9 лучших планировщиков задач в 2024

Современные инструменты управления задачами, или таск-менеджеры, значительно облегчают координацию рабочих процессов, позволяя перенести их в цифровой формат, централизовать всю информацию по проектам и предоставлять эффективные средства для управления и координации проектами. Они также позволяют обмен информацией и проведение обсуждений в рамках команды. В данном материале мы рассмотрим наиболее популярные на сегодняшний день инструменты планирования и дадим рекомендации по выбору подходящего таск-менеджера.

Необходимость планировщиков задач

Таск-менеджер — это программа для мониторинга личных и профессиональных заданий. Зачем она важна? Исследования Глории Марк показали, что за последние 20 лет наше внимание сократилось втрое. Сейчас людям сложно сконцентрироваться на задаче дольше 10 минут. Различные отвлекающие факторы, такие как коллеги и социальные сети, требуют дополнительных 25 минут, чтобы вернуться к работе.

Приложения для управления задачами помогают решить эти проблемы. Они отслеживают список задач, помогают определять приоритеты и фиксируют время, потраченное на каждое задание. Далее мы подробно рассмотрим, какой таск-менеджер лучше загрузить или использовать онлайн, и сколько это будет стоить.

Выбор подходящего планировщика задач

Инструменты, которые мы рассмотрим, предназначены для улучшения и эффективной организации работы сотрудников или участников проекта. Каждый из них уникален, обладает своими инструментами и функциями. Задача лидера — найти такой продукт, который наилучшим образом соответствует его потребностям и требованиям команды. Подходящий планировщик задач должен облегчать работу команды, а не усложнять её.

Перед принятием решения стоит провести анализ доступных приложений по нескольким ключевым критериям:

1. Кросс-платформенная совместимость: Важно убедиться, что планировщик поддерживает работу на различных устройствах.
2. Функциональность для повышения эффективности: Важно оценить наличие основных функций, которые могут улучшить производительность работы.
3. Удобство использования: Оцените, насколько легко освоить и начать использовать сервис без специального обучения.
4. Соотношение стоимости и возможностей: Необходимо изучить, какие функции доступны в платной версии и насколько они необходимы для достижения ваших целей.

Планировщики задач: обзор функционала

Базовые возможности планировщиков включают запись задач, установку дат и назначение исполнителей. Однако разнообразие функций, предлагаемых для удобства пользователей, значительно варьируется. Я постараюсь разобраться в этих нюансах подробнее.

TeamStorm — планировщик задач для команды

TeamStorm представляет собой многофункциональный инструмент для планирования, организации и мониторинга работы команд и отделов любого масштаба и из любой отрасли.

Этот инструмент обеспечивает полный спектр функций, аналогичных тем, что предлагали некоторые иностранные платформы для управления проектами и коллаборации, которые недавно покинули российский рынок.

• Интеграция с Test IT:

В отличие от конкурентов, TeamStorm предлагает встроенную интеграцию с системой управления тестированием Test IT на единой платформе, что значительно упрощает процесс тестирования.

• Партнерство с GitFlick:

Благодаря технологическому партнерству с GitFlick, TeamStorm закрывает ключевые потребности клиентов: управление тестированием, хранение кода, управление проектами и доступ к базе знаний — всё на одной платформе.

• Офис в Москве:

В отличие от некоторых конкурентов, TeamStorm имеет современный офис в Москве, что создает более комфортные условия для встреч с клиентами, вместо встреч в кафе.

• Гибкость в настройке:

Многие конкуренты не предлагают возможности доработки и кастомизации под нужды клиента. В TeamStorm эти возможности предусмотрены.

• Дашборд для нескольких проектов:

TeamStorm позволяет выводить информацию из разных проектов на одну рабочую доску. Это особенно важно для менеджеров, которым необходимо отслеживать статус задач по нескольким проектам одновременно.

• Подходит для среднего и крупного бизнеса:

Для компаний среднего и крупного размера TeamStorm предлагает более выгодные решения и удобные инструменты.

• Удобство интерфейса:

В отличие от неудобного интерфейса конкурентов, таких как Kaiten, интерфейс TeamStorm прост и интуитивно понятен, что облегчает работу и экономит время.

• Настройка и управление процессами:

В TeamStorm можно гибко настраивать процессы, задавая схемы бизнес-процессов для различных типов задач. Это позволяет выстраивать сложные процессы, чего не хватает в аналогичных системах.

• Клонирование и шаблоны задач:

TeamStorm позволяет клонировать задачи и создавать шаблоны для ускорения выполнения повторяющихся задач.

• Интеграция с почтовыми сервисами и автоматизация:

Система поддерживает интеграцию с почтовыми сервисами и предлагает скриптовую автоматизацию действий по событиям.

• Расширенные возможности работы с задачами:

В TeamStorm есть различные типы связей между задачами, полноэкранный режим для удобства работы, логическая структура организации задач с использованием папок, и валидация переходов задач между статусами.

• Методология OKR и управление портфелем:

Встроенное решение для OKR и расширение «Портфолио» позволяют эффективно управлять прогрессом по всем проектам и задачам компании.

• Ресурсное планирование в спринтах:

TeamStorm предлагает ресурсное планирование, что помогает оптимизировать работу в спринтах.

Особенности TeamStorm:

• Система доступна только в On-prem версии, устанавливаемой в контур заказчика, без облачного решения.
• В данный момент отсутствует мобильная версия, но ведется работа над адаптацией интерфейса для мобильных устройств.
• Бесплатного доступа нет, однако предлагается пилотная версия на срок до одного месяца через взаимодействие с отделом продаж.

Платформа TeamStorm поддерживается во всех популярных браузерах, таких как Chrome, Yandex, Safari и Edge, и доступна на всех основных платформах — Windows, Linux, MacOS. Также разработано приложение для iOS и Android.

Тарифы:

• Базовый пакет: Предлагает основные функции для управления задачами и проектами.
• Премиум пакет: Расширяет базовый пакет, добавляя продвинутые инструменты управления и аналитики.
• Максимум пакет: Включает все возможности Премиум пакета плюс дополнительные функции для крупных предприятий, такие как масштабируемость и высший уровень безопасности.

Конкретные цены зависят от количества пользователей и необходимых функций. TeamStorm также предлагает 30-дневный пробный период на 25 пользователей для начала работы с платформой.

SingularityApp — планировщик задач для Android

SingularityApp – это универсальная программа, предназначенная как для индивидуального планирования времени, так и для коллективной работы. Внутри программы доступны календарь, списки задач, чек-листы, и возможность добавления задач через отправку email или сообщения в Telegram-бот — идеально для тех, кто предпочитает не вводить данные вручную. Также в приложении присутствует функция голосового ввода.

Основное отличие сервиса — отсутствие канбан-досок, которое компенсируется разнообразием других планировочных инструментов, уникальных на рынке. Например, функция «планирование на бумаге» позволяет записывать задачи вручную в блокнот, а затем сканировать страницы для автоматического добавления в приложение. SingularityApp автоматически распознает отметки выполнения задач на сканированных листах.

Основные функции SingularityApp:

• Сортировка задач по категориям: входящие, сегодня, планы, календарь, проекты, архив;
• Нет ограничений на количество вложений в проектах и задачах;
• Настройка дат, времени, приоритетов, добавление тегов, заметок, чек-листов, дедлайнов;
• Повторяющиеся задачи;
• Добавление задач через email (в платной версии);
• Интеграция с веб-календарями для просмотра и двусторонняя синхронизация с Google Календарем (в платной версии).

Дополнительные возможности включают встроенный таймер Помодоро, распознавание задач с бумажных носителей, установку паролей для задач, Telegram-бот для создания задач и голосовой ввод. Режим фокуса улучшает концентрацию на задачах, а разнообразные фильтры, цветные теги и эмодзи делают интерфейс более интерактивным. Выполненные или устаревшие задачи могут быть архивированы, а также есть возможность работы в онлайн и офлайн режимах.

Стоимость услуги начинается с бесплатной версии, позволяющей управлять до 10 проектами. Платный тариф составляет 199 рублей в месяц за пользователя или 1,999 рублей за год единовременным платежом. Также доступен единоразовый взнос в размере 5,999 рублей за неограниченный доступ к платному тарифу.

Приложение доступно для iOS и Android.

Yandex Tracker (трекер Яндекс)

Yandex Tracker – это инструмент для координации и организации процессов внутри компании, объединяющий работу различных команд в единое информационное пространство. Он подходит как для процессного, так и проектного управления, поддерживая как классический Waterfall-подход, так и гибкие Agile-методологии, включая Scrum и Kanban.

Пользователи могут настраивать и автоматизировать рабочие процессы с нуля или использовать предустановленные шаблоны для таких сфер, как маркетинг, дизайн и согласование договоров. Кроме того, возможна интеграция через API для обмена данными между Tracker и внешними системами.

Основные характеристики Yandex Tracker:

• Гибкое управление задачами, включая взаимосвязь между задачами.
• Визуализация работы через списки, Канбан-доски и диаграммы Ганта.
• Расширенные возможности для аналитики через дашборды внутри системы.
• Прямые уведомления о новых функциях в трекере с возможностью тестирования и инструкциями.
• Интеграция с другими сервисами Яндекса, включая обширное хранилище данных.
• Поддержка клиентов и интерактивное предложение улучшений через систему голосования.
• Комплексный анализ эффективности работы с помощью таблиц, графиков и диаграмм.
• Активное сообщество в русскоязычных социальных сетях, где анонсируются обновления.
• Неограниченное количество данных и задач в системе.

Стоимость сервиса начинается с тарифа 258 рублей в месяц за пользователя для команд до 100 человек, с планируемым увеличением до 440 рублей после 30 июня для новых клиентов. Для крупных команд свыше 100 пользователей предусмотрены скидки. Бесплатный доступ возможен для до 5 аккаунтов без ограничения функционала.

Приложение доступно для iOS и Android, для его скачивания может потребоваться VPN.

YouGile (юджаил) — планировщик задач онлайн

YouGile представляет собой интегрированную систему управления проектами и взаимодействия в команде. Её уникальная особенность заключается в наличии чата прямо в карточках задач на agile-досках, сочетая функции таск-трекера и корпоративного мессенджера.

Центральный элемент системы — это доска с колонками для отображения статусов задач. Задачи перемещаются по колонкам в зависимости от их выполнения, что позволяет всегда быть в курсе текущего состояния проектов в компании.

Ключевые особенности YouGile:

• Создание настраиваемых ролей доступа с 72 параметрами.
• Возможность бесконечного создания подзадач и построения многоуровневых проектов.
• Доски с открытым доступом по ссылке, включая возможность комментирования для гостей.
• Гибкая система создания сводных отчетов и возможности онлайн-мониторинга.
• Более 20 параметров для фильтрации и отслеживания задач.
• Логи событий обеспечивают полную прозрачность работы сотрудников, проектов и досок.
• Пользовательские стикеры для организации задач.
• Зеркальные столбцы для связи разных отделов.
• Календарный вид для наглядного планирования.
• Импорт проектов из Trello и CSV-файлов.
• Подзадачи как полноценные карточки с исполнителями и сроками, интегрируемые в доски и отчеты.
• Расширенные возможности интеграции через API, генератор сниппетов, Webhooks.

YouGile позволяет всем отделам компании работать в едином информационном пространстве, передавать задачи между направлениями, контролировать сроки и видеть ответственных за выполнение.

Тарифная политика YouGile предусматривает бесплатное использование системы для команд до 10 человек. Для команд более 11 человек стоимость составляет 333 ₽ в месяц за пользователя с приоритетной поддержкой. Также доступна коробочная версия за 579 ₽ за пользователя в месяц при годовой оплате.

Excel (эксель) — планировщик задач для Windows

Microsoft Excel, давно известный своими возможностями для анализа данных, также является мощным инструментом для планирования задач. Это приложение предлагает гибкие и настраиваемые функции для управления проектами и задачами, делая его отличным выбором для профессионалов из различных отраслей.

Особенности:

1. Гибкость форматирования и организации данных: Пользователи могут легко создавать и настраивать таблицы и графики для визуализации сроков выполнения задач и загрузки ресурсов.
2. Формулы и функции: С помощью широкого спектра формул и функций пользователи могут автоматизировать расчеты и аналитику, связанную с управлением задачами.
3. Интеграция с другими приложениями Microsoft Office: Excel легко интегрируется с Outlook для управления календарем и с OneNote для ведения заметок, что обеспечивает бесшовное взаимодействие между различными инструментами управления.
4. Макросы и VBA: Для более продвинутых пользователей доступна автоматизация через макросы и программирование на VBA, что позволяет создавать пользовательские решения для любых потребностей управления задачами.

Стоимоть тарифа Excel доступна как часть подписки Microsoft 365, которая включает в себя несколько планов:

• Для личного использования: от $69.99 в год.
• Для бизнеса: начиная от $8.25 пользователя в месяц, что включает дополнительные функции безопасности и инструменты администрирования.

Платформы: Excel доступен на платформах Windows и macOS в рамках приложения Microsoft Office. Также существует веб-версия, доступная через браузеры на любых устройствах, включая Linux и мобильные устройства на iOS и Android.

Битрикс24 — планировщик задач для сотрудников

Битрикс24 – это многофункциональная платформа для управления бизнес-процессами и задачами в компании, поддерживающая русский язык. В его состав входят CRM, контакт-центр, инструменты для создания сайтов и средства для коллективной работы.

Функции системы «Битрикс24» включают:

• Создание корпоративной сети организации (требуется регистрация участников);
• Мониторинг выполнения заданий и управление организационной деятельностью с подробной статистикой;
• Облачное хранилище для файлов с возможностью выбора тарифа по необходимому объему;
• Инструменты для создания корпоративных сайтов;
• Система IP-телефонии для звонков;
• Дополнительные инструменты, такие как чат, календарь и закрытая социальная сеть.

Использование Битрикс24 возможно бесплатно для групп до 12 человек. Базовый тариф включает возможности по составлению списков задач, использованию канбан-досок, шаблонов задач и диаграммы Ганта, планированию сроков и т.д. Платные функции включают зависимости в Ганте, обмен шаблонами, пользовательские поля, восстановление задач из корзины.

Todoist — программа для планиования задач

Todoist является эффективным инструментом для управления задачами, доступным на ПК и мобильных устройствах через приложение. Этот таск-менеджер идеален как для индивидуального, так и для командного использования, помогая организовать работу таким образом, чтобы она была удобной для всех участников.

Возможности Todoist:

• Интуитивно понятный интерфейс с визуальными праздниками при выполнении задач;
• Система поощрений «Карма», награждающая баллами за выполнение задач;
• Интеграции с такими сервисами, как Gmail, Outlook, Google Календарь, Microsoft Teams;
• Обратная связь через англоязычные социальные сети, особенно активная в Twitter;
• Пуш-уведомления и электронные оповещения.

Todoist также поддерживает автоматическое создание резервных копий, ведение журнала активности и ежедневные отчеты о продуктивности. Платформа может синхронизироваться с такими сервисами, как Dropbox и Google Drive.

Доступны как бесплатный тариф с ограниченными функциями, так и платные тарифы Pro или Бизнес с ежемесячной или ежегодной оплатой.

Any.do — планировщик задач для Windows

Any.do — это удобный сервис для организации задач и планирования, оснащенный интуитивно понятным интерфейсом, который облегчает управление рабочими процессами. Эта платформа выделяется благодаря возможности интеграции с iOS Reminders через Siri. Напоминания, созданные через Siri, синхронизируются с Any.do, однако для их удаления требуется вход в каждое приложение отдельно, так как синхронизация возможна только в одну сторону.

Any.do предоставляет следующие функции:

• Организация задач по категориям, включая деление на рабочие и личные списки.
• Назначение тегов для задач, установка приоритетов, встроенная система напоминаний и легкость перемещения задач.
• Планировщики на день и на неделю с канбан-доской для наглядности.
• Управление задачами с помощью голосовых команд.
• Совместимость с популярными приложениями, такими как Google, WhatsApp и Microsoft Teams.
• Поддержка на английском языке, активное ведение блога и присутствие в социальных сетях.
• Интуитивно понятный и функциональный интерфейс.

Доступные платформы для Any.do:

• Веб-интерфейс.
• Приложения для операционных систем Windows и macOS.
• Мобильные приложения для устройств на базе Android и iOS.
• Интеграция с умными колонками и часами.

Ограничения бесплатной версии Any.do включают всего два типа отображения задач. Платная подписка начинается от 3,50 доллара в месяц для Android и 5 долларов для iOS, предлагая неограниченные повторяющиеся задачи, цветные метки, напоминания о местоположении и 100 ГБ места для хранения файлов.

TickTick — планировщик задач

TickTick — планировщик задач с базовыми функциями управления, включая распределение задач и отслеживание сроков.

Важные функции TickTick:

• Простой интерфейс, напоминающий электронный дневник с ограниченными опциями.
• Определение дедлайнов для задач.
• Возможность создавать основные задачи и подзадачи.
• Система для управления тегами, приоритетами и вложениями, а также возможность отказа от задач.
• Организация задач в формате списков по дням или неделям, календарное планирование.
• Встроенная программа поощрения за выполнение задач.
• Интеграция с трекером привычек, таймером Помодоро и мини-календарем.
• Оповещения через электронную почту и в приложении.
• Связь с календарями и другими программами.
• Поддержка через онлайн центр помощи и активность в социальных сетях.

Бесплатная версия TickTick предлагает до 9 списков задач, возможность управления до 99 задачами и получение до двух уведомлений на задачу.

Как эффективно использовать приложение для управления задачами

Советы для личного применения:

1. Привыкайте отслеживать статус выполнения задач. Поставив галочку или переместив карточку в раздел «выполнено», вы испытаете удовлетворение и мотивацию, так как это вызывает выброс эндорфинов в мозге. Это поможет вам формировать привычку использовать планировщик регулярно.
2. Устанавливайте сроки выполнения задач. Задачи без конкретных сроков могут тянуться бесконечно. Установка дедлайнов поможет лучше распределить рабочую нагрузку и организовать личное время. Настройте напоминания, чтобы не забывать о важных сроках.
3. Воспользуйтесь функцией повторения задач. Если вы регулярно отправляете письма или принимаете лекарства в определенное время, автоматизируйте эти действия, чтобы избежать постоянного создания новых задач. Это упростит ваше взаимодействие с приложением и покажет его полезность.
4. Используйте чек-листы для детализации задач. Разбейте большие задачи на мелкие шаги и отмечайте их выполнение по мере продвижения. Это поможет вам визуально оценить прогресс и упростит завершение сложных задач.
5. Определяйте приоритеты задач. Это позволит вам быстрее справляться с важными делами и освободить больше времени для личных нужд.
6. Если чувствуете, что отстаете и не успеваете выполнить запланированное — внесите задачи в календарь и распределите их по временным интервалам. Возможно, изначально вы будете переоценивать свои силы и не укладываться в запланированные рамки, но со временем вы научитесь точно оценивать необходимое время для каждой задачи.

Планировщик задач в компании

Внедрение планировщика задач в компании может оказаться непростой задачей. Сотрудники могут опасаться, что такие системы будут использоваться для постоянного контроля за их работой, а переход на новую систему вызывает сопротивление, ведь многим удобнее оставаться в привычном ритме работы с использованием обычных мессенджеров. К тому же, некоторые могут считать, что введение новых инструментов лишь отнимает время.

Люди часто скептически относятся к изменениям, поэтому задача руководства — убедить их в простоте и пользе нового инструмента. Вот несколько советов, как убедить команду принять планировщик дел:

1. Объясните причины внедрения: Откровенно расскажите о причинах изменений, будь то снижение производительности или увеличение численности команды, что усложнило управление.
2. Покажите выгоды: Подчеркните преимущества, которые получат сотрудники. Можно предложить вознаграждение за высокую продуктивность или подчеркнуть, как новая система поможет упорядочить рабочие задачи и уменьшить количество рабочих сообщений в нерабочее время.
3. Внедряйте систему постепенно: Начните с руководителей, которые своим примером могут мотивировать остальных. Используйте планировщик для всех заданий и не дублируйте их в других каналах общения.
4. Исключите дублирование информации: Чтобы ускорить привыкание к новой системе, ограничьте использование старых методов общения для рабочих задач. В некоторых планировщиках есть встроенные чаты и мессенджеры, которые позволяют обсуждать детали задач и прикреплять необходимые файлы.
5. Проведите обучение: Организуйте практические занятия, на которых покажите, как эффективно использовать планировщик. Назначьте ответственного за внедрение, который будет координировать процесс и помогать коллегам в освоении новой системы.
6. Запланируйте внедрение заранее: Подготовка к переходу на новую систему заранее поможет разрешить возникающие трудности и сомнения у сотрудников.

Таким образом, систематический и продуманный подход к внедрению планировщика увеличит шансы на успешную адаптацию команды к новым условиям работы.

Большая часть этих инструментов обладает схожими или идентичными функциями, однако существуют отличия, которые могут стать решающими при выборе рабочего сервиса. Каждый планировщик предоставляет возможность бесплатного тестирования, что позволяет определить, какой из них лучше всего подходит для ежедневного использования.

Мы искренне верим, что наша статья и рекомендации будут тебе полезны в оптимизации общения и процессов внутри команды. Присоединяйся и развивайся вместе с TeamStorm.