Новое исследование TeamStorm: Российский рынок систем управления совместной работой
20 сентября, 2024
Дарья Васина
Проверенный
1 письмо в неделю со свежими статьями, кейсами и обновлениями.
Составление плана проекта — это важный шаг на пути к успешной реализации задач. Грамотно составленный план помогает не только организовать работу команды, но и отслеживать прогресс, корректируя действия по мере необходимости.
Понедельник вечером. Вы в курсе текущей ситуации в команде и уверены в планах на ближайшее время. Вы полны решимости начать новую неделю и радуетесь предстоящим выходным. Но внезапно ваш руководитель приносит новости, которые меняют все. Вам предстоит руководить новым крупным проектом с участием нескольких команд, и запуск запланирован уже на следующую неделю. Это великолепная возможность, однако она ставит под угрозу ваши планы на отдых. Необходимо немедленно приступить к организации.
С чего же начать, учитывая множество участников проекта? Оформление плана проекта может оказаться сложной задачей, особенно когда дело касается комплексных проектов. Согласно исследованию Forbes, 25% технологических проектов терпят неудачу. Тем не менее, есть и хорошие новости: чтобы успешно спланировать запуск проекта в сжатые сроки, не обязательно быть экспертом в управлении проектами или жертвовать выходными.
План проекта — это ключевой документ, который служит для описания проекта и включает в себя последовательность шагов, мероприятий или задач, направленных на достижение целей проекта в рамках определённых сроков и при ограниченных ресурсах.
Содержание документа:
Документ может предусматривать несколько возможных сценариев развития проекта, что позволяет готовиться к различным обстоятельствам и снижать риски, предоставляя возможность переключения на запасные планы при возникновении проблем.
Изначально план создаётся в обобщённом виде, обозначая лишь ключевые ограничения и этапы. С течением времени, документ уточняется и детализируется. Важно поддерживать всю информацию в рамках одного документа для сохранения целостности данных и управления.
План необходим для эффективной работы менеджеров, команды и всех участвующих сторон, поскольку он способствует координации усилий и помогает достигать поставленных целей. Проект без плана можно сравнить с кораблём, плывущим без карты и компаса:
Специализированное руководство по управлению проектами в своём пятом издании предлагает в процессе планирования включать разработку различных вспомогательных планов:
Хотя объём документации может показаться внушительным, на практике менеджеры редко создают все эти документы отдельно, поскольку это может быть нецелесообразно.
Для успешного планирования зачастую достаточно собрать всю необходимую информацию в одном месте. Такой документ обычно содержит данные о:
План проекта — это ключевой документ, который описывает объем работы, цели, задачи, временные рамки, необходимые ресурсы и потенциальные риски будущего проекта. Этот план критически важен для проекта, так как он обеспечивает четкое понимание целей и детализацию задач по каждому этапу.
Преимущества хорошо составленного плана включают:
Главной задачей плана проекта является документация соглашений, упрощение взаимодействия между заинтересованными сторонами и фиксация объемов работ и финансовых вложений.
Ключевые вопросы, на которые должен ответить документ:
Перед началом работы над планом важно понимать ключевые принципы, которые помогут достичь успешного результата:
Если у вас ограниченное время для детальной разработки проекта и вы хотите быстрее перейти к его реализации, рекомендуется обратиться к профессионалу. Найдите подходящего исполнителя и поручите ему разработку плана.
Планирование проекта — это задача, которую обычно возглавляет менеджер проекта. В этот процесс часто включаются члены команды и заинтересованные стороны для согласования целей, задач, ограничений и других ключевых аспектов плана.
Перед тем как начать планирование, необходимо четко сформулировать цель проекта и определить заинтересованные стороны. Затем следует приступить к ответам на вопросы о том, что и зачем делается, как это будет реализовано, кто за это отвечает, сколько это будет стоить и какие действия предпринять, если возникнут проблемы.
Разработка ответов на эти вопросы и составляет суть планирования. Подробнее о каждом этапе можно узнать в специализированных статьях. Ниже перечислены основные принципы, которые следует учитывать для успешного планирования:
Дополнительный совет: постоянно развивайтесь и совершенствуйте свою команду. Изучение принципов и методов планирования, которые используются ваши коллеги и конкуренты, со временем облегчит планирование, работу и взаимодействие внутри команды.
Инициация плана проекта начинается с разработки концепции проекта проектным менеджером. Затем строится стратегия, уточняющая ключевые аспекты. Менеджер проводит демонстрацию проекта перед потенциальными инвесторами и руководителями, чем формирует группу заинтересованных участников для последующего заключения контрактов. Это предшествует непосредственному началу запланированных работ.
В процессе составления плана проекта следует подробно обсудить ключевые аспекты его реализации, включая:
Качество планирования напрямую влияет на исход проекта, поэтому на каждом этапе необходимо обеспечивать выполнение работ в согласованные сроки и с соответствием установленным стандартам. Важно также определить ответственных лиц за выполнение проекта.
При разработке плана реализации проекта важно:
Вспомогательные процессы в планировании, такие как проектирование, установление стандартов качества, подбор и распределение персонала, логистика, могут включаться по мере необходимости. В итоге план проекта должен содержать всю необходимую информацию, структурированную по времени, уровням сложности и моделям, что позволит в будущем проводить сравнение с реальными результатами для обеспечения эффективности и адаптивности проекта.
Опытный управляющий прекрасно осведомлен о составе своей команды и готов предоставить ответы на любые вопросы, возникающие в ходе работы.
Давайте начнем с составления календарного плана проекта, чтобы каждый этап был тщательно проработан и тщательно подготовлен.
Перед началом проекта важно всесторонне изучить предстоящие задачи, уточнить цели, объем работы и ресурсы, необходимые для его успешного выполнения. Далее мы рассмотрим, как правильно организовать этот процесс и детализировать его элементы.
Одно из основных заданий на начальном этапе — разграничить, что включено в проект, а что будет выполняться вне его рамок. Также критически важно установить цели, достижение которых будет означать успешное завершение проекта.
Например, такие цели могут включать:
Четкое определение целей позволит понять, какие результаты нужно достичь и какие шаги предстоит выполнить.
Этот этап лежит в основе всего планирования. Участники проекта получат полное представление о масштабе предстоящих работ и цели, к которой будут стремиться.
В структуре проектного плана также присутствуют:
Рассмотрение возможности мультисценарного планирования может быть полезным — планирование различных сценариев развития событий и определение порядка действий для каждого из них поможет уменьшить риски. Это дает команде возможность заранее знать о потенциальных проблемах и быстро адаптироваться при необходимости изменить стратегию.
Изначально план может быть создан в обобщенном виде, содержащем лишь основные цели и ключевые ограничения. Со временем его детализируют и корректируют в зависимости от поступающей информации и изменений в проектной среде. Работа в одном документе гарантирует, что важная информация не потеряется и вся команда будет осведомлена о текущем состоянии дел.
Для эффективного планирования проекта целесообразно использовать систему целеполагания SMART, которая включает пять основных критериев:
Применение принципов SMART позволяет более четко организовать процесс планирования и повышает вероятность успешной реализации проекта.
Для предотвращения превышения бюджета и соблюдения установленных сроков критически важно точно оценить объем работы в проекте. Недопонимание между ожиданиями заказчика или других заинтересованных сторон и фактическим исполнением может привести к недовольству, излишним затратам усилий со стороны команды, снижению их мотивации и даже к юридическим последствиям, включая штрафы или ухудшение репутации.
Определение объема проекта включает несколько ключевых шагов:
Важно регулярно пересматривать и согласовывать объем работы, окончательные цели и бюджет проекта с заказчиком и заинтересованными сторонами. Это обеспечивает избежание неожиданных увеличений объема работ, разрешает возникающие разногласия и поддерживает общее удовлетворение проектом, способствуя его успешному завершению.
Дневной план реализации проекта по созданию контента включает ряд последовательных шагов:
Примерный распределение времени на каждый этап:
Этот план помогает примерно оценить, сколько времени потребуется на каждый этап подготовки материалов, учитывая возможности для дополнительного времени на согласование, правки и финальное утверждение.
Этапы создания календарного плана проекта включают следующие действия:
Предоставление заказчику общего календарного плана помогает ему понять полный объем и сроки выполнения работ. Если управление проектом представляется сложной задачей, стоит подумать о возможности обращения к специализированному агентству через тендерную площадку. Это позволит профессионалам заняться всеми аспектами планирования и реализации проекта, освободив вам время для занятий другими сторонами вашего бизнеса.
Вместо трудоемкого поиска и звонков каждому подрядчику, организуйте конкурс. Подайте заявку, получите предложения по ценам и срокам — это бесплатно и занимает всего 5 минут. Примерный бюджет проекта может варьироваться от 150,000 до 600,000 рублей.
Этот критический элемент часто игнорируется в процессе планирования, однако его детальная проработка является обязательной. Важно определить возможные риски на каждом этапе проекта и подготовить соответствующие планы реагирования.
Вот некоторые типичные примеры рисков:
Все риски следует тщательно анализировать вместе с командой, планировать меры по смягчению последствий и определять, какие задачи можно будет продолжить в случае реализации каждого риска. Кроме того, необходимо разработать и четко оформить инструкции для сотрудников для действий в условиях реализации описанных рисков.
Анализ рисков проводится в двух основных аспектах: качественном и количественном. В рамках качественного анализа определяются следующие параметры:
Пример такого анализа может выглядеть следующим образом:
Такой анализ помогает определить, какие риски требуют немедленного внимания, какие наиболее вероятны и какие могут привести к значительным финансовым потерям.
Качественный анализ часто основывается на методе SWOT, который позволяет выявить сильные и слабые стороны проекта, а также его возможности и угрозы.
Количественный анализ фокусируется на оценке потенциальных финансовых или временных потерь, которые может вызвать реализация риска. Этот вид анализа следует проводить после качественного, учитывая уже определенные риски и фокусируясь на тех, которые могут привести к серьезным последствиям.
Оба вида анализа позволяют классифицировать риски на три категории:
В различных программных решениях для управления проектами часто предлагаются готовые шаблоны для составления планов. Эти шаблоны могут быть адаптированы для разнообразных типов проектов и методик управления. В Skillbox Media представлен обзор восьми популярных программ для управления проектами, вот основные сведения о них:
Эти инструменты предоставляют широкий спектр возможностей для управления проектами и планирования, включая использование предварительно созданных шаблонов, что облегчает процесс разработки плана проекта.
TeamStorm предоставляет уникальный подход к планированию проектов, акцентируя внимание на коллаборативности и гибкости. Эта методология ориентирована на максимальное вовлечение всех участников проекта в процесс планирования и управления, что позволяет более эффективно реагировать на изменения и обеспечивать высокое качество итогового продукта. Вот ключевые аспекты методологии планирования проекта в TeamStorm:
Этот подход к планированию делает TeamStorm особенно подходящим для проектов, требующих высокой степени сотрудничества и адаптации к изменениям, обеспечивая при этом эффективное и прозрачное управление проектами.
PMBoK (Project Management Body of Knowledge) — это стандарт управления проектами, выпущенный PMI (Project Management Institute). В рамках PMBoK, планирование представляет собой непрерывный процесс, включающий множество областей знаний:
Этот перечень может служить контрольным списком для обеспечения полноты плана проекта. Если какой-либо аспект не учтен, следует привлечь дополнительные ресурсы для его реализации.
Agile представляет собой гибкую методологию управления проектами, где команда работает в режиме коротких итеративных циклов. Основной фокус Agile заключается в создании продукта, который будет максимально полезен пользователям. Поскольку конечный результат проекта зачастую остаётся неопределённым на начальных этапах, традиционное планирование проекта перед его началом становится невозможным.
Вместо этого, в Agile планирование происходит во время составления бэклога спринта. Спринт — это определённый временной период, в течение которого команда должна выполнить определённый набор задач из бэклога. Менеджер проекта на этом этапе определяет необходимые ресурсы, продолжительность выполнения задач, их стоимость и приоритетность.
Таким образом, планирование в Agile тесно интегрировано с выполнением работ и адаптируется на протяжении всего проекта. Регулярные встречи с командой и клиентом позволяют постоянно контролировать и при необходимости корректировать план, обеспечивая его актуальность и соответствие текущим потребностям проекта.
При разработке плана проекта важно учитывать ряд ключевых моментов для обеспечения его успешной реализации:
Подходя к планированию проекта с учетом этих принципов, вы значительно увеличите шансы на его успешное завершение, минимизируя возможные риски и обеспечивая гибкость для адаптации к изменяющимся обстоятельствам.
Мы искренне верим, что наша статья и рекомендации будут тебе полезны в оптимизации общения и процессов внутри команды. Присоединяйся и развивайся вместе с TeamStorm.
Автор
Теги
Управление ИТ проектами
Познакомим Вас с функциональностью TeamStorm и ответим на все вопросы
07.10.2024
Эффективное управление временем — залог продуктивности. В этой статье мы расскажем о лучших приложениях, которые помогут планировать задачи и достигать целей.
03.10.2024
Лидерство помогает расти как в жизни, так и в карьере. Оно развивает уверенность, умение принимать решения и эффективно взаимодействовать с людьми. Лидерские качества способствуют достижению успехов и вдохновению других на путь к общим целям.
30.09.2024
Внутренняя и внешняя мотивация – это два разных источника энергии для достижения целей. Понимание того, что действительно вас мотивирует, помогает не только лучше справляться с задачами, но и поддерживать долгосрочную продуктивность и удовлетворение от результатов.
25.09.2024
Чек-лист — это простой, но эффективный инструмент для организации задач и контроля их выполнения. В этом руководстве мы разберем, как создать чек-лист, какие пункты важно включить и как применять его в повседневной работе для достижения максимальной эффективности
18.09.2024
Правило 80/20, также известное как принцип Парето, утверждает, что 80% результатов достигается благодаря лишь 20% усилий. Рассказываем, как применить этот принцип в различных сферах жизни: в бизнесе, управлении временем и личной продуктивности.
16.09.2024
Выбор текстового редактора может существенно повлиять на вашу продуктивность как в учебе, так и в профессиональной деятельности. От удобства интерфейса до поддерживаемых функций — каждый аспект играет важную роль. Мы собрали список лучших текстовых редакторов, которые помогут вам работать с документами быстрее и эффективнее.
28.08.2024
Объясняем, что такое референс-лист, зачем он нужен, и как его правильно составить. Даем советы по упрощению создания референс-листа и избеганию распространенных ошибок.
26.08.2024
Хотите узнать, чем отличаются эффективность и результативность, и почему понимание этих понятий важно для достижения успеха? В нашей статье мы подробно разбираем ключевые аспекты, сравниваем эти два термина и показываем, как их правильное применение помогает в различных сферах — от бизнеса до личной продуктивности
23.08.2024
Рассказываем о том, как выбрать подходящий акселератор, что учитывать при принятии решения об участии, и какие результаты можно ожидать от программы
Новости, Управление ИТ проектами
21.08.2024
Проанализировали, какие функциональные возможности востребованы у компаний в 2024 году и как будет развиваться российский рынок ПО этого класса в ближайшие годы
Нажимая кнопку “Запросить демо”, я соглашаюсь на обработку моих персональных данных
Мы не спамим! Прочтите нашу политику конфиденциальности, чтобы узнать больше.
Вы успешно подписались на нашу рассылку!