Должностная инструкция: роль в компании, цели и основные принципы структуры

Если руководитель сообщит о рабочих обязанностях сотруднику только устно, это может привести к тому, что в будущем сотрудник откажется выполнять определенные задачи. Письменная должностная инструкция предотвратит такие ситуации. Давайте подробно рассмотрим, как правильно оформить такой документ, кто отвечает за его подготовку, примеры из судебной практики, где наличие должностной инструкции помогло компании одержать победу в суде, а также типовые формы должностных инструкций для различных должностей.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция – это соглашение между работником и организацией, описывающее его рабочие задачи. Этот документ устанавливает права и обязанности сотрудника в рамках компании. Несмотря на кажущуюся скуку такого документа, его можно составить гибко, в результате чего он приобретает разные названия в разных организациях, например, «должностной регламент» или «список обязанностей». В любом случае, его суть остаётся неизменной.

Как и любой регламент, должностная инструкция несет практическую пользу, упрощая понимание рабочих процессов и защищая от неожиданных задач. Кроме того, она может служить защитой в юридических спорах.

Несмотря на то что многие считают инструкции лишней бюрократией, по Трудовому кодексу они являются обязательным элементом в государственных учреждениях, а частные компании зачастую игнорируют необходимость их введения.

Тем не менее, важно помнить, что любой документ, подписанный обеими сторонами, имеет юридическую силу и может быть использован в суде или для разрешения конфликтов в досудебном порядке. Поэтому рекомендуется иметь хотя бы базовый документ, описывающий обязанности сотрудников.

Зачем нужна должностная инструкция

Основная задача должностной инструкции — уточнить обязанности сотрудника на рабочем месте и определить порядок взаимодействия с руководством и коллегами. Хотя в трудовом кодексе прямо термин «должностная инструкция» не упоминается, он предусматривает право работодателя на утверждение локальных нормативных актов, где будут зафиксированы нормы трудового права.

Для многих малых предприятий управление сотрудниками без формальных инструкций может казаться предпочтительнее, поскольку это уменьшает бюрократию и снижает количество документации. Однако в организациях с большим количеством работников четкие инструкции становятся необходимостью для эффективного управления и контроля.

Защита прав с помощью должностной инструкции

Должностная инструкция является инструментом защиты прав как для сотрудника, так и для работодателя. Примером может служить ситуация, когда руководство желает уволить сотрудника за невыполнение задач, не входящих в его обязанности. Так, если начальник заявит: «Петров отказался убирать склад», Петров может ответить, указав на свою должностную инструкцию, которая не предусматривает такой обязанности. Это может избавить его от наказания или судебного разбирательства.

С другой стороны, если сотрудник не выполняет задачи, прямо указанные в инструкции, как например, качественная покраска забора, работодатель имеет полное право применить меры дисциплинарного воздействия.

Преимущества наличия должностной инструкции

1. Использование в качестве доказательства в суде.
2. Ясность ролей и обязанностей улучшает взаимодействие в трудовых отношениях.
3. Упрощение процесса обучения новых сотрудников: достаточно распечатать и раздать инструкции, которые помогут вспомнить забытые аспекты.
4. Порядок в работе: наличие должностных инструкций обеспечивает четкое понимание требований руководства, а при необходимости сотрудники могут обратиться к документу для уточнения своих задач.

Функции и цели должностных инструкций

Должностные инструкции выполняют несколько ключевых функций:

• Определение и распределение рабочих обязанностей среди сотрудников;
• Создание понятной структуры и иерархии внутри организации;
• Эффективное управление трудовыми ресурсами путем установления четких обязанностей для каждой должности;
• Предоставление доказательств в случае трудовых споров или судебных процессов, например, при увольнении за неисполнение должностных обязательств;
• Использование в качестве обучающего материала для новичков и в период испытательного срока;
• Обоснование уровня заработной платы для сотрудников, занимающих аналогичные должности.

Необходимость должностных инструкций в разных типах организаций

Для государственных служащих, таких как сотрудники правительства, прокуратуры, Федеральной антимонопольной службы и других, наличие должностных инструкций является обязательным. Эти документы регламентируются Законом 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ», где указывается, что должностной регламент утверждается представителем работодателя и входит в состав управленческого регламента.

В частных и других негосударственных организациях составление должностных инструкций не является обязательным и зависит от желания руководства. Если работодатель решает не разрабатывать такие инструкции, важно включить полное описание функций, обязанностей и требований к каждой должности в текст трудового договора.

Обязательность должностных инструкций в определенных ситуациях

Для государственных служащих, работников федеральных министерств, муниципалитетов и военнослужащих наличие должностных инструкций и регламентов является обязательным и регулируется специальными приказами и нормативами. Эти документы должны быть тщательно разработаны согласно ведомственным требованиям.

Для сотрудников частных компаний и других негосударственных организаций наличие должностных инструкций не требуется по закону, и отсутствие таковых не влечет юридических последствий для руководства.

Формы документирования служебных обязанностей

Служебные обязанности могут быть зафиксированы в нескольких формах: как отдельный документ в виде должностной инструкции или как приложение к трудовому договору. Если работодатель выбирает вариант отдельной должностной инструкции, важно, чтобы трудовой договор содержал на неё ссылку. Подпись сотрудника в конце инструкции подтверждает его ознакомление и согласие с содержимым.

Если должностная инструкция оформляется как приложение к трудовому договору, её нужно подготовить в таком же количестве экземпляров, как и сам договор — обычно это два экземпляра. Право на создание и использование должностных инструкций как отдельных документов или приложений к трудовому договору закреплено в Трудовом кодексе (см. ч.2 ст. 57).

Разработка документа: кто должен составлять должностные инструкции

Должностные инструкции разрабатываются совместными усилиями нескольких специалистов в организации: кадровиков, юристов, секретарей, руководителей и самого работника. Рассмотрим этот процесс на конкретном примере.

Предположим, в автосервисе «Винтик и Шпунтик» требуется новая должностная инструкция для недавно нанятого слесаря, Василия Петровича. Директор задумывается, кому поручить эту задачу.

Примеры взаимодействия участников:

1. Кадровые работники обладают знаниями трудового законодательства, но могут не разбираться в деталях работы слесаря. Они могут использовать общий шаблон из архива, который Василий Петрович должен будет подписать. Однако если этот шаблон устарел или не отражает специфику работы, его полезность будет сомнительной.
2. Юристы часто включают в инструкцию нормы трудового законодательства и корпоративные правила. Такой подход делает документ юридически надежным, но может не учитывать реальные особенности работы на конкретной должности.
3. Секретари могут скачать типовую инструкцию из интернета, что рискованно, если речь идет о специализированных задачах, таких как ремонт разных типов автомобилей.
4. Руководитель если имеет опыт работы слесарем, может создать максимально адекватную и полезную инструкцию. В противном случае, его вклад будет ограничен организационными аспектами.

Лучший вариант — это совместная работа всех заинтересованных сторон. Основным инициатором и исполнителем должен стать сам Василий Петрович, который лучше всех знает нюансы своей работы. Он может согласовывать содержание инструкции с руководителем, в то время как кадровая служба и юридический отдел обеспечат соответствие документа законодательным требованиям.

Классификация должностных инструкций

Стандартные должностные инструкции Эти инструкции применяются, когда в компании имеется несколько человек на одной и той же должности. Например, если в отделе работают трое бухгалтеров или десять портных. Стандартная инструкция помогает стандартизировать требования и ожидания от работы всех сотрудников этой категории, обеспечивая единообразие в их действиях и качестве работы.

Индивидуальные должностные инструкции Этот тип инструкций разрабатывается индивидуально для каждого сотрудника, особенно когда речь идет о специализированных или уникальных ролях в небольших командах. Индивидуальные инструкции учитывают особенности должности и могут включать специфические детали, что делает их более гибкими и подробными.

Структура текста должностной инструкции

1. Заголовок
   В заголовке указываются наименование документа, данные об утверждении (кем и когда утвержден), а в случае индивидуальной инструкции — также имя и фамилия сотрудника, для которого она создана.
2. Общие положения
   Здесь приводятся требования к образованию, квалификации, опыту работы, необходимые для занимаемой должности.
3. Должностные обязанности
   Этот раздел подробно описывает все задачи, которые сотрудник должен выполнять, с указанием временных рамок для выполнения каждого задания. Язык изложения должен быть доступным и четким, без канцеляритов.
4. Права
   В этом разделе описываются права сотрудника в взаимодействии с коллегами и руководством.
5. Ответственность
   Здесь указываются аспекты, за которые сотрудник несет ответственность, например:

• за точность предоставленных данных о ходе выполнения заданий;
• за неправомерное использование служебных полномочий в личных интересах;
• за нарушение трудовой дисциплины.

6. Взаимодействие Этот раздел определяет, кто является непосредственным руководителем сотрудника, какие поручения и приказы он должен исполнять.

Пример: «Менеджер по продажам подчиняется директору по продажам, который определяет его функциональные обязанности и контролирует их исполнение».

По усмотрению руководства, структура должностной инструкции может быть дополнена дополнительными разделами, в которых уточняются конкретные показатели эффективности работы сотрудника, например, объем продаж за месяц, эффективность обработки обращений клиентов, точность и своевременность выполнения заказов.

Руководство по составлению должностной инструкции: шаг за шагом

Создание должностной инструкции — это процесс, который требует учета множества аспектов, включая специфику должности, структуру компании, цели и функции сотрудника, а также соответствие правовым и нормативным требованиям. Правильно составленная инструкция способствует повышению эффективности управления и снижает риск трудовых споров. Вот основные шаги для создания эффективного документа:

Изучение нормативной базы

Прежде всего, следует ознакомиться с рядом важных нормативных документов:

• Профессиональные стандарты, утвержденные Министерством труда, определяющие требования к квалификации по специфическим профессиям.
• Трудовой кодекс РФ, описывающий основные трудовые права и обязанности, условия труда и прочие ключевые аспекты.
• Отраслевые нормативы и специфические регламенты, касающиеся конкретной деятельности.

Составление текста инструкции

Начните с формулировки целей и задач на должности, опишите ключевые обязанности и требования к квалификации сотрудника, такие как образование, опыт, необходимые навыки. Пропишите права сотрудника и его ответственность за исполнение функций. Заключительным этапом будет описание условий труда, включая рабочий график, возможные командировки и особенности должности, например, работа в ночные смены или условия повышенной опасности.

Юридическая проверка

Обратитесь к юридическому отделу для проверки документа на соответствие законодательству, корпоративным стандартам и внутренним положениям компании.

Утверждение и регистрация

После успешной проверки инструкция должна быть утверждена руководством или уполномоченным лицом. Часто документ регистрируется в специальном журнале, фиксирующем дату и ответственное лицо за подписание.

Ознакомление сотрудников и хранение

Сотрудник должен быть ознакомлен с инструкцией и подписать её, подтверждая своё согласие с условиями работы. Копия инструкции выдается для личного хранения, оригинал же хранится в архиве компании и может быть также доступен в электронном виде.

Для упрощения процесса многие компании используют специализированные программные решения, предлагающие базу типовых должностных инструкций и инструменты для их адаптации и управления, что позволяет обновлять документы в соответствии с изменениями законодательства или структуры компании.

Оформление должностной инструкции с учётом норм ГОСТ

Основные правила оформления

Хотя законодательством и стандартами не предусмотрена единая форма должностной инструкции, каждая организация вправе принять свой стандарт её выполнения. Формат может варьироваться: наличие или отсутствие фирменного бланка, гербовой печати, количество согласующих лиц — не столь важно, как содержание документа.

Примеры оформления должностных инструкций могут отличаться, однако все они законны, если удовлетворяют как работника, так и работодателя.

Процедура подписания

Подписание должностной инструкции означает принятие работником определённых обязательств и согласие на их исполнение. Работодатель, в свою очередь, определяет условия для выполнения задач.

Требования к оформлению включают наличие двух подписей: работника и работодателя. Инициатива создания документа часто исходит от работодателя, его подпись может символизировать утверждение инструкции. Например, подпись работодателя часто располагается в правом верхнем углу документа, хотя это и не является строгим требованием.

Подпись от имени работодателя обычно ставит лицо с соответствующими полномочиями. Руководитель может делегировать право утверждения инструкций другому сотруднику, что должно быть зафиксировано письменно, например, в приказе.

Работник может подписать документ в его конце, однако встречаются случаи, когда подпись ставится на каждой странице. Это может быть обусловлено желанием обезопасить себя от изменений в документе без ведома сотрудника.

Формат и структура инструкции

Стандартизированной формы и структуры для должностной инструкции не существует. Каждый организатор волен оформлять документ по своему усмотрению.

Оформление титульного листа

На титульном листе должностной инструкции обычно указываются следующие элементы:

1. Название организации, как оно зарегистрировано в официальных документах.
2. Наименование документа.
3. ФИО и должность лица, уполномоченного утверждать или подписывать инструкцию.
4. Дата составления документа.
5. Регистрационный номер, если организация ведёт учёт документов.

Текст инструкции начинается сразу после данных об утверждении.

Особенности содержания должностной инструкции

В должностной инструкции можно отразить только те обязанности, которые соответствуют трудовым функциям работника. Однако наличие инструкции может сыграть ключевую роль, если необходимо подтвердить трудовой характер отношений, особенно когда речь идет о гражданско-правовом договоре. Это может принести следующие преимущества для работника:

• Все возникающие споры рассматриваются в рамках трудового законодательства.
• В случае обращения в суд, работник освобождается от уплаты госпошлины.
• Судопроизводство может осуществляться по месту жительства работника, а не по местонахождению организации.

Процесс утверждения и подписания должностной инструкции

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, утверждение должностной инструкции обычно сопровождается пометкой «Утверждаю», размещаемой в правом верхнем углу документа, с указанием должности руководителя и его подписи. Однако, это требование не является жестко обязательным; руководитель может подписать документ в любом его месте, что не будет считаться нарушением.

Подпись работника

Работник подписывает инструкцию для подтверждения ознакомления, что означает его понимание и согласие с прописанными в ней обязанностями и правами. Если работник отказывается подписать инструкцию, составляется акт об отказе. Отсутствие подписи работника не освобождает его от обязательств, поскольку подпись лишь подтверждает ознакомление.

Подпись руководителя

Подпись руководителя необходима и подтверждает, что руководство информировано о содержании документа и одобряет его.

Процедура внесения изменений в должностную инструкцию

Изменение должностной инструкции часто исходит от работодателя, например, когда добавляются новые обязанности к уже существующим. При существенных изменениях, таких как реорганизация или изменение технологического процесса, работника необходимо уведомить письменно за два месяца до внесения изменений.

В случаях, когда изменения связаны с увеличением или уменьшением объема работы без изменения структуры или процесса, такое уведомление не требуется. Вместо этого, можно просто дополнить существующую инструкцию и ознакомить с ней работника.

Способы изменения должностной инструкции:

1. Издание приказа или распоряжения — включение или исключение пунктов, изменение части текста инструкции. Работника следует ознакомить с этими изменениями под подпись. Копия приказа прилагается к документации.
2. Новая редакция инструкции — подготовка обновленной версии с указанием даты начала ее действия. Работник должен подписать этот документ для подтверждения ознакомления с изменениями.

Таким образом, процесс утверждения и внесения изменений в должностную инструкцию требует соблюдения определенных процедур и правил, которые обеспечивают четкость и прозрачность трудовых отношений между работником и работодателем.

Частые ошибки в создании должностных инструкций

Повторение законодательных формулировок

Нет необходимости переносить полные статьи из Трудового кодекса, описывающие права и обязанности работников. Лучше сфокусироваться на специфических задачах для конкретной должности. Например: «разработка образцов ответов на запросы граждан касательно утилизации строительных отходов, а также составление списка типичных ответов на частые вопросы».

Использование общих выражений и канцеляритов

При написании текста инструкции следует избегать общих фраз, делая акцент на точных описаниях действий, прав, ответственности и требований к кандидату на должность. Это упростит понимание документа как сотрудниками, так и руководством.

Стремление создать объёмный документ

Должностная инструкция должна быть краткой и ясной, содержать всю необходимую информацию без лишних подробностей. Оптимально, если она умещается на одном листе, что облегчит восприятие и избежание ненужных подробностей, не относящихся к реальным обязанностям сотрудников.

Особенности составления в разных условиях

Для индивидуальных предпринимателей

Индивидуальный предприниматель, исполняющий функции руководителя, не нуждается в формальных инструкциях для себя, поскольку сам определяет объем работы и не может привлечь себя к ответственности за неисполнение.

При совмещении должностей

Если сотрудник временно исполняет обязанности другого сотрудника, новая должностная инструкция для него не требуется. Однако необходимо оформить ознакомление под подпись с инструкцией замещаемого сотрудника.

Пример: если кассир замещает бухгалтера на время его отсутствия, он подписывается под инструкцией бухгалтера. За это обычно предусмотрена доплата, но возрастает и ответственность, так как сотрудник отвечает не только за свои обязанности, но и за дополнительные. Замещение таких позиций, как правило, планируется заранее, что позволяет без проблем внести соответствующие уточнения в должностные инструкции. Например, можно указать: «В период отсутствия директора его функции выполняет старший менеджер Петров». Петров подписывается под инструкцией Иванова заблаговременно, что является приемлемой практикой.

Образец должностной инструкции для офис-менеджера

1. Общие положения. В этом разделе указывается, что офис-менеджер является подчинённым директора компании и ответственен за эффективное функционирование офиса. К его задачам относится обеспечение рабочего места сотрудников всем необходимым, поддержание порядка в документации и организация рабочего пространства.

2. Обязанности. Здесь перечисляются ключевые функции офис-менеджера, включая обработку входящих звонков, координацию работы курьерской службы, управление закупками канцелярских товаров и поддержание ежедневной операционной деятельности офиса.

3. Права. Офис-менеджер имеет право запрашивать от сотрудников информацию и материалы, необходимые для выполнения своих функций, а также принимать независимые решения в пределах своих полномочий.

4. Ответственность. В этом разделе описывается ответственность офис-менеджера за поддержание порядка в офисе, за точное соблюдение сроков выполнения административных задач и за качество делопроизводства.

5. Требования к квалификации. Требуются знания офисных программ, умение обращаться с оргтехникой, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

Использование правовых систем для скачивания образцов

Хотя правовые системы, такие как «Гарант» и «Консультант-плюс», предлагают готовые образцы должностных инструкций, важно учитывать уникальные аспекты работы конкретного предприятия. Перед составлением инструкции целесообразно проанализировать реальные рабочие процессы на местах, чтобы точно определить, какие задачи и обязанности выполняет сотрудник в повседневной жизни организации, и на основании этого создать адаптированную должностную инструкцию.

Формы хранения

Традиционно для каждого вида документации создаются две копии: одна передаётся сотруднику, другая хранится в архиве отдела кадров. В последнее время, с распространением цифровых технологий, все чаще используются онлайн-методы хранения документов, что позволяет сэкономить ресурсы и место.

Использование облачных сервисов и баз знаний

1. WEEEK В этом сервисе можно создавать отдельные папки по отделам или направлениям, организовывая документы по категориям. Например, в папке HR можно разместить раздел «Должностные инструкции», где каждый документ будет храниться отдельно.
2. Google Диск Удобная платформа для создания структурированных папок, где можно хранить Google-документы, включая должностные инструкции.
3. Яндекс.Диск Аналогично другим облачным сервисам, предлагает создание папок и хранение онлайн-документов с возможностью доступа из любой точки мира.
4. Notion Многофункциональный инструмент для организации документации, предлагающий древовидную структуру для удобства навигации.
5. Dropbox Платформа, которая позволяет организовывать совместное использование и хранение документов в структурированных папках.

Системы управления документацией (DMS)

1. Confluence Специализированная система для создания корпоративных баз знаний и документооборота.
2. SharePoint Экосистема для создания, хранения и управления веб-страницами и документами в рамках крупных проектов.
3. 1C Комплексное решение для документооборота, несмотря на устаревший интерфейс, активно используется во многих компаниях.

HR-платформы

Эти платформы не только помогают хранить документацию, но и обеспечивают управление кадрами:

1. BambooHR
2. Workday
3. Zoho People
4. WebSoft HCM

Эти инструменты предоставляют возможности для централизованного управления всей необходимой HR-документацией, обеспечивая быстрый доступ к должностным инструкциям и другим важным документам.

Примеры влияния должностных инструкций в судебной практике

Роль должностной инструкции в юридических спорах Должностная инструкция (ДИ) может значительно увеличить шансы организации на успешное разрешение судебных споров. Это документ, который точно описывает обязанности, права и требования к кандидатам на определённую должность, делая его важным инструментом в решении кадровых вопросов.

1. Использование ДИ для обоснования отказа в приёме на работу Пример из практики касается кандидата на должность шеф-кондитера, которому было отказано в трудоустройстве. Кандидат обратился в суд с требованием признать процесс подбора персонала незаконным и обязать компанию заключить с ним трудовой договор. Однако в должностной инструкции были чётко изложены требования к должности, которым кандидат не соответствовал, что стало основанием для решения суда в пользу работодателя.
2. Должностная инструкция как основание для дисциплинарного взыскания Другой случай касается сотрудника IT-отдела, который обжаловал наложенное на него дисциплинарное взыскание. Суд учёл, что сотрудник был заранее ознакомлен и согласен с положением в ДИ, согласно которому за неисполнение определённых обязанностей предусмотрено дисциплинарное взыскание. В итоге решение суда было в пользу организации.

Как обеспечить правильный подбор и сохранение репутации компании

Создание чётких должностных инструкций является ключевым шагом для формирования надёжного кадрового состава и защиты компании от рисков в случае судебных разбирательств. Эти документы уточняют требования к будущему сотруднику, его задачи и права, повышая тем самым прозрачность в вопросах найма и увольнения.

Использование сервисов для проверки потенциальных сотрудников

Сервисы типа SpectrumData позволяют оценивать уровень благонадежности кандидатов, анализируя информацию из более чем 70 государственных и открытых баз данных. Это обеспечивает комплексное понимание правовой чистоты и финансового статуса кандидатов, помогая делать информированные решения и предотвращать риски для бизнеса.

Часто задаваемые вопросы о должностных инструкциях

Кто утверждает и подписывает должностную инструкцию?

Должностную инструкцию подписывают две стороны: назначаемый сотрудник и лицо, уполномоченное подписывать локально-правовые акты в компании, чаще всего это руководитель. Для уточнения ответственного лица следует обратиться к уставу организации.

Каков срок хранения должностных инструкций?

Срок хранения должностных инструкций не определён Трудовым кодексом, следовательно, они могут храниться неограниченное время.

Как происходит внесение изменений в должностную инструкцию?

Изменения в должностную инструкцию вносятся по согласованию между сотрудником и руководителем относительно новых обязанностей. Если изменения касаются условий трудового договора, необходимо оформить письменное согласие обеих сторон. После согласования можно составить обновлённую версию инструкции.

При каких обстоятельствах обновляется должностная инструкция?

Должностная инструкция обновляется при изменении условий работы: повышении сотрудника, появлении новых задач или изменениях в рабочем процессе. Это позволяет избежать неформальных договорённостей и фиксирует новые условия работы в официальном документе.

Сколько копий документа следует оформить?

Стандартно оформляют две копии должностной инструкции: одну передают сотруднику, вторую хранят в отделе кадров. Это гарантирует, что обе стороны имеют доступ к документу для согласования или проверки условий работы.

Краткие выводы

• Должностная инструкция не является обязательным документом, но служит защите интересов как работника, так и работодателя.
• Инструкция может быть составлена в свободной форме, важно чётко отразить основные аспекты работы: обязанности, права, условия и ответственность сотрудника.
• Важно избегать шаблонных фраз и переписывания законодательных норм. Документ должен способствовать пониманию, а не создавать путаницу.

Мы искренне верим, что наша статья и рекомендации будут тебе полезны в оптимизации общения и процессов внутри команды. Присоединяйся и развивайся вместе с TeamStorm.