Новое исследование TeamStorm: Российский рынок систем управления совместной работой
15 ноября, 2024
Дарья Васина
Проверенный
1 письмо в неделю со свежими статьями, кейсами и обновлениями.
Система 5S — это японская методика организации рабочего пространства, которая позволяет повысить эффективность, улучшить порядок и снизить потери. Ее можно применять как на производстве, так и в офисе или даже дома
В послевоенные годы, японский автопроизводитель Toyota разработал уникальную систему производства, которая позволила компании выйти на лидирующие позиции в мировой индустрии. Эта система, известная как Toyota Production System (TPS), стала основой для концепции, которую американские менеджеры адаптировали под название «бережливое производство» или lean manufacturing. Простота, эффективность и четкость процедур внедрения сделали эту систему чрезвычайно популярной, особенно в секторах с высокой степенью конкуренции и технологичности. Среди инструментов бережливого производства особое место занимает система 5S, являющаяся ключевым элементом для эффективности производственных операций.
Система 5S, именуемая так из-за начальных букв пяти японских слов, описывает процесс, состоящий из пяти последовательных этапов: сортировка, систематизация, уборка, стандартизация и постоянное совершенствование. Эти действия лежат в основе любой хорошо функционирующей организации и представляют собой фундаментальные принципы управления продуктивными командами. Не просто стандартизация уборки, а целостная философия эффективного и экономного производства, система 5S применяет системный подход к организации и поддержанию порядка на рабочем месте, что выделяет ее среди других подходов.
Бережливое производство тесно связано с мерами по обеспечению безопасности на рабочих местах и включает так называемые «мягкие» методы, обеспечивающие безопасные условия труда через внедрение безопасных поведенческих практик и оптимальной организации рабочих процессов. Инструменты этой системы предполагают разработку и реализацию детальных инструкций для работников, а также организацию пространства таким образом, чтобы минимизировать риски, связанные с производственной деятельностью и человеческим фактором.
С точки зрения бережливого производства, все действия предприятия можно оценить по степени их ценности для потребителя. Операции, которые потребитель ценит, и те, что не приносят ему пользы, должны быть четко разграничены. Неценные для клиента аспекты, включая скрытые издержки, такие как брак, аренда, сверхурочные работы и т.д., в идеале должны быть исключены, так как они несут ущерб как потребителю, так и компании.
Система 5S предусматривает структурированный подход к управлению рабочим местом, начиная от уборщицы и заканчивая руководителем высшего звена. Это последовательное выполнение пяти этапов: сортировка, систематизация, уборка, стандартизация и постоянное улучшение, которые не только улучшают качество продукции и снижают дефектность, но и способствуют оптимизации трудовой деятельности, повышая ее безопасность и комфорт.
Ключевые задачи для решения с помощью бережливого производства:
Система 5S является одним из наиболее доступных и эффективных инструментов бережливого производства, способствующих оптимизации рабочего пространства и процессов.
Система 5S, элемент бережливого производства, нацелена на устранение производственных излишеств, таких как ошибки, излишние ожидания, брак, неоправданные перемещения и лишние запасы.
Воздействие 5S на организацию:
Применение 5S в различных сферах: 5S успешно применяется на производственных предприятиях, складах, в транспортных компаниях, лабораториях, офисах и даже дома.
Оригинальные японские термины адаптированы западными компаниями для внедрения в свои офисы.
Процесс сортировки в системе 5S начинается с тщательной организации всех предметов на рабочем месте по трем основным категориям:
Примеры разбивки:
После того как всё будет разложено по категориям, ненужные предметы следует немедленно убрать с рабочего места. Они должны быть утилизированы, переработаны или переданы на хранение. Оставшиеся предметы должны быть организованы таким образом, чтобы обеспечивать максимальную эффективность и доступность.
Рациональное распределение пространства помогает не только в улучшении производительности, но и в создании более приятной рабочей среды. Когда на столе и виртуальном рабочем столе устранены все ненужные элементы, рабочее место становится более функциональным и приятным для глаз.
Таким образом, подходя к завершению первого шага системы 5S, ты сможешь увидеть значительные изменения в организации рабочего места, что положительно скажется на твоей продуктивности и настроении.
Процесс организации рабочего пространства играет критическую роль в обеспечении эффективности операций в рамках системы 5S. Вот как можно оптимизировать организацию ваших рабочих ресурсов:
Принцип этого шага — сделать рабочее место не только функциональным, но и приятным для глаз. Это повышает мотивацию и производительность, а также способствует соблюдению высоких стандартов качества и безопасности. Если проблемы с порядком возникают регулярно, нужно выявить и устранить причину, а не постоянно бороться с её последствиями.
Как только вы увидите, что система начинает приносить результаты, пора устанавливать и документировать стандарты. Это поможет унифицировать подходы и обеспечить их последовательное применение в рабочих процессах.
Закрепление привычек и развитие самодисциплины у сотрудников — ключевой элемент для устойчивого функционирования системы 5S. Важно постоянно совершенствовать управление рабочим пространством:
Эти шаги помогут не только поддерживать порядок и чистоту, но и создадут основу для непрерывного улучшения рабочего процесса и укрепления организационной культуры.
Определение целей внедрения 5S: Начните с четкого определения, для чего вы внедряете систему 5S: будь то уменьшение числа производственных инцидентов, сокращение времени изготовления продукта и т.д.
Выбор метода внедрения:
Создание рабочей группы: Сформируйте команду под руководством главы организации, включающую ключевых специалистов из всех подразделений. Инициативы могут стартовать с пилотных проектов в отдельных подразделениях, но должны охватить все уровни управления.
Разработка годового плана: Составьте детализированный план внедрения, который включает этапы кампании, разработку инструкций, назначение аудиторов, обучение персонала, проведение и оценку этапов внедрения и корректировку плана.
Объявление о начале кампании: Официально уведомите сотрудников о начале кампании. Это помогает уменьшить сопротивление и стресс, а также демонстрирует поддержку со стороны руководства.
Обучение сотрудников: Проведите тщательное обучение всех сотрудников, используя каскадный метод — от обучения менеджеров к обучению их команд. Осветите цели проекта, методы работы, ответственных лиц и возможные награды и санкции.
Добавленные детали:
Запуск имплементации после обучения:
Шаг 1: Сортировка (Sort)
Шаг 2: Систематизация (Set in Order)
Шаг 3: Чистота (Shine)
Шаг 4: Стандартизация (Standardize)
Шаг 5: Поддержание дисциплины (Sustain)
Аудит и переоценка:
Этот пошаговый план предоставит вашему предприятию структурированный подход к внедрению и улучшению производственных процессов через систему 5S, способствуя созданию более организованной, эффективной и безопасной рабочей среды.
Система 5S, несмотря на своё производственное происхождение, прекрасно адаптируется к офисному пространству, где её внедрение может значительно повысить эффективность работы. Вот несколько ключевых преимуществ использования 5S в офисе:
Преимущества системы 5S для офиса очевидны: она не только помогает упорядочить физическое пространство, но и оптимизирует рабочие процессы, сокращая время и ресурсы, затрачиваемые на рутинные операции, и повышая общую производительность работы.
Наведение порядка в делах и документах с помощью системы 5S может быть значительно упрощено с применением специализированных инструментов, таких как TeamStorm. Вот как можно эффективно использовать возможности этого инструмента для организации рабочих процессов вашей команды:
Использование TeamStorm для внедрения системы 5S позволит не только оптимизировать рабочее пространство и процессы, но и повысить общую производительность и удовлетворенность работников благодаря лучшей организации и четким рабочим стандартам.
Внедрение системы 5S на российских предприятиях зачастую сопровождается серьезными вызовами, включая сопротивление со стороны сотрудников и недостаточное участие руководства. Сотрудники могут воспринимать новшества как угрозу привычному порядку, опасаясь несправедливого распределения нагрузки и потенциальных увольнений. Также распространено восприятие, что корпоративные усилия направлены лишь на обогащение руководства, а не на общее благо.
Кроме того, изменения в работе часто встречаются с инертностью: работники, довольные текущим положением вещей, не видят причин для перемен. Особенно это касается тех, кто оплачивается сдельно и для кого любые тренинги и собрания воспринимаются как потеря времени. В таких условиях важно четко демонстрировать преимущества нововведений, показывая, как они могут улучшить рабочий процесс.
Решающую роль играет лидерство: без активного участия руководства и их личного примера в применении принципов бережливого производства работники могут не принять предложенные изменения. Эффективное лидерство включает регулярное посещение рабочих мест и прямую поддержку сотрудникам в освоении 5S.
Результаты внедрения системы 5S могут проявляться не сразу. Начальные улучшения могут быть незначительными, но со временем они накапливаются и становятся заметными, что требует от команды терпения и настойчивости в продолжении практики. Ошибки в процессе внедрения возможны, но они не должны останавливать процесс развития культуры непрерывного улучшения.
Некорректно применять наказания за ошибки в процессе внедрения 5S. Неудачи должны быть предметом поддержки, а не штрафов, чтобы поддерживать мотивацию и конструктивное отношение к нововведениям. Вместо карательных мер, эффективнее будет поощрение за активное участие в поддержании порядка и помощь тем, кто колеблется или сомневается.
Нецелесообразно возлагать всю ответственность за внедрение улучшений на обычных сотрудников. Если руководство не демонстрирует пример и не участвует в процессе изменений, работники воспримут 5S как временную моду, а не как фундаментальное изменение рабочей культуры. Руководители должны быть вовлечены в процесс на практике, показывая свою приверженность идее.
Не следует воспринимать 5S как универсальное средство для решения всех проблем. Хотя 5S способствует улучшению, это лишь один из инструментов бережливого производства и должен сопровождаться другими методами для развития культуры непрерывного совершенствования.
Также рискованно руководству предприятия относиться к 5S как к исключительно зарубежной практике, не адаптированной к местным реалиям. Отказ от внедрения системы из-за стереотипов о «западных феншуях» или из-за недостаточной адаптации под местные условия и культуру коллектива может нивелировать все усилия. Скептицизм сотрудников усиливается, если используются непонятные иностранные термины, что затрудняет внедрение и приносит дискомфорт в коллектив.
Мы искренне верим, что наша статья и рекомендации будут тебе полезны в оптимизации общения и процессов внутри команды. Присоединяйся и развивайся вместе с TeamStorm.
Автор
Теги
Новости
Познакомим Вас с функциональностью TeamStorm и ответим на все вопросы
25.11.2024
Тот случай, когда новый инструмент не просто помог навести порядок в задачах, но и стал двигателем внутренних улучшений — команда структурировала процессы, сделала их прозрачными и более эффективными.
23.09.2024
Культура, заложенная в самом начале существования TeamStorm, включает 7 основополагающих принципов, которые помогают команде TeamStorm работать с максимальной отдачей.
13.09.2024
Новые ограничения вступили в силу 12 сентября. Разбираемся, как работают санкции, какие сервисы уже прекратили работу в России и какие еще мы можем потерять.
09.09.2024
По каким критериям идентифицируют пользователей из РФ, можно ли обойти блокировку, чем заменить популярный сервис и каких еще платформ мы лишимся из-за новых ограничений.
Новости, Управление ИТ проектами
21.08.2024
Проанализировали, какие функциональные возможности востребованы у компаний в 2024 году и как будет развиваться российский рынок ПО этого класса в ближайшие годы
19.08.2024
Это позволит TeamStorm получить доступ к новым клиентам из сети партнеров Группы ОМЗ и выйти на новые рынки, сохранив высокую скорость разработки
14.08.2024
Клиенты сервиса получили уведомление, что с 12 сентября аккаунты будут блокироваться на основании страны регистрации (РФ и РБ) и по IP-адресам
04.07.2024
TeamStorm и GitFlic заключили стратегическое партнерство для разработки прямой интеграции
02.05.2024
Рассказываем, как сотрудничество TeamStorm и DBI позволит объединить технологические решения и опыт обеих компаний для предоставления клиентам более интегрированных и эффективных сервисов.
22.04.2024
Рассказываем о том, что TeamStorm получил статус резидента инновационного центра Сколково. Это значительное достижение для компании, которое открывает доступ к новым возможностям и ресурсам для развития и инноваций.
Нажимая кнопку “Запросить демо”, я соглашаюсь на обработку моих персональных данных
Мы не спамим! Прочтите нашу политику конфиденциальности, чтобы узнать больше.
Вы успешно подписались на нашу рассылку!