Что такое цикл Деминга (PDCA) и зачем он нужен: разбор этапов

Цикл Деминга — это пошаговый процесс, разработанный для улучшения эффективности рабочих процессов и минимизации возможных рисков. Если вы хотите держать под контролем рабочие процессы, оперативно реагировать на изменения и принимать сложные решения, то этот подход — то, что нужно.

История цикла PDCA

В 1939 году инженер Уолтер Шухарт выделил три основных этапа управления качеством: планирование, выполнение и проверка. Он предложил выполнять их по циклам, чтобы систематически улучшать производственные процессы. Позже экономист Уильям Деминг, опираясь на идеи Шухарта, усовершенствовал модель, добавив четвёртый шаг — «действуй», и разработал алгоритм «планируй — делай — проверяй — действуй» (PDCA). Впоследствии он адаптировал цикл, и PDCA трансформировался в PDSA. В 1950-х годах, читая лекции в Японии и делясь опытом использования цикла Шухарта, Деминг популяризировал метод, и вскоре японцы стали называть его цикл Деминга — по имени автора, активно его продвигающего.

Цикл деминга простыми словами

Цикл Деминга служит для повышения качества процессов и результатов работы. Он акцентируется не на сроках, как Kanban, а на постоянном совершенствовании процесса. Основная идея заключается в том, что для улучшений важно выявить проблемные места, устранить их и стабилизировать процесс, сохраняя достигнутые изменения. При необходимости изменения продолжаются, но исключительно в сторону улучшений.

Колесо Деминга (PDCA или PDSA): этапы

Цикл Деминга — это повторяющийся процесс из четырёх этапов, обозначаемый как PDCA (или иногда PDSA, если третий шаг интерпретируется как «анализ»).

• Планируй (Plan): Прорабатывайте решение, оценивайте возможные риски и подготовку. На этом этапе составляется план на конкретный период, проводится оценка рисков и уточняются детали.
• Делай (Do): Реализуйте задуманное. Здесь происходит воплощение плана в жизнь.
• Проверяй (Check) или Анализируй (Study): Оценивайте результаты работы, проверяя, идёт ли процесс по плану и выявляя отклонения. На этом этапе важно отметить проблемные моменты и провести их анализ.
• Корректируй (Act): Если цель достигнута, принимается решение о нововведениях на следующий этап. Если выявлены проблемы, новый цикл начинается с учётом ошибок для их исправления и последующих улучшений.

Цикл Деминга — это универсальный метод для непрерывного совершенствования процессов, который помогает находить и устранять проблемы, повышая стабильность и результативность работы.

Планирование (PLAN)

На этапе планирования формулируется конкретная цель, выстраиваются гипотезы и создаются рабочие теории. Вы определяете желаемый результат и способы его измерения, а также разрабатываете пошаговый план действий для достижения цели. Цель планирования в цикле Деминга — построить чёткий план, направленный на улучшение.

Здесь важно не только определить цели, но и внимательно проанализировать текущие процессы и выявить «узкие» места, которые необходимо улучшить. Эти аспекты могут касаться как операционной составляющей, так и улучшений в продукте или услугах.

На этапе планирования также проводится анализ текущего состояния и тестируются прогнозы. Насколько точно вы можете диагностировать и описать проблему? Каковы способы измерить достижение целей? Какие препятствия могут возникнуть на пути, и какие из них могут оказаться неожиданными?

Этап планирования — это возможность детально разобраться в работе отдела или компании, выявить и проанализировать проблемы. Вы оцениваете, что можно улучшить в продукте, стратегиях продаж или других методах. Задача — понять, какие изменения дадут максимальный эффект.

Основные действия в этапе планирования цикла Деминга:

• Определите цель изменений;
• Найдите причины текущих проблем, мешающих достижению цели;
• Установите основные параметры существующего процесса;
• Изучите коренные причины проблемы;
• Решите, что необходимо изменить для её устранения;
• Разработайте подробный план внедрения изменений.

Внедрение (DO)

На этапе Do создаются все необходимые условия для выполнения плана. Здесь может потребоваться обучение сотрудников или дополнительная поддержка, чтобы отделы продаж, маркетинга или другие команды чётко понимали задачи и согласовали процедуры, необходимые для реализации изменений. Внедрение плана проводится строго по согласованным процедурам.

• Внедряйте изменения в пробной версии: начинайте с небольших тестов;
• При необходимости вносите коррективы поэтапно;
• Фиксируйте всё, что удалось выявить, включая как ожидаемые, так и неожиданные результаты.

На данном этапе PDCA Деминг предлагает не просто внедрить изменения одномоментно, а подходить к процессу итеративно, отслеживая подтверждение или опровержение гипотез. Это как научный эксперимент: поэтапное внедрение изменений и анализ их результатов позволяют обеспечить успешность и повысить качество на каждом этапе цикла.

Проверка (CHECK) или изучение (STUDY)

Этап изучения (Study) в цикле Деминга выходит за рамки обычной проверки (Check). Здесь важно не просто убедиться в результате, но и тщательно проанализировать его. На этом этапе нужно выяснить, удалось ли улучшить процесс и понять, что именно повлияло на изменения. Если результат не соответствует ожиданиям, необходимо определить, почему прогнозы не оправдались и какие факторы оказались непредсказуемыми.

Основной вопрос, который нужно задать на этом этапе: не только «Сработало ли это?», но и «Почему это сработало?» или «Почему это не сработало?». В управлении отделом продаж этот этап включает тщательный анализ собранной статистики, оценку текущих результатов и прогнозирование последующих действий.

Этап Check-Study — ключевой в цикле PDCA. Чем глубже будет проведён анализ, тем точнее можно будет внедрять улучшения и избегать ошибок в будущем.

Действия на этапе Check-Study:

• Анализировать данные, собранные в процессе;
• Сравнить результаты с прогнозами;
• Определить, какие выводы были сделаны в ходе тестирования;
• Если результаты положительны, перейти к следующему этапу; если нет — вернуться к фазе планирования (PLAN).

Воздействие (ACT)

На этапе Act в цикле Деминга внедряются все предложенные изменения, устраняются выявленные недостатки, и результаты закрепляются в стандартах, инструкциях и регламентах. Этот этап служит основой для дальнейшего улучшения и подготовки к следующему циклу PDCA, на стадии планирования.

Основные действия на этапе Act:

• Стандартизировать успешные изменения, внесённые в процессе;
• Завершить анализ данных и убедиться, что цели достигнуты;
• Создать системы контроля для дальнейшего мониторинга;
• Поддерживать полученные улучшения на постоянной основе;
• Определить подходящее время для нового цикла улучшений.

Результаты, достигнутые в ходе цикла Деминга, создают возможности для поиска и улучшения новых узких мест. На этой основе начинается новый цикл PDCA, направленный на дальнейшее совершенствование процессов.

PDCA цикл: преимущества

Итеративный подход оптимизации имеет множество преимуществ, несмотря на затраты времени, которые могут быть его единственным недостатком:

• Простота принятия решений: Поскольку на каждом этапе прорабатываются и анализируются все возможные результаты, принятие решений становится проще. Достаточно выбрать вариант, который принесёт наибольшую пользу компании.
• Быстрое выявление слабых мест: На этапе планирования происходит глубокий анализ рабочих процессов, позволяющий заметить отклонения, которые, хотя и не критичны, могут быть скорректированы для оптимизации бизнес-процессов.
• Контроль ситуации: Цикл позволяет отслеживать промежуточные результаты, благодаря чему можно обеспечить стабильность рабочих процессов и избежать непредвиденных ситуаций.
• Повышение продуктивности команды: Процесс итеративного контроля способствует поддержанию продуктивности сотрудников и рабочей среды, так как выявленные проблемы устраняются вовремя, не доходя до микроменеджмента.
• Снижение будущих рисков: Цикл Деминга позволяет минимизировать проблемы и потенциальные риски, так как каждая итерация фокусируется на улучшении и профилактике ошибок.

PDCA, или цикл Деминга, — это последовательный подход, который помогает глубже анализировать риски, управлять рабочими процессами и адаптироваться к изменениям, не теряя контроль над ситуацией. Важно помнить, что PDCA — это бесконечный цикл; каждый завершённый этап становится основой для следующего. Постоянное совершенствование — это путь к улучшению результатов и эффективности проекта.

Недостатки

Несмотря на его плюсы, цикл Деминга подходит не для всех проектов. Основные минусы:

• Ограниченность в срочных проектах: PDCA неэффективен, если нет времени на постепенное тестирование гипотез.
• Неоднократные попытки: В сферах, где критично выполнить задачу правильно с первой попытки, цикл Деминга не применим.
• Ошибки при неверной оценке: Если на этапе проверки данные оценены неверно, последующие итерации приведут к повторению ошибок. Поэтому важно использовать подходящие инструменты анализа и доверить часть задач автоматизированным системам. Внедрение омниканального маркетинга, например, помогает менеджерам точнее понимать потребности целевой аудитории, а руководителю — сфокусироваться на ключевых аспектах планирования.

Где используется цикл Деминга (PDCA)

Цикл Деминга — это гибкий подход к управлению, который успешно применяется в самых разных сферах:

• IT: используется при разработке и улучшении веб-сайтов.
• Digital-маркетинг: задействуется для создания и оптимизации интернет-кампаний.
• Производство: помогает анализировать продукцию и улучшать процесс, ускоряя выход товара на рынок.
• Продажи: эффективен для упрощения логистики и оптимизации поставок.
• Маркетинг: применяется при разработке стратегий и анализе целевой аудитории.
• Сфера услуг: помогает понимать потребности клиентов и улучшать качество обслуживания.

Цикл PDCA можно внедрить как для отдельных этапов, так и для всего проекта. При его применении на конкретных участках проекта каждому шагу могут соответствовать отдельные специалисты. Например, руководитель отдела продаж разрабатывает рабочий план, распределяет обязанности, тестированием гипотез занимаются специалисты, аналитик проверяет результаты, а топ-менеджер вносит корректировки.

Цикл Деминга особенно полезен для компаний, ориентированных на постепенное улучшение. Однако PDCA не подходит для ситуаций, где необходим немедленный результат и нет возможности на корректировку. Примеры таких случаев:

• Ремонт техники и одежды: здесь важна точность с первой попытки, ведь ремонт смартфона или пошив платья — это одноразовые услуги, где ошибаться нельзя.
• Страхование: клиент получает обслуживание, и компания сразу переходит к следующему заказу, так что здесь нет места для постоянных итераций.
• Строительство: у подрядчиков лишь одна возможность построить здание. Ошибки на этапе возведения фундамента или конструкций могут быть критичными. Но PDCA можно задействовать при отделке или ремонте — например, изменить цвет стен или исправить неполадки в электропроводке.

Когда внедрять

Если ваш отдел продаж ещё не работает по модели PDCA, начинайте применять её в следующих случаях:

1. При снижении продаж: Проведите аудит существующей системы продаж, выполните SWOT-анализ, выберите стратегию роста, установите SMART-цели и разработайте план действий. Используя PDCA для внедрения изменений, вы сможете достичь качественных результатов быстрее.
2. При внедрении нового инструмента продаж: Внедрение CRM-системы, новых скриптов продаж, каналов или мотивационной системы может сопровождаться непредвиденными сложностями. Используйте PDCA, чтобы оперативно выявлять и устранять ошибки, оптимизируя процесс.
3. Работа с ключевыми клиентами: При привлечении и обслуживании стратегических клиентов (категории VIP, A+ и A) применяйте цикл PDCA для планирования и реализации каждого этапа. Это поможет обеспечить непрерывное повышение качества обслуживания и внимание к клиентам. Использование PDCA позволяет перейти от подхода «реакция на заявку» к «постоянному вниманию и развитию клиента», укрепляя отношения и удерживая его от перехода к конкурентам.

Модель PDCA: применение

Представьте, вы запускаете рекламную кампанию в социальных сетях с прогнозами по конверсии, кликам и продажам. Кампания, однако, не даёт даже половины ожидаемого отклика, и вы теряете деньги и время. А теперь посмотрим, как бы выглядел процесс, если бы вы использовали цикл PDCA:

• Планирование: Подготовка кампании начинается с тщательного анализа: исследование аудитории, определение УТП, планирование желаемых результатов. Генерируются гипотезы, создаются креативы, пишутся тексты, и устанавливаются чёткие KPI.
• Реализация: Запуск кампании — здесь важно контролировать её ход, чтобы отслеживать любые отклонения от ожидаемых результатов.
• Проверка: На этапе анализа проверяйте промежуточные результаты, а не только финальные. Через день-два после запуска оценивайте первые показатели и потенциальные перспективы.
• Корректировка: На основании полученных данных принимайте решение: продолжать, приостановить или собрать команду для мозгового штурма, чтобы понять, что пошло не так, и внести корректировки для улучшения показателей.

Пример №1

На этапе Планирования вы начинаете с исследования рынка и прогноза для каждого сегмента клиентской базы, используя методику SMART для постановки целей. Вы формируете основные цели, декомпозируете их на подзадачи и рассчитываете ключевые показатели эффективности (KPI), чтобы оценивать успех выполнения плана. Затем вы интегрируете эти показатели в систему материальной мотивации, чтобы стимулировать коллектив достигать новых высот. Завершающим шагом на этом этапе становится собрание, где вы информируете сотрудников о новых планах, целях и ожиданиях, готовя команду к переходу на новый уровень.

После этого, на этапе Внедрения (Do), вы начинаете контроль выполнения запланированных показателей. В течение двух недель внедряете плановые задачи, внимательно отслеживаете их исполнение и собираете аналитику. Это позволяет вам получить первые данные и понять, в каких аспектах возникают затруднения. Начинают вырисовываться слабые места и пробелы, которые необходимо будет проанализировать и скорректировать на следующем этапе.

На третьем этапе цикла Деминга — Изучение (Study) — вы глубоко анализируете обнаруженные проблемные зоны. Где произошли ошибки в прогнозировании? Что мешает отделу продаж достичь намеченных показателей? Какие дополнительные ресурсы или методы могут быть полезны? Здесь важно сравнить полученные результаты с запланированными, чтобы выявить отклонения и проанализировать их причины. Такой анализ позволяет понять, какие аспекты продаж — будь то рыночные условия, внутренние процессы или методики продаж — необходимо улучшить для выполнения целей.

Полученные результаты дают вам ясное представление об узких местах, будь то изменяющиеся потребности рынка, особенности продаж или техника общения с клиентами. На основании этого вы формируете конкретные меры, которые помогут выполнить план продаж, или принимаете решение о его корректировке.

На этапе Воздействия (Act) вы вносите изменения, направленные на устранение выявленных проблем. Это может включать реорганизацию структуры отдела продаж, перераспределение клиентских сегментов между менеджерами, оптимизацию режима работы и другие меры. Устраняя выявленные потери качества, вы адаптируете план к текущей ситуации. Если корректировки работают, вы продолжаете следовать исходному плану; если нет, адаптируете план под реальные показатели.

Цикл Деминга позволяет последовательно адаптировать и оптимизировать планы продаж, поддерживая их актуальность и качество на каждом этапе работы.

Пример №2

Этот подход является эффективным инструментом для внедрения новых навыков активных продаж в команде. Метод «двойных встреч» активно применяется для развития продаж в B2B-сегменте, позволяя менеджерам овладеть навыками через практику. После прохождения обучения менеджерами продаж добавляется практика совместных встреч с наставником. Наставник работает с менеджером, применяя цикл Деминга для структурированного подхода.

Во время подготовки, проведения переговоров и анализа встречи наставник выполняет следующие этапы:

1. Планирование: До встречи с клиентом наставник даёт менеджеру задание тщательно подготовиться. Это включает работу по алгоритму, изученному на тренинге по СПИН-продажам, и предварительный отчёт о цели и стратегии переговоров, который менеджер предоставляет за полчаса до встречи. Здесь закладывается фундамент успеха: планирование ключевых моментов, прогнозирование возможных вопросов клиента и подготовка аргументов. На этом этапе цикла Деминга формируется основа для успешной сделки.
2. Внедрение: На встрече с клиентом менеджер и наставник воплощают разработанную стратегию переговоров. Наставник следит за ходом встречи, отмечая действия менеджера и отслеживая отклонения от плана. Этот этап позволяет менеджеру видеть в реальном времени, как ведение переговоров может влиять на исход сделки, и какие ошибки могут возникать в процессе. Наставник фиксирует ключевые моменты, чтобы вернуться к ним позже.
3. Обучение: Сразу после завершения переговоров наставник и менеджер проводят анализ встречи. Они следуют алгоритму оценки, чтобы понять, что сработало, а что потребовало бы корректировки. На этом этапе наставник помогает менеджеру осознать допущенные ошибки и понять, как можно улучшить подход к клиенту в будущем. Это критически важная стадия цикла Деминга, так как именно здесь менеджер глубже осознаёт свои ошибки и учится на них, получая ценные рекомендации.
4. Воздействие: На итоговом собрании, менеджер представляет команде результаты встречи, объясняет факторы, которые помогли или затруднили достижение цели, а также указывает на стратегии и методы переговоров, которые требуют доработки. Менеджер берёт на себя обязательства по применению полученных знаний и улучшению методик. На этом этапе закрепляются навыки, полученные во время взаимодействия с наставником, и вся команда может учиться на конкретных примерах.

Этот метод демонстрирует высокую эффективность при обучении менеджеров продаж сложным навыкам и улучшении их работы на сложных сделках с длинным циклом. Использование цикла Деминга помогает руководителю отдела продаж (РОП) сократить время, необходимое для обучения команды, и делает внедрение изменений в обучение более продуктивным. Закрепление навыков активных продаж происходит быстрее, так как цикл Деминга способствует непрерывному совершенствованию.

Цикл PDCA — это бесконечный процесс улучшения: он позволяет не только повышать навыки продаж, но и укреплять клиентскую базу, развивать техники общения и постоянно совершенствовать процесс работы. Следуя алгоритму цикла Деминга, можно добиться устойчивого роста и стабильных продаж.

Этапы цикла PDCA в IT-проектах

Цикл Деминга эффективен как на производстве, так и в IT-проектах. В разработке программного обеспечения рекомендуется разбивать работу на короткие итерации и регулярно тестировать результаты, а не пытаться реализовать все требования технического задания (ТЗ) сразу. Это позволяет быстрее находить и исправлять ошибки. Если проверка проводится лишь в конце проекта, то при обнаружении ошибок придется возвращаться к началу, что требует дополнительного времени и средств.

При управлении разработкой сайта цикл PDCA помогает структурировать и оптимизировать процесс. Пример шагов выглядит так:

Шаг 1. Планировать
На первом этапе проводится анализ задачи, сбор требований и формирование ТЗ. Важно выяснить, что ожидает заказчик, и какие задачи решает сайт для пользователя. Здесь согласовываются все требования, устанавливаются сроки и разрабатывается план работ для первой итерации. Чёткое планирование позволяет избежать недопонимания и задержек.

Шаг 2. Делать
Задача на этом этапе — реализация плана первой итерации. Например, разработка и верстка главной страницы. Команда следует утверждённому плану, постепенно воплощая функционал и дизайн, согласованные на этапе планирования.

Шаг 3. Тестировать
Когда главная страница создана, её необходимо протестировать, чтобы убедиться, что она соответствует всем требованиям и ожиданиям заказчика. Этот этап помогает выявить ошибки или недочёты, а также оценить, насколько конечный результат отвечает первоначальным целям проекта.

Шаг 4. Корректировать
На основе результатов тестирования вносятся необходимые исправления. Если в процессе тестирования были обнаружены слабые места, их устраняют. Также при необходимости корректируются требования и уточняются методы разработки, чтобы улучшить качество проекта и снизить вероятность подобных проблем в будущих итерациях.

Этот цикл повторяется снова и снова на каждом этапе разработки. Благодаря кратким итерациям и регулярному тестированию, проект продвигается поэтапно, с минимальными задержками и максимальной точностью, что помогает быстрее и качественнее достичь ожидаемого результата.

Сколько циклов нужно для одного проекта

При использовании цикла Деминга существуют два подхода: завершённая работа с конечным результатом и постоянная деятельность, где процесс улучшения продолжается без конкретной точки завершения. Рассмотрим, как PDCA применяется в обоих случаях:

1. PDCA с конечной целью: В случае, если компания выполняет задание с чётко определённым финалом, цикл PDCA завершится по достижении желаемого результата. Например, при создании сайта: компания получает заказ, разрабатывает сайт, вносит все правки и передает готовый продукт клиенту. Проект заканчивается, как только заказчик остаётся доволен результатом и все доработки выполнены. Такие проекты, как создание текста, фотосессия или индивидуальный пошив одежды, обычно требуют 2-3 итерации для выявления и исправления недочётов. Цикл длится до тех пор, пока заказчик не примет финальную версию.
2. PDCA без конечного результата: В проектах с постоянными изменениями, таких как отделы продаж, серийное производство, рекламные агентства или образовательные платформы, достигнуть конечного результата невозможно. Здесь цикл PDCA повторяется непрерывно, так как условия постоянно меняются: появляются новые тренды, усиливается конкуренция, выходят обновлённые продукты. Такой цикл продолжается всё время, пока компания активна, поддерживая её в актуальном состоянии.

Как цикл Деминга связан сo Scrum

При сравнении цикла Деминга и спринтов в Scrum можно заметить их сходство. Оба подхода поддерживают итеративное развитие и постоянное улучшение. Вот как этапы PDCA перекликаются со спринтами в Scrum:

Для лучшего понимания Agile и Scrum методов, рекомендуется ознакомиться с принципами этой методологии, включая роли в команде и особенности работы короткими спринтами.

При принятии решения о внедрении PDCA можно помнить, что каждый этап в модели — планирование, выполнение, проверка и корректировка — нацелен на непрерывное улучшение и стабилизацию процессов.

Что такое цикл PDCA? Краткий чек-лист

• Plan: Определите, что именно нужно сделать и как это реализовать. Здесь важна чёткая постановка цели и планирование шагов для её достижения.
• Do: Реализуйте запланированное, следуя составленному плану без отклонений. Это помогает соблюдать структуру и поддерживать процесс под контролем.
• Check: Проверьте результаты — оцените, достигли ли вы поставленных целей. На этом этапе важно выявить отклонения и проанализировать, что сработало, а что требует доработки.
• Act: Исправьте выявленные ошибки, обновите план или процесс, если это необходимо для улучшения. Здесь вы корректируете подход, основываясь на реальных результатах.
• Повторите цикл: Начните новый цикл, опираясь на опыт и знания, полученные в предыдущем. Это позволяет непрерывно улучшать процесс.

Резюмируем

Цикл Деминга способствует постоянному совершенствованию продукта или процесса. Модель универсальна и применима практически в любой отрасли, за исключением тех, где необходимо мгновенное выполнение без права на повторение.

Количество циклов может варьироваться для каждой компании: некоторые проекты требуют нескольких итераций, чтобы соответствовать ожиданиям клиента, тогда как для других достаточно всего одной корректировки.

Особое внимание уделите этапу проверки (Check). Ошибки на этом этапе могут затруднить исправление и привести к повторению проблем в следующем цикле.

Мы искренне верим, что наша статья и рекомендации будут тебе полезны в оптимизации общения и процессов внутри команды. Присоединяйся и развивайся вместе с TeamStorm.