктивности.

Решением может стать централизованная система управления, которая позволяет интегрировать все используемые инструменты. Такой подход минимизирует необходимость переключения между задачами и приложениями. Выбирая подходящее средство для управления проектами и задачами, можно значительно упростить планирование и координацию работы команды. Объединение всех данных и процессов в одной системе обеспечивает доступ к необходимой информации без лишних задержек. Это позволяет не только экономить время, но и повышает эффективность работы, поддерживая все процессы и коммуникации в едином информационном пространстве.

Автоматизация ручных задач и организация рабочего места

• Проблема: Вы тратите значительное количество времени на ручное распределение задач и организацию рабочего процесса.
• Решение: Используйте инструменты, которые позволяют автоматизировать повторяющиеся задачи и управление процессами.

Ручная работа, такая как распределение запросов, предоставление информации заинтересованным сторонам, и перемещение задач через различные этапы проекта, часто занимает большую часть рабочего времени, особенно в роли управляющего командой или проектом. Это может отвлекать от важных и продуктивных задач, которые имеют большее значение.

Для минимизации ручного труда важно внедрить инструмент, способный автоматизировать эти процессы. Это освободит вас от необходимости постоянно контролировать правильность распределения задач. Например, автоматические правила в системах вроде Asana могут облегчить ваш труд, выполняя задачи автоматически на основе заданных триггеров, таких как создание новой задачи или изменение её статуса.

Изучение искусства отказа  — как правильно организовать работу

• Проблема: У вас слишком много обязательств и задач.
• Решение: Научитесь отказываться от новых проектов и задач, четко объясняя свои приоритеты и текущую занятость, когда вас приглашают участвовать в новых инициативах.

Может показаться, что продуктивные люди способны делать все и сразу, но на деле они знают, как правильно расставлять приоритеты и что лучше отложить. Отказ от некоторых задач освобождает время для более важных дел, которые находятся в соответствии с ключевыми целями и инициативами компании.

Чтобы эффективно отказываться, устанавливайте четкие рамки для вашей команды:

• Внедрите управление изменениями: Это позволяет структурированно рассматривать и одобрять изменения в проектах.
• Используйте формы для заявок: Стандартизируйте процесс подачи заявок, чтобы упростить управление запросами и ясно понимать приоритеты.
• Четко объясняйте приоритеты: Постоянно информируйте команду о приоритетах задач, чтобы все были в курсе ваших текущих фокусов.
• Говорите «не сейчас»: Если прямой отказ кажется сложным, предложите отложить задачу, сохраняя её в списке для будущего рассмотрения, чтобы не перегружать себя сейчас.

Подготовьтесь к продуктивному дню

• Проблема: Каждое утро вы тратите время, пытаясь определить, на какие задачи сосредоточиться.
• Решение: Планируйте свои задачи на следующий день в конце рабочего дня, чтобы утром сразу приступить к делу.

Каждый из нас знаком с утренними ситуациями, когда мы начинаем работать, и на нас сразу обрушивается поток писем и сообщений. Ваши планы на день могут быть нарушены, и вы можете потратить первые часы, отвечая на электронные письма и сортируя информацию. Неподготовленная рабочая среда может серьезно ухудшить вашу способность к концентрации и, как следствие, снизить продуктивность.

Чтобы этого избежать, готовьтесь к следующему дню заранее. Посвятите несколько минут вечером, чтобы пересмотреть и уточнить список задач на завтра. Так вы сразу будете знать, с чего начать, и сможете провести день максимально продуктивно.

Улучшение прозрачности в команде  — лучшие способы организации рабочего пространства

• Проблема: Вы и ваши коллеги теряете много времени, ища информацию и организуя согласования.
• Решение: Создайте централизованную систему, которая будет служить универсальным источником для согласования и доступа к информации.

Увеличение доступности информации облегчит управление проектами и повысит эффективность работы. Современная рабочая среда часто разрознена, и время, затрачиваемое на поиск данных о задачах или статусах проектов, снижает общую продуктивность. Каждая минута, потраченная на поиски, отвлекает от выполнения приоритетных задач.

Оптимальным решением будет внедрение инструмента управления работой, который поможет централизовать и структурировать процессы. Такие системы обеспечивают необходимую прозрачность для команды и позволяют быстрее достигать поставленных целей. Это помогает координировать усилия сотрудников, обеспечивая всем доступ к необходимой информации для эффективной работы над важнейшими задачами.

Как организовать рабочий процесс

Эффективные команды отличаются тем, что все их процессы и инструменты организованы таким образом, что доступны каждому члену команды. Это создаёт условия не просто для индивидуальной продуктивности каждого участника, но и для совместной работы, благодаря которой команда может быстро и качественно решать поставленные перед ней задачи. У таких команд минимизировано количество времени, тратимого на организационные и малоэффективные задачи, что позволяет сосредоточиться на выполнении основных, ключевых заданий.

Мы искренне верим, что наша статья и рекомендации будут тебе полезны в оптимизации общения и процессов внутри команды. Присоединяйся и развивайся вместе с TeamStorm.