Новое исследование TeamStorm: Российский рынок систем управления совместной работой

Подробнее
Дарья Васина

Дарья Васина

Время чтения 29 минут
Дарья Васина

Дарья Васина

Проверенный Проверенный

Дарья — эксперт в международном и локальном маркетинге, с опытом работы в финансовом секторе, сфере заказной разработки, информационной безопасности и создании ПО. Профессиональный путь включает работу в таких компаниях, как Group-IB, Wallarm, VK и TeamStorm
Дарья Васина

Дарья Васина

Время чтения 29 минут
Дарья Васина

Дарья Васина

Управление проектами: Как это работает и что важно учитывать

Управление проектами — это процесс планирования, организации и контроля ресурсов для достижения конкретных целей в установленный срок.
Наши советы помогут создать структурированный подход к управлению проектами, обеспечивая высокую вероятность успешного завершения.

Управление проектами: Как это работает и что важно учитывать

Ваш коллектив стоит на пороге начала грандиозного проекта. Работа, которую предстоит выполнить, напоминает выстраивание длинной череды домино: завораживающе смотреть, как они последовательно падают, но как же разочаровывает, когда процесс нарушается из-за единственной ошибки.

Такие проекты всегда являются дерзким и захватывающим предприятием. Возможно, вы едва удерживаете волнение и желание начать как можно скорее. Неужели вы закроете глаза и поручите исход случаю, или, может быть, потрете волшебную лампу, надеясь на помощь джинна? Если у вас получится вызвать такую магию, обязательно дайте нам знать! Но в реальной жизни ключ к успеху в выполнении масштабного и внушающего трепет проекта — это умение его эффективно организовать.

Что такое проект

Управление проектами

Давайте разберёмся, что представляет из себя проект и что именно мы будем управлять. Представьте ситуацию: руководитель поручает вам организовать командный брейншторм. Вы отмечаете это в своём списке задач и продолжаете заниматься текущими делами. На следующий день руководитель спрашивает о подготовке брейншторма, нужны идеи.

И вот выясняется, что у задачи есть временные рамки. Вы назначаете дату и время для брейншторма, рассылаете приглашения коллегам. Оказывается, что один сотрудник занят важным звонком в это время; другой находится в отпуске; третий не читает электронные письма. Вы понимаете, что нужно как-то координировать время и ресурсы команды.

Затем руководитель предлагает провести мозговой штурм в коворкинге, что потребует финансирования, но средства будут предоставлены. Так вы узнаёте о наличии бюджета, который нужно грамотно использовать, а также организовать кофе и печеньки для участников.

И вот простая задача превращается в проект. Задача — это действие, которое можно выполнить здесь и сейчас, которое может повторяться и входить в постоянный процесс. Задачи поддерживают операционную деятельность компании и обеспечивают её стабильность.

Проект — это комплексная деятельность с множеством переменных и зависимостей, направленная на достижение уникального результата. Это временное предприятие с определённым началом и концом.

У проекта есть характерные черты — это шесть переменных:

  • срок
  • бюджет
  • содержание
  • риски
  • выгода
  • команда

Проект проходит через жизненный цикл с различными этапами, о которых мы поговорим далее.

Суть управления проектами

Управление проектами включает в себя координацию процессов, инструментария, участников и их навыков для успешной реализации проектов, соответствующих целям и спецификациям. Это направление деятельности позволяет команде систематически применять усилия для достижения чётко определённых целей, повышает прозрачность процессов, улучшает коммуникацию и помогает чётко определить рамки проекта, что увеличивает шансы на его успешное завершение.

Как дополнительный аргумент в пользу управления проектами приведем статистику: в ИТ-секторе компания McKinsey отмечает, что перерасход бюджетов составляет в среднем 45%, а времени — 7% для значимых ИТ-проектов.

Система управления проектами

Управление проектами направлено на выполнение конкретных задач и достижение целей проекта. Различим понятия «процесс» и «проект», чтобы лучше понять необходимость управления проектами. Процесс предполагает устойчивую, повторяемую деятельность, такую как технологический или бизнес-процесс, основывающийся на цикличном повторении ценностных взаимодействий и часто подвергающийся регламентации.

Проект же представляет собой уникальную задачу с ограниченными временем, бюджетом и требованиями к качеству, что требует разработки нового плана для каждого случая — это и есть проектно-ориентированный подход. Процесс, в свою очередь, можно сравнить с массовым производством, в то время как проект — это скорее изготовление продукции на заказ, например, как серийное производство автомобилей по сравнению с разработкой новой модели.

Современный бизнес всё чаще переходит от стандартных процессов к реализации уникальных проектов, что становится жизненно необходимым для выживания компании или её адаптации к быстро изменяющимся условиям. Вот некоторые примеры проектов, которые стали критически важны для бизнеса в последнее время:

  • внедрение гибридного формата работы;
  • реорганизация и локализация цепочек поставок;
  • цифровая трансформация.

Преимущества управления проектами включают:

  • Экономию ресурсов через эффективное управление, что напрямую переводится в финансовую выгоду.
  • Подготовку компании к изменениям рыночных условий через адаптацию организационной структуры с уменьшением уровней управления и созданием гибких команд.
  • Упрощение инноваций и расширение на новые рынки благодаря успешно реализованным проектам.

Жизненный цикл проекта: Пять стадий

Жизненный цикл проекта

Запустить проект с начальной точки не означает просто отмечать выполненные задачи. Первоначально требуется создать основу для всего процесса. Основываясь на этом, Институт управления проектами (PMI) определяет пять ключевых стадий управления проектом.

Стадия 1: Запуск

Многие предполагают, что первый шаг в управлении проектом — это планирование. Однако, прежде чем перейти к разработке стратегии, важно обеспечить поддержку всех заинтересованных сторон. На этой стадии целесообразно создать проектный документ, который четко формулирует бизнес-задачу и получает необходимое подтверждение. В качестве альтернативы уставу проекта мы предлагаем использовать проектную карту, так как она более наглядна и легче для восприятия. Основные вопросы, которые нужно рассмотреть:

  • Какова бизнес-цель проекта? (Наши стратегические планы могут помочь.)
  • Реализуем ли проект?
  • Стоит ли начинать?

Важно решить, стоит ли вообще затевать проект, прежде чем инвестировать в него ресурсы. Отличный способ начать такое обсуждение — провести мысленное упражнение на тему потенциального краха, чтобы предвидеть возможные проблемы и способы их предотвращения.

Стадия 2: Планирование

Приняв решение продолжить, следующим шагом будет стадия планирования. Здесь вы создадите детализированный план проекта, который станет руководством для всей команды. Планирование критически важно для избежания расширения проектных рамок. На этой стадии необходимо решить ряд ключевых вопросов:

  • Каковы цели проекта?
  • Какие ключевые показатели успеха (KPI) будут использованы?
  • Каковы границы проекта?
  • Какой бюджет?
  • Каковы риски?
  • Кто из команды будет задействован?
  • Какие задачи предстоит выполнить?
  • Какие контрольные этапы предстоит пройти?

Это время, когда необходимо убедиться, что ожидания всех участников команды совпадают перед началом работы. Погружение в детали на этом этапе кажется сложным, но на самом деле является неотъемлемой частью стратегического планирования.

Стадия 3: Реализация

Заварите кофе и проверьте, что все кабели подключены — настал ваш час! Подкатите рукава и приступайте к задачам, следуя разработанному плану. Во время стадии реализации вас ждут следующие задачи:

  • Распределение ресурсов.
  • Мониторинг выполнения задач исполнителями.
  • Проведение оперативных совещаний.
  • Настройка систем мониторинга. Это время, когда проект начинает принимать реальные очертания, и вы увидите, как начальное планирование оправдывает себя на практике.

Стадия 4: Контроль

Сам по себе план не решает все задачи — он подобен личному бюджету, который бесполезен без постоянного контроля за расходами. Вам нужно будет тщательно следить за прогрессом и сопоставлять показатели эффективности проекта (KPI) с заранее установленными целями. Если проект начинает отклоняться от курса или его рамки неожиданно расширяются, пора провести переоценку. Можно скорректировать текущие действия или сам план. Регулярные проверки — ключевой элемент успешного контроля.

Стадия 5: Заключение

На завершающей стадии вам предстоит устранить все недочеты и завершить следующие задачи:

  • Провести ретроспективу проекта для анализа и оценки всех этапов работы.
  • Составить итоговый отчет по проекту.
  • Обеспечить сбор и хранение всей проектной документации в надежном месте, например, в системе Confluence. Эти действия позволят вам официально закрыть проект, а также гарантировать легкий доступ к его результатам и материалам для возможного использования в будущем.

Методология и этапы управления проектом

В области управления проектами часто употребляются термины как методы, методики, методологии, а также системы и фреймворки. Нередко они используются как взаимозаменяемые, хотя могут обозначать совершенно разные понятия.

Часто возникает путаница в терминологии, поскольку каждый интерпретирует их по-своему. Так, стандартное определение «методологии» из словаря может терять смысл, если собеседник понимает его иначе.

Поиск чёткой информации о популярных методологиях управления проектами часто оказывается безуспешным. Определить, являются ли они методами, фреймворками или системами, бывает сложно.

По определению PMI (Институт управления проектами), методология — это набор практик, методов, процедур и правил, применяемых в конкретной сфере. Так, Lean-практики, Канбан и Шесть Сигм классифицируются как методологии управления проектами. В то время как Agile и Waterfall, хоть и часто упоминаются в списке методологий, на самом деле таковыми не являются.

Итак, давайте углубимся в изучение наиболее известных методологий и по пути проясним, к какой категории они относятся.

Каскадная модель (Waterfall)

методы управления проектами
  • Что это такое: Классическая модель управления проектами, где процесс разработки проходит через строго определенные последовательные этапы.
  • Особенности: Последовательный процесс, негибкий к изменениям после начала этапа.
  • Цель: Обеспечить структурированное и предсказуемое управление проектами.
  • Применение: Подходит для проектов с четко определенными требованиями, где изменения не предвидятся.
  • Обычное использование: Строительство, производство, некоторые типы разработки ПО.

PMBOK (Project Management Body of Knowledge)

PMBOK
  • Что это такое: Стандарт управления проектами, предоставляющий набор рекомендуемых практик.
  • Особенности: Покрывает обширный набор процессов управления проектами в пять основных групп процессов.
  • Цель: Стандартизировать процессы управления проектами для повышения их эффективности.
  • Применение: Рекомендуется для любых проектов, особенно в больших организациях, стремящихся к стандартизации.
  • Обычное использование: Широко используется в различных отраслях, включая строительство, ИТ и инженерию.

Agile (Гибкая методология)

Agile
  • Что это такое: Методология, основанная на итеративной разработке и постепенной доставке продукта.
  • Особенности: Гибкость, адаптивность, быстрая обратная связь от клиента.
  • Цель: Максимально быстро реагировать на изменения требований и потребности клиентов.
  • Применение: Эффективна в динамичных проектах с часто меняющимися требованиями.
  • Обычное использование: Разработка программного обеспечения, маркетинг, продуктовая разработка.

Scrum

Scrum
  • Что это такое: Фреймворк в рамках Agile, ориентированный на управление процессом разработки.
  • Особенности: Короткие циклы разработки (спринты), ежедневные совещания, роли (Scrum Master, Product Owner, Team).
  • Цель: Ускорить разработку и улучшить координацию в команде.
  • Применение: Рекомендуется для проектов, требующих быстрой адаптации и частых обновлений.
  • Обычное использование: ИТ-разработки, новые медиа.

Канбан

Канбан
  • Что это такое: Метод управления процессом разработки с помощью визуализации работы на доске Канбан.
  • Особенности: Непрерывный поток, ограничение количества задач в работе, визуализация работы.
  • Цель: Улучшить эффективность рабочего процесса и сократить время цикла.
  • Применение: Эффективен в проектах с необходимостью постоянного мониторинга и адаптации рабочего процесса.
  • Обычное использование: Производство, ИТ, разработка продуктов.

PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments)

PRINCE2
  • Что это такое: Структурированный метод управления проектами, ориентированный на фазы и четкий контроль.
  • Особенности: Фокус на делегировании, мониторинге, контроле, а также структурированном планировании.
  • Цель: Обеспечить четкое управление проектами на всех этапах их жизненного цикла.
  • Применение: Подходит для крупных, формализованных проектов, особенно в государственном и корпоративном секторе.
  • Обычное использование: Крупные ИТ-проекты, строительство, государственные проекты.

Шесть сигм

Шесть сигм
  • Что это такое: Методология управления качеством, фокусирующаяся на статистических методах для уменьшения дефектов.
  • Особенности: Стремление к почти полному исключению дефектов, повышение качества и эффективности процессов.
  • Цель: Минимизировать количество ошибок и дефектов в производстве и бизнес-процессах.
  • Применение: Рекомендуется для проектов, где критично высокое качество и низкий уровень ошибок.
  • Обычное использование: Производство, бизнес-процессы, здравоохранение.

DSDM (Dynamic Systems Development Method)

DSDM (Dynamic Systems Development Method)
  • Что это такое: Гибкая методология управления проектами, ориентированная на полный проектный жизненный цикл.
  • Особенности: Ранняя доставка бизнес-ценности, активное участие пользователя, гибкие приоритеты.
  • Цель: Обеспечить доставку реальной бизнес-ценности при активном участии пользователя.
  • Применение: Эффективна в проектах с высокой степенью изменчивости и когда вовлечение конечного пользователя критично.
  • Обычное использование: ИТ и разработка программного обеспечения, быстрые стартапы.

P3.express

P3.express
  • Что это такое: Простая и эффективная система управления малыми проектами.
  • Особенности: Минимализм в управлении, акцент на необходимых элементах управления проектами без излишней бюрократии.
  • Цель: Обеспечить эффективное управление малыми проектами с ограниченными ресурсами.
  • Применение: Идеально подходит для малых проектов и команд, где важна скорость и гибкость.
  • Обычное использование: Малый бизнес, стартапы, проекты с ограниченным бюджетом.

XP (Extreme Programming)

  • Что это такое: Гибкая методология разработки программного обеспечения, акцентирующая внимание на технической стороне и высоком уровне взаимодействия внутри команды.
  • Особенности: Интенсивная разработка, тесное сотрудничество клиентов и разработчиков, частые выпуски продукта.
  • Цель: Повышение качества программного продукта и удовлетворенности клиента.
  • Применение: Рекомендуется для проектов, где требуется быстрая адаптация к меняющимся требованиям и тесное сотрудничество с заказчиком.
  • Обычное использование: Разработка программного обеспечения, особенно в стартапах и инновационных проектах.

Модель Киневина

Модель Киневина
  • Что это такое: Фреймворк для принятия решений и управления в условиях неопределенности.
  • Особенности: Определение типа контекста (Простой, Сложный, Хаотичный, Компликованный) для выбора подходящего метода управления.
  • Цель: Помочь управлять проектами в условиях сложности и неопределенности.
  • Применение: Эффективна в условиях, когда традиционные методы управления не подходят.
  • Обычное использование: Управление изменениями, кризисное управление, инновационные проекты.

APMBoK (Association for Project Management Body of Knowledge)

  • Что это такое: Набор стандартов и практик, разработанных Ассоциацией управления проектами для улучшения процессов управления.
  • Особенности: Покрывает обширные аспекты управления проектами, предлагая структурированный подход.
  • Цель: Стандартизировать практики управления проектами.
  • Применение: Рекомендуется для организаций, ищущих улучшить свои методы и процессы управления.
  • Обычное использование: Корпоративное управление проектами, образовательные программы в области управления проектами.

P2M (Project and Program Management for Enterprise Innovation)

  • Что это такое: Японская методология управления проектами и программами, нацеленная на инновации в предприятии.
  • Особенности: Сфокусирована на создании новой ценности и поддержке инновационных проектов на уровне предприятия.
  • Цель: Поддерживать устойчивое инновационное развитие в организациях.
  • Применение: Эффективна в больших компаниях, стремящихся к инновациям и управлению сложными программами.
  • Обычное использование: Корпоративные инновации, управление программами в крупных технологических компаниях.

Лучшие стратегии по управлению проектами

Даже придерживаясь всех установленных этапов, всегда существуют дополнительные стратегии, которые могут усовершенствовать процесс управления проектом и уменьшить возможные сложности.

Первоначальное собрание по проекту

Во время первичного собрания по проекту вы установите основные цели, детально обговорите временные рамки и представите всю необходимую информацию команде. Используйте наш шаблон для организации повестки дня, чтобы облегчить процесс. Не стоит пренебрегать этой встречей, даже если кажется, что команда готова начать без предварительных обсуждений. Это поможет предотвратить возможные недоразумения и сплотить команду.

Учёт зависимостей в задачах и ресурсах

Важно осознавать, что задачи в проекте не существуют изолированно и могут зависеть друг от друга, подобно звеньям цепи. Так, один член команды не сможет выполнить свою часть работы, не получив результатов от другого (например, Дарья ожидает контент от Дениса). Понимание этих зависимостей критически важно для эффективного управления проектом, и диаграмма Ганта может быть здесь весьма полезной.

Определение критического пути проекта

Критический путь проекта показывает самую длинную последовательность зависимых этапов, необходимых для его завершения. Знание этого пути позволяет проактивно управлять потенциальными задержками и удерживать проект в рамках установленных сроков. Наличие ясного представления о критическом пути помогает определять ключевые моменты для фокусировки усилий и предотвращения срывов графика.

Эти стратегии служат для углубления понимания и улучшения управления проектами, обеспечивая более гладкое и предсказуемое выполнение работ.

Установление реалистичного графика

Часто встречающаяся ошибка — недооценка времени, необходимого для выполнения задач, что может привести к серьезным задержкам в проекте. Чтобы избежать этого, опирайтесь на данные о продолжительности работ в предыдущих проектах. Используйте программное обеспечение для отслеживания времени, чтобы более точно оценить необходимое время на задачи, и проконсультируйтесь с вашей командой относительно их индивидуальных графиков.

Применение программного обеспечения для управления проектами

Наличие неструктурированных электронных переписок может замедлить ход проекта. Хранение всех документов и управление проектом через специализированное ПО, такое как Jira для задач и Confluence для документации, сделает проектные процессы более прозрачными и организованными. Централизованное управление облегчит коммуникацию и предоставит команде единый источник информации.

Определение четких ролей и обязанностей

Максимальная эффективность команды достигается, когда каждый член команды знает свои обязанности и роль в проекте. Ясное определение ролей поможет каждому сосредоточиться на своих задачах, уменьшая перекрытие функций и увеличивая личную ответственность. Применение методики RACI или DACI в Confluence поможет ясно распределить ответственность между участниками.

Коллективная работа над проектом и навыки управления проектами

Управление проектом в одиночку может привести к излишнему стрессу и упущениям. Включение команды в планирование и принятие решений позволяет воспользоваться разными точками зрения для создания более реалистичного плана и выявления неочевидных зависимостей. Мозговой штурм — эффективный способ генерации и обсуждения идей. Не изолируйтесь при планировании, особенно если ваша команда работает удаленно; активное участие коллег сделает процесс более продуктивным и инклюзивным.

Методы управления проектами  — как выбрать

Планирование с начала проекта

Перед тем как приступить к проекту, важно определить несколько ключевых аспектов:

  • Природа проекта: Что именно предполагает проект?
  • Заказчик: Кто является инициатором проекта?
  • Команда: Какие участники вовлечены и каковы их роли?
  • Гибкость проекта: Насколько изменчивы объем работы, документация и сроки?

Ответы на эти вопросы нужно найти на ранних этапах. Эффективное верхнеуровневое планирование, не требующее значительных затрат времени и ресурсов, поможет оценить целесообразность проекта и предварительно выбрать инструменты для его реализации.

Понимание применения методологий управления проектами

Когда дело доходит до управления проектами, важно разобраться в методологиях и выбрать подходящую. В основе лежат два ключевых подхода:

  • Предиктивный подход – реализация проекта идет по заранее установленным шагам, а все ключевые параметры проекта (содержание, стоимость и сроки) фиксируются на ранних этапах.
  • Адаптивный подход – в таком подходе нет строгого порядка выполнения этапов жизненного цикла, что позволяет гибко реагировать на изменения.

В контексте этих подходов разворачивается множество методологий, руководств и фреймворков, определяющих проектную деятельность. Однако на практике большинство сложных проектов требует гибридного применения этих подходов, что позволяет сочетать их преимущества в рамках одного проекта.

В выборе методологии крайне важно быть честным по отношению к себе, своей команде и особенностям проекта. Не следует выбирать методику исключительно из-за личных предпочтений — важно оценить, какой подход будет наиболее эффективен в данной ситуации:

  • Применимость для проекта: нужно оценить, насколько велика взаимозависимость задач, возможно ли планирование на основе приоритетов, как много процессов может быть реализовано параллельно.
  • Применимость для команды: важно учитывать не только профессиональные навыки команды, но и их предпочтения к формату работы, например, к частым коротким встречам.
  • Применимость для компании: необходимо учитывать корпоративную культуру и потенциальное сопротивление новым методам управления проектами.

Согласование методологий с корпоративными стандартами и требованиями заказчика

Когда вы проанализируете проект и будете готовы к выбору методологии, важно учитывать, что в вашей компании может быть своя установленная методология, а у заказчика — своя. В таких случаях необходимо гармонизировать различные подходы, что может оказаться сложной задачей.

Вам придется вникнуть в установленные процессы работы со стороны заказчика, обсудить и согласовать порядок предоставления отчетов и темпы выполнения этапов проекта. Это необходимо для избежания ситуации, когда, например, заказчик ожидает еженедельных итераций проекта по методологии SCRUM, а ваша команда работает по методу Waterfall и предоставляет результаты реже.

Адаптация методологий с умом

Термин «cherry-picking» описывает процесс выбора только лучших аспектов из разных источников. В контексте управления проектами это может привести к тому, что вы выберете ежедневные встречи из Scrum, диаграммы Ганта из классического управления проектами и роль Scrum-мастера, в результате чего получится несогласованный микс элементов. Вместо этого нужно стремиться к адаптации методологий с помощью комплексного подхода: оцените текущие ресурсы, цели проекта и доступные вам инструменты. Важно также понимать, какую методологию вы хотите адаптировать.

Примеры подходов к адаптации:

  • Scrum является частью гибкой философии, но он требует строгого соблюдения ролей, артефактов и правил, которые не могут функционировать эффективно в изоляции.
  • P3.express предлагает более гибкую структуру с 33 шагами, где в новой версии шаги сгруппированы по фазам проекта. Это позволяет выбирать и адаптировать конкретные элементы в соответствии с нуждами проекта, такие как шаги A1–A10 для подготовки и B1–B5 для планирования.

Такой подход обеспечивает не только выбор оптимальных решений, но и их эффективное внедрение в рамках конкретных проектных задач.

Инструменты для управления проектами и навыки проектного менеджера

Набор инструментов проектного менеджера включает в себя как цифровые технологии, так и физические принадлежности.

Технологический комплект проекта состоит из:

  • Планировщики задач, системы управления задачами и тикет-системы;
  • Сервисы для управления персоналом;
  • Программы для финансового учета;
  • Инструменты для визуализации данных, создания презентаций и виртуальные доски;
  • Облачные сервисы для хранения данных;
  • Средства коммуникации, включая видеоконференции и мессенджеры.

Физические инструменты включают:

  • Блокноты, маркерные или пробковые доски, листы бумаги, салфетки — все, что может пригодиться для фиксации идеи в любом месте.

Об эффективных инструментах для управления проектами написано множество статей, включая отдельные публикации о 12 важных инструментах и недавнюю подборку 25 лучших инструментов для совместной работы, актуальных на 2024 год.

Определение ключевых ролей в проектной команде

Для успешного управления проектом необходимо четко определить роли и обязанности его участников с самого начала. Это обеспечивает скоординированную работу и помогает выполнять проект в установленные сроки.

В проектной команде могут быть следующие участники:

  • Менеджер проекта – обеспечивает общее руководство проектом и отвечает за его успех.
  • Куратор проекта – высшее руководство, поддерживающее проект и сотрудничающее с менеджером.
  • Участник команды – непосредственно выполняет задачи проекта.
  • Поставщик – обеспечивает проект необходимыми товарами и услугами.
  • Заинтересованная сторона может быть:
    • Основная – активно участвует в реализации проекта.
    • Неосновная – участвует в собраниях и может вносить ограниченный вклад.
    • Невлиятельная – осведомлена о проекте, но не участвует в его выполнении и не оказывает заметного влияния.
  • Клиент – лицо или организация, для которой выполняется проект (если проект не внутренний).

Понимание и правильное распределение этих ролей критически важно для гармоничной и эффективной работы над проектом.

Управление проектами: роль и компетенции менеджера проекта

Успех любого проекта в значительной степени зависит от умений и качеств лица, управляющего этим проектом — менеджера проекта.

Компетенции менеджера проекта:

Основное требование к менеджеру проекта — это наличие базовых знаний в области управления проектами. Такие знания чаще всего основываются на методологии PMBoK, которая является основой для множества стандартов в этой области. Существуют и другие стандарты, такие как APMBoK или P2M. Менеджеры проектов также должны обладать достаточными знаниями в области, к которой относится проект, будь то строительство или программное обеспечение.

Профессиональные менеджеры проектов иногда склонны к процессно-ориентированному подходу, что может привести к затягиванию проекта. Это можно предотвратить, развивая у менеджеров навыки проектного мышления.

Личностные качества менеджера проекта:

Менеджер проекта выполняет лидерскую роль, поэтому его личные качества и мотивация играют критическую роль. Он должен уметь общаться с заказчиком, мотивировать команду и взаимодействовать с коллегами, которые не подчиняются ему напрямую. Важными являются навыки переговоров и способность проявлять лидерство в критических ситуациях.

Можно ли управлять проектами без специального образования?

Возможно, но такой подход может привести к потере времени, поскольку менеджеру придется самостоятельно разрабатывать методы управления, которые могут оказаться неэффективными. Рекомендуется изучить основные методики и стандарты, выбрать подходящие и адаптировать их к конкретному проекту. Знание стандартов важно, но не следует им слепо следовать, так как разные проекты требуют разных подходов.

Суть хорошего менеджмента проекта:

Идеальный менеджер проекта должен:

  • Обладать развитыми коммуникативными навыками и лидерскими качествами;
  • Быть мотивированным на достижение результатов и способен вовлекать в работу всю команду;
  • Иметь соответствующую квалификацию и знания в области управления проектами и в той сфере, где реализуется проект.

Дополнительные аспекты управления проектами: Управление проектом — это не только управление задачами и ресурсами, но и управление собственными эмоциями и действиями. В работе над проектами важно умение адекватно реагировать на непредвиденные обстоятельства и кризисы, поскольку результат работы не всегда бывает полностью предсказуем.

Критерии выбора программного обеспечения для управления проектами

Определение наилучшего программного решения для управления проектами требует тщательного подхода. Вот ключевые функции, которые должно включать эффективное программное обеспечение для управления проектами, чтобы обеспечить высокую производительность вашей команды:

  • Общий календарь для координации сроков и важных этапов проекта.
  • Функции совместной работы с файлами, позволяющие участникам проекта легко делиться документами.
  • Инструменты для создания и управления списками задач, а также возможность назначения заданий отдельным участникам.
  • Мониторинг выполнения проекта с возможностью генерации отчетов о прогрессе.
  • Инструменты для упрощения коммуникации между членами команды и заинтересованными сторонами.
  • Анализ времени выполнения и бюджета проекта для лучшего планирования.
  • Функции комментирования задач для обеспечения обратной связи от команды.
  • Автоматизированные напоминания и уведомления для поддержания порядка в выполнении задач.
  • Шаблоны проектов, которые можно настроить для ускорения процесса создания новых проектов.
  • Управление ресурсами и рабочей нагрузкой, чтобы обеспечить эффективное распределение задач.
  • Отслеживание потенциальных проблем и рисков, связанных с проектом.
  • Управление запросами на изменения для адаптации проекта к новым требованиям.
  • Генерация подробных отчетов для анализа данных и принятия решений.
  • Мониторинг производительности проекта, чтобы оценивать эффективность работы команды.

Выбор подходящего программного обеспечения с этими функциями поможет максимизировать эффективность управления вашими проектами и улучшить командную работу.

Ключевые преимущества и управление качеством проекта

Повышение эффективности командной работы

Взаимодействие в команде является ключевым для достижения проектных целей, однако эффективное сотрудничество может быть затруднено из-за различий в стилях коммуникации и подходах к работе. Программное обеспечение для управления проектами предоставляет видимость работы каждого участника, сроков выполнения задач и интеграцию индивидуальных заданий в общий процесс. Таким образом, оно способствует более организованной и продуктивной командной работе.

Централизация информации

Часто команды сталкиваются с трудностями в отслеживании коммуникаций, происходящих через электронную почту, чаты и комментарии, что приводит к потере важной информации. Это не только замедляет процесс работы, но и увеличивает риск срыва сроков и потери контроля над задачами. Использование программного обеспечения для управления проектами помогает централизовать всю информацию — от обновлений статуса и дедлайнов до обратной связи и вопросов — в едином месте доступа. Это обеспечивает легкость в обмене знаниями и улучшает координацию работы команды.

Улучшение управления задачами

Эффективное управление задачами критически важно для успеха любого проекта. Важно, чтобы каждый член команды точно знал, какие задачи он должен выполнять и к какому сроку. Одной из основных проблем является нечеткое определение ответственности и неясные инструкции от руководства, а также работа в различных приложениях, что может привести к упущению важных уведомлений. Использование единой системы управления проектами помогает решить эти вопросы, позволяя разбить сложные проекты на управляемые этапы. Вы сможете централизовать все задачи, назначать их ответственным исполнителям и уведомлять их о сроках.

Централизованный источник информации

Программное обеспечение для управления проектами служит основным хранилищем всех данных проекта. Все документы, ресурсы, обновления, сроки и протоколы встреч хранятся в одном месте. Это обеспечивает легкий доступ ко всей необходимой информации, организуя ее структурированно и доступно для быстрого поиска. Например, использование шаблона протокола собрания может значительно упростить документирование обсуждений.

Повышение производительности команды

Интеграция вышеуказанных преимуществ напрямую влияет на повышение производительности команды. С помощью программного обеспечения для управления проектами, команда может легко взаимодействовать, понимая ожидания и следующие шаги. Быстрый доступ к информации, хорошо налаженная коммуникация и предварительно настроенные рабочие процессы в таких системах, как Jira, позволяют командам быстро приступать к выполнению задач, минимизируя временные потери и ускоряя процесс работы. Это создает условия для более быстрого и качественного достижения результатов, поскольку все необходимые ресурсы и данные находятся под рукой.

Шаблоны для управления проектами

Шаблон управления рисками проекта

Этот шаблон помогает идентифицировать, анализировать и минимизировать потенциальные риски проекта. Включает поля для описания риска, оценки вероятности и воздействия, а также стратегии реагирования.

Шаблон структуры разделения работ (WBS)

Используйте этот шаблон для детализации всех этапов проекта до уровня задач. Это помогает в планировании и распределении ресурсов.

Шаблон графика проекта

Этот шаблон предоставляет рамки для создания временной шкалы проекта, включая начальные и конечные даты, ключевые этапы и вехи.

Шаблон плана заинтересованных сторон

С помощью этого шаблона можно систематизировать информацию о всех заинтересованных сторонах проекта, включая их влияние и интересы, чтобы управлять их ожиданиями и вовлечением.

Шаблон коммуникационного плана проекта

Организуйте и планируйте все коммуникации в рамках проекта с этим шаблоном, который помогает определить, кто, что, когда и как должен сообщать, чтобы обеспечить прозрачность и своевременное информирование всех участников.

Зачем использовать TeamStorm для управления проектами

TeamStorm выделяется среди аналогов как мощная платформа для управления проектами, предлагая интуитивно понятные инструменты для планирования, отслеживания и совместной работы. Это решение поддерживает гибкость и масштабируемость благодаря своей широкой функциональности и возможностям интеграции.

Централизация рабочих процессов и коммуникации

С TeamStorm вы можете объединить различные инструменты управления проектами в одной платформе, обеспечивая единое пространство для вашей команды. Например, интеграция с календарями и электронной почтой упрощает планирование и синхронизацию, а совместное использование с такими системами, как Slack или Microsoft Teams, улучшает мгновенный обмен сообщениями и файлами. Эти инструменты помогают поддерживать связь команды и упрощают обмен информацией и документами.

Масштабирование в соответствии с ростом команды и бизнеса

TeamStorm разработан для поддержки проектов любого масштаба — от стартапов до крупных корпораций. Платформа предлагает гибкость в настройке рабочих пространств и проектов, что позволяет легко масштабировать управление в зависимости от текущих потребностей организации, а также адаптироваться под различные отрасли и специфики работы.

Защита и безопасность данных

TeamStorm обеспечивает высокий уровень защиты данных и проектной работы. Настройки прав доступа и роли пользователей позволяют контролировать, кто и как может взаимодействовать с проектной документацией и данными. Кроме того, платформа гарантирует сохранность данных даже после ухода сотрудников, что критически важно для продолжительности проектов.

Анализ и оптимизация производительности

С TeamStorm у вас будет возможность отслеживать выполнение задач, анализировать рабочую нагрузку и создавать отчеты, что помогает оптимизировать рабочие процессы и повышать производительность команды. Эффективный анализ производительности способствует лучшему пониманию достигнутых результатов и выявлению областей для улучшения.

Управление проектами является ключом к эффективной работе команды, и TeamStorm предлагает все необходимые инструменты для достижения высоких результатов. Узнайте, почему многие успешные компании выбирают TeamStorm для своих проектных нужд.

Управление проектами: книги и курсы

Курсы от Яндекс.Практикум

  • Язык обучения: Русский
  • Типы курсов: Комбинация платных и бесплатных программ
  • Формат обучения: Интерактивный учебник, практические задания и сессии с преподавателями

Студенты изучают теорию через интерактивные учебники, развивают практические навыки через домашние задания, основанные на реальных ситуациях, и участвуют в воркшопах с опытными специалистами. Все учебные материалы остаются у выпускников на постоянной основе. На сайте курсов можно ознакомиться с отзывами выпускников и связаться с ними для получения дополнительной информации.

Курсы онлайн-школы PMCLUB

  • Язык обучения: Русский
  • Типы курсов: Платные и бесплатные, цены указаны в рублях
  • Формат обучения: Видео и текст

Курсы представлены в формате коротких видеоуроков длительностью 10–15 минут, поддерживаемых текстовыми материалами для удобства обучения. Программа включает как бесплатные курсы, такие как управление удалённой командой или поиск работы, так и базовые курсы по проектному управлению. Курсы регулярно обновляются в соответствии с актуальными трендами рынка, а также предлагается профессиональная сертификация.

Курсы PMI — Института проектного менеджмента

  • Язык обучения: Английский
  • Типы курсов: Бесплатные и платные для членов организации, оплата в долларах
  • Формат обучения: Видео

Бесплатные курсы PMI предоставляют фундаментальные знания о Agile, Scrum и других аспектах управления проектами. Платные курсы предлагают глубокое погружение в специализированные темы и возможность прохождения сертификации. Основной недостаток — высокая стоимость и необходимость оплаты через международные платёжные системы.

Книги по управлению проектами

Количество книг, посвященных управлению проектами, настолько велико, что для их полного обзора потребовался бы целый том. Однако мы ограничимся тремя наиболее значимыми изданиями.

  • Грег Хорин, «Управление проектами с нуля». Эта книга является одним из лучших ресурсов для освоения основ управления проектами. Она предлагает твердую основу и ответы на ключевые вопросы о природе проектов, их сложностях и управлении, а также о разложении работы на компоненты и о циклах управления проектами. Значительно шире, чем просто IT-сфера, книга охватывает универсальные принципы управления любыми видами проектов.
  • Надер Рад, «PMBOK® Guide 7, Underneath the Surface». Рекомендованная Дмитрием Ильенковым, эта книга написана опытным проектным менеджером с 25-летним стажем. Она представляет собой экспертный анализ и толкование последнего издания PMBOK, предлагая глубокое погружение в материал.
  • Владимир Завертайлов, «Настольная книга project-менеджера». Автор книги, основатель и руководитель студии Scrum «Сибирикс», делится богатым опытом управления проектами в условиях российской действительности. Книга содержит практические советы и рекомендации, основанные на реальных проектах, и обсуждает множество аспектов управления проектами.

С какими проблемами можно столкнуться в проекте

Особенно важным в проектном менеджменте является практический опыт — проекты должны быть реализованы в реальных условиях. Начинающие разработчики или дизайнеры могут опираться на выдуманные пет-проекты, такие как приложения или дизайнерские макеты. Для будущих проект-менеджеров путь сложнее.

Один из способов набраться опыта — инициировать проекты на текущем месте работы или брать на себя новые управленческие задачи. Другой вариант, как предлагает Дмитрий, — использовать свое хобби, например, создать веб-сайт для деревни предков или оцифровать и систематизировать архивные данные.

Также можно включиться в работу некоммерческих организаций, где часто требуются волонтеры для ролей координаторов или менеджеров проектов. Эти опыты помогут развить управленческие навыки и обрести ценный практический опыт.

Ошибки в управлении проектами

проблемы в управлении проектами

Ошибки являются неотъемлемой частью любой работы и личного опыта. Когда происходят промахи, часто сложно сохранять спокойствие, поскольку кажется, что проблемы не имеют конца. В такие моменты многие мечтают о машине времени для исправления ситуации. Однако с течением времени становится ясно, что каждая ошибка — это ценный урок.

Мы обратились к опыту ведущих менеджеров, чтобы выявить реальные примеры ошибок в их карьере. Некоторые из этих историй можно услышать в подкасте «Потом доделаю».

Недостаточная коммуникация: случай Дмитрия Ильенкова, СЕО PMCLUB

На одном из первых проектов Дмитрия чуть не произошел коллапс на финальном этапе из-за недостаточной коммуникации. Отличная работа подрядчика оказалась под угрозой, так как юридический и финансовый отделы были не в курсе проекта. Юристы затягивали процесс правок договора, а финансисты утверждали отсутствие необходимых средств. Ситуация могла быть предотвращена, если бы с самого начала была установлена «фокусированная коммуникация», которая включает информирование всей компании о проекте.

Неверное планирование  — типичные ошибки начального этапа проекта: история Михаила Беляндинова, BestDoctor

Несколько лет назад Михаил и его партнеры планировали запустить масштабный проект, который мог бы значительно увеличить размер компании. Однако, после многомесячной подготовки и рисков, Михаил осознал, что проект неосуществим. Это решение было принято слишком поздно, что подвело команду и особенно одного человека, активно работавшего над проектом. Позже, после объяснений и обеда, компания компенсировала усилия акциями. Этот опыт показал Михаилу, что даже из ошибок можно извлечь пользу, если правильно их «закрыть», и иногда они открывают новые возможности для будущего сотрудничества.

Нехватка контроля над финансами проекта. Опыт Дарьи Януш из VЛАVАШЕ

Компания столкнулась с серьезными финансовыми трудностями, проявившимися в двух значительных кассовых разрывах: один на сумму 4.9 млн рублей, а другой — почти 7 млн рублей. На момент первого разрыва Дарья только начала работу в компании, проводя аудит. Они старались улучшить бизнес-процессы, но обнаружили значительные убытки. Проблема возникла из-за ошибки бухгалтера, который не учитывал долги предыдущего месяца. В результате, долги накопились до 5 миллионов рублей. Решение было принято: обратиться к поставщикам с просьбой о разрешении продолжить работу в обмен на планомерное погашение долгов. Компания смогла выйти из сложной ситуации, сохранив поставщиков и даже продолжив развитие.

Ошибки при завершении проекта. История Эмиля Абдулнасырова, CTO Lamoda Tech

В 2018 году Эмиль был топ-совладельцем компании, но столкнулся с внутренним беспокойством и конфликтом с давним бизнес-партнером, с которым вместе добились многих успехов. Эмоциональное напряжение привело к разрыву партнерских отношений, что осложнило завершение проекта и отразилось на новых начинаниях Эмиля. Позже он осознал, что сохранение профессионального спокойствия и конструктивное завершение партнерства могли бы открыть новые возможности и повысить его продуктивность.

Эти примеры подчеркивают важность точного контроля за ключевыми аспектами проекта и умения управлять эмоциями при решении сложных вопросов. Ошибки в управлении могут стать ценными уроками, способными существенно повлиять на будущее развитие и успех.

Что важно знать при управление проектами

Для улучшения подготовки к управлению проектами, предлагаем ознакомиться с распространенными ошибками менеджеров:

  • Особенности проекта: Проект отличается от обычной задачи временными рамками, уникальностью результатов и определенными параметрами, такими как сроки, бюджет, риски, команда, содержание, и выгода.
  • Методологии управления: Необходимо четко понимать, что является методологией, методом, системой или философией, и выбирать подходящую методологию исходя из конкретного проекта, требований заказчика и способностей команды.
  • Инструменты управления: Выбор инструментов должен базироваться на спецификации проекта и компетенциях команды.
  • Качества проектного менеджера: Эффективный менеджер должен быть многофункциональным специалистом, всегда находиться в поиске новых знаний и уметь адаптироваться к меняющимся условиям.
  • Сложность работы: Профессия проектного менеджера требует высокой квалификации, готовности к нестандартным ситуациям и способности находить неординарные решения.

Мы искренне верим, что наша статья и рекомендации будут тебе полезны в оптимизации общения и процессов внутри команды. Присоединяйся и развивайся вместе с TeamStorm.

Похожие статьи по теме

Этапы управления проектом: 5 ключевых стадий для оптимизации рабочего процесса

Этапы управления проектом: 5 ключевых стадий для оптимизации рабочего процесса

Управление проектом — это комплексный процесс, состоящий из нескольких ключевых стадий, каждая из которых играет важную роль в достижении успешного результата. Рассмотрим основные этапы, которые помогут оптимизировать ваш рабочий процесс.

Дарья Васина
Эффективное планирование: приложения, которые помогут управлять временем

Эффективное планирование: приложения, которые помогут управлять временем

Эффективное управление временем — залог продуктивности. В этой статье мы расскажем о лучших приложениях, которые помогут планировать задачи и достигать целей.

Дарья Васина
Зачем становиться лидером: важность лидерства в жизни и карьере

Зачем становиться лидером: важность лидерства в жизни и карьере

Лидерство помогает расти как в жизни, так и в карьере. Оно развивает уверенность, умение принимать решения и эффективно взаимодействовать с людьми. Лидерские качества способствуют достижению успехов и вдохновению других на путь к общим целям.

Дарья Васина
Внутренняя и внешняя мотивация: что действительно мотивирует?

Внутренняя и внешняя мотивация: что действительно мотивирует?

Внутренняя и внешняя мотивация – это два разных источника энергии для достижения целей. Понимание того, что действительно вас мотивирует, помогает не только лучше справляться с задачами, но и поддерживать долгосрочную продуктивность и удовлетворение от результатов.

Дарья Васина
Чек-лист: простое руководство по созданию и применению

Чек-лист: простое руководство по созданию и применению

Чек-лист — это простой, но эффективный инструмент для организации задач и контроля их выполнения. В этом руководстве мы разберем, как создать чек-лист, какие пункты важно включить и как применять его в повседневной работе для достижения максимальной эффективности

Дарья Васина
Как составить план проекта: этапы и важные аспекты

Как составить план проекта: этапы и важные аспекты

Составление плана проекта — это важный шаг на пути к успешной реализации задач. Грамотно составленный план помогает не только организовать работу команды, но и отслеживать прогресс, корректируя действия по мере необходимости.

Дарья Васина
Правило 80/20: объяснение принципа Парето и его применение

Правило 80/20: объяснение принципа Парето и его применение

Правило 80/20, также известное как принцип Парето, утверждает, что 80% результатов достигается благодаря лишь 20% усилий. Рассказываем, как применить этот принцип в различных сферах жизни: в бизнесе, управлении временем и личной продуктивности.

Дарья Васина
Какие текстовые редакторы выбрать для учебы и работы: наш топ

Какие текстовые редакторы выбрать для учебы и работы: наш топ

Выбор текстового редактора может существенно повлиять на вашу продуктивность как в учебе, так и в профессиональной деятельности. От удобства интерфейса до поддерживаемых функций — каждый аспект играет важную роль. Мы собрали список лучших текстовых редакторов, которые помогут вам работать с документами быстрее и эффективнее.

Дарья Васина
Что такое референс-лист и как его правильно составить

Что такое референс-лист и как его правильно составить

Объясняем, что такое референс-лист, зачем он нужен, и как его правильно составить. Даем советы по упрощению создания референс-листа и избеганию распространенных ошибок.

Дарья Васина
Разница между эффективностью и результативностью: основные аспекты

Разница между эффективностью и результативностью: основные аспекты

Хотите узнать, чем отличаются эффективность и результативность, и почему понимание этих понятий важно для достижения успеха? В нашей статье мы подробно разбираем ключевые аспекты, сравниваем эти два термина и показываем, как их правильное применение помогает в различных сферах — от бизнеса до личной продуктивности

Дарья Васина
Дарья Васина

Дарья Васина

Проверенный Проверенный

Дарья — эксперт в международном и локальном маркетинге, с опытом работы в финансовом секторе, сфере заказной разработки, информационной безопасности и создании ПО. Профессиональный путь включает работу в таких компаниях, как Group-IB, Wallarm, VK и TeamStorm