Новое исследование TeamStorm: Российский рынок систем управления совместной работой
26 августа, 2024
Дарья Васина
Проверенный
1 письмо в неделю со свежими статьями, кейсами и обновлениями.
Хотите узнать, чем отличаются эффективность и результативность, и почему понимание этих понятий важно для достижения успеха? В нашей статье мы подробно разбираем ключевые аспекты, сравниваем эти два термина и показываем, как их правильное применение помогает в различных сферах — от бизнеса до личной продуктивности
Управление командой — это непростое дело. В стартапах и малых компаниях с плоской организационной структурой задачи не назначаются топ-менеджером сверху. Сотрудники определяют собственные цели в соответствии с общими целями организации. При этом часто бывает сложно разграничить две важные метрики: результативность и эффективность. Может показаться, что если много задач решено качественно, то работа выполнена на высшем уровне и все затраты окупятся. Однако, это не всегда так. Каждую задачу следует оценивать по двум критериям:
Если в вашей команде отсутствует менеджер, задающий задачи, крайне важно обучить сотрудников правильному построению рабочего процесса для достижения корпоративных целей. Используйте эту статью как напоминание для себя и своей команды.
Эффективность подразумевает выполнение работы «правильным» способом, например, работу можно выполнять быстрее или с меньшими затратами ресурсов, а также завершать крупные проекты, экономя бюджет. Это означает, что работа выполняется «больше» с «меньшими» затратами. Как правило, эффективные команды:
Рассмотрим следующий случай: ваша команда планирует удвоить результаты с сентября по декабрь. Пётр считает, что это слишком амбициозный срок и предлагает продлить его до конца года. Он следует тому же плану, что и выше, работая 7-8 часов в день, не работая по выходным и решая не более пяти задач в день с высоким качеством.
В итоге он достигает тех же целей, но за более длительное время. Пётр был эффективен, потому что использовал меньше своих ресурсов и сохранил работоспособность к концу года. Но он не был результативен, так как в погоне за эффективной работой он также разрабатывал и тестировал разные гипотезы, многие из которых оказались неоправданно ресурсоёмкими и бесполезными. Если бы он отказался от этих действий, результат мог быть достигнут намного раньше.
Результативность подразумевает выполнение задач, которые наиболее важны для повышения стоимости бизнеса и достижения его стратегических целей. В современной рабочей среде многие команды сталкиваются с трудностями в связывании своих ежедневных задач с более обширными целями организации. Согласно последним исследованиям, в которых участвовало более 6000 умственных работников, только 26% опрошенных считают, что понимают, как их деятельность влияет на достижение целей компании, и всего 16% заявили, что их организации эффективно формулируют и коммуницируют эти цели.
Команды, действующие результативно, умеют правильно расставлять приоритеты и направлять ресурсы на ключевые инициативы. Они отлично осведомлены о том, как их работа влияет на общую стратегию и цели компании, и используют это понимание для определения своих рабочих задач и распределения ресурсов.
В целом результативные команды:
Рассмотрим пример: ваша команда установила цель удвоить доход к декабрю. Для достижения этой цели сотрудник Пётр увеличил количество рабочих часов, рабочих дней и задач. Он создал 50 креативов для социальных сетей, написал десятки статей и провел сотни встреч с потенциальными клиентами.
К моменту завершения Пётр ощущал усталость и был готов уйти в отпуск, однако его усилия помогли команде приблизиться к цели: доход удвоился. Это история о Петре, который был результативным, но не эффективным, так как израсходовал слишком много своих сил и времени.
В итоге, Пётр был результативным, но не эффективным — ему потребовалось значительно больше времени для достижения цели. Вам, как руководителю или владельцу бизнеса, важно найти баланс между этими понятиями, чтобы достигать желаемых результатов, избегая перегорания сотрудников и минимизируя потери.
Для успешного управления командой необходимо умело сочетать эффективность и результативность. Команда может быть эффективной, быстро выполняя задачи, но если она не сфокусирована на ключевых инициативах, то такая работа не принесет желаемого результата. С другой стороны, команда может быть результативной, правильно выбирая задачи, но терять в скорости выполнения.
Рассмотрим сценарий, в котором отдел продаж демонстрирует ваш продукт новому корпоративному клиенту с участием ИТ-отдела, который должен продемонстрировать три конкурирующих продукта. В зависимости от подхода команды, процесс может различаться:
Эффективное и результативное управление требует баланса между быстротой выполнения задач и их важностью для достижения стратегических целей компании.
Создание успешной команды требует больше, чем просто сбор талантливых специалистов. Ключевым аспектом является общее понимание целей компании и конкретных задач, которые необходимо выполнить для их достижения. Без этого понимания даже самые квалифицированные сотрудники не смогут работать как единое целое.
Установи частоту и формат корпоративных собраний (онлайн или оффлайн), где ты будешь делиться ключевыми бизнес-показателями, оценивать текущее положение дел и объяснять изменения в показателях успеха. В зависимости от компании это может быть раз в три месяца или два раза в год. Такие встречи помогают сформировать понимание целей и задач.
Если командные цели не достигаются, стоит углубиться в анализ. Часто сотрудники не полностью понимают, что считается успешным выполнением задач. Определите общую цель и вместе с командой ответьте на вопросы:
Твоя доступность и поддержка для команды создают доверительную атмосферу, где каждый может выразить свои опасения или попросить о переносе сроков. Обратная связь и поддержка помогут решать проблемы на ранней стадии, подчеркивая, что сотрудники являются полноценными участниками процесса, а не просто инструментами для достижения целей.
Важно иметь четко прописанную стратегию и регулярно проводить созвоны или совещания, чтобы каждый член команды понимал общие задачи и свою роль в их выполнении. Определите, кто ваши целевые клиенты, какие сообщения нужно передавать, через какие каналы и какие гипотезы следует тестировать. Регулярные встречи улучшают прозрачность рабочих процессов и способствуют более эффективной работе команды.
Когда кто-то из команды ищет обратную связь у коллеги, важно установить принцип откровенности. Нужно говорить правду без стратегий сглаживания или стремления показаться ненавязчивым. Если задачи, которые выполняет сотрудник, не способствуют общей цели — это нужно открыто обсудить. Также стоит быть честным, если видишь, что человек застрял в развитии.
Безопасность в возможности допускать ошибки — это ключ к инновациям и развитию бизнеса. Не все эксперименты увенчаются успехом, и некоторые решения окажутся ошибочными. Важно, чтобы сотрудники понимали: неудача — не приговор, а возможность для роста. Как руководитель, ты должен научить команду извлекать уроки из опыта, а не сосредотачиваться на провалах.
Осознание потенциала каждого члена команды означает необходимость поддержки их профессионального роста. Стимулируй сотрудников брать на себя новые задачи и обязанности, способствующие развитию их умений. Прогресс является критически важным для любого бизнеса и личности. В качестве лидера, ты также должен постоянно совершенствовать свои управленческие навыки и стиль руководства, что позволит тебе и твоей команде достигать большего успеха.
Чтобы экономить время и улучшить ориентацию в задачах, можно использовать инструменты для управления задачами, например, таск-менеджер TeamStorm. Такие платформы предлагают удобные инструменты для визуализации задач — канбан-доски, недельные календари и списки задач. Это поможет не только оценивать эффективность работы над каждым делом, но и понимать, какие задачи не приближают команду к цели.
Для создания успешной команды важно обеспечить как результативность, так и эффективность её работы. Начинать лучше с фокуса на результативности, поскольку попытки сразу же внедрить обе методики могут оказаться неэффективными.
Сначала концентрируясь на результативности, вы удостоверяетесь, что команда сосредоточена на задачах, способствующих достижению бизнес-целей. Оптимизация эффективности начинается после того, как результативность стабилизируется, что позволяет выполнять работу более быстро и экономично.
Примером может служить совместный проект отделов творческой разработки и веб-дизайна, цель которого — обновление дизайна целевой страницы для лучшего представления ценностей компании. Начальный этап проекта был хаотичен из-за отсутствия чёткого понимания корпоративных ценностей и их значения для клиентов.
Команда решила улучшить свою результативность, используя платформу для управления задачами, что позволило улучшить координацию и связь между участниками проекта. Такой подход обеспечил создание целевой страницы, которая эффективно отражает бренд и поддерживает взаимодействие с клиентами.
Хотя первоначально команда тратила много времени на подготовку и запуск проекта, ориентация на результативность помогла достичь соответствия целям компании. Далее следует этап повышения скорости работы и улучшения процессов.
Вот несколько методов, которые могут помочь вашей организации стать более эффективной и результативной:
Основная задача — сформировать команду, которая будет одновременно эффективной и результативной. Это подразумевает, что команда будет иметь глубокое понимание общих задач, при этом акцентируя внимание на скорости выполнения и общей продуктивности. Первым шагом является улучшение результативности, но для создания действительно эффективных и результативных методов работы необходимо выполнить ряд дополнительных действий.
Чтобы команда достигла высокой результативности, каждый член должен осознавать, как его действия способствуют достижению общих целей компании. Обеспечьте, чтобы каждый член команды имел ясное представление о своем вкладе в исполнение миссии и видения организации. Один из эффективных методов достижения этой цели — внедрение системы управления задачами.
Система управления задачами улучшает координацию между сотрудниками на всех уровнях организации, предоставляя необходимую информацию для выполнения ключевых задач. Использование таких инструментов помогает связать различные задачи и проекты с более широкими стратегическими целями компании, позволяя команде более эффективно расставлять приоритеты и увеличивать ценность своей работы, избегая затрат времени на второстепенные задания.
Эффективные команды не функционируют в изоляции. Для того чтобы ваша команда достигла успеха, убедитесь, что каждый член команды осведомлён о том, как его задачи взаимосвязаны с другими проектами и инициативами в компании. Ясное понимание ролей и сроков позволяет сотрудникам сократить время на координацию и сосредоточиться на выполнении ключевых проектов.
После того как команда достигнет нужной результативности, следующий шаг — увеличение эффективности через автоматизацию. Исследование «Анатомия работы: тенденции и вызовы» показывает, что значительная часть рабочего времени уходит на административные задачи, такие как утверждения, поиск информации или выполнение дублирующихся работ. Автоматизация этих процессов освободит время для стратегически важных и высококвалифицированных задач.
Исследование также указывает, что работники часто тратят время на переключение между различными приложениями, что снижает общую продуктивность. Интеграция основных рабочих инструментов позволит сотрудникам иметь единый доступ ко всей необходимой информации, уменьшая необходимость в постоянном переключении между программами и платформами. Это улучшит координацию внутри команды и повысит общую эффективность работы.
Эффективная работа требует ясного понимания причин задержек. Оперативное выявление и анализ проблемных зон позволяют своевременно адаптировать планы и при необходимости перераспределить ресурсы для соблюдения сроков.
Разработка систематического подхода к выявлению и улучшению слабых мест обеспечит возможность предвидеть проблемы, а не только реагировать на их последствия. Это улучшает эффективность, устраняя ненужные задачи, и повышает результативность, делая работу команды более целенаправленной.
Достигается это через регулярные аудиты каждого проекта, где обсуждаются текущие результаты и возникающие трудности. Избегайте проведения этих проверок в формате традиционных совещаний. Вместо этого публикуйте отчеты о состоянии проектов в рабочих системах, чтобы каждый член команды мог легко отслеживать прогресс и вносить коррективы на месте, без лишних задержек.
Создание команды, которая будет одновременно эффективной и результативной, требует времени и внимания к деталям. Сосредоточьтесь сначала на результативности, обеспечивая команде ясное понимание общих целей и приоритетов. Затем переходите к улучшению эффективности, инвестируя в автоматизацию и устраняя неэффективные рабочие процессы.
Понимайте, что эффективность связана с процессом выполнения задач, а результативность — с конечным результатом деятельности. Регулярный анализ и оптимизация бизнес-процессов поможет найти баланс между этими аспектами, позволяя вашей компании не только рационально использовать ресурсы, но и достигать высоких результатов в деятельности.
Мы искренне верим, что наша статья и рекомендации будут тебе полезны в оптимизации общения и процессов внутри команды. Присоединяйся и развивайся вместе с TeamStorm.
Автор
Теги
Управление ИТ проектами
Познакомим Вас с функциональностью TeamStorm и ответим на все вопросы
28.11.2024
Техника Помодоро — это простой, но эффективный метод тайм-менеджмента, основанный на чередовании 25-минутных рабочих интервалов и 5-минутных пауз. Такой подход помогает сосредоточиться на задачах, избегать отвлечений и предотвращать переутомление
08.11.2024
Цикл Деминга, или PDCA (Plan, Do, Check, Act), — это метод непрерывного улучшения, широко используемый в управлении качеством и бизнесе. Рассказываем, как цикл Деминга помогает компаниям и командам работать более продуктивно и устранять недостатки в процессах
16.10.2024
Управление проектом — это комплексный процесс, состоящий из нескольких ключевых стадий, каждая из которых играет важную роль в достижении успешного результата. Рассмотрим основные этапы, которые помогут оптимизировать ваш рабочий процесс.
11.10.2024
Управление проектами — это процесс планирования, организации и контроля ресурсов для достижения конкретных целей в установленный срок. Наши советы помогут создать структурированный подход к управлению проектами, обеспечивая высокую вероятность успешного завершения.
07.10.2024
Эффективное управление временем — залог продуктивности. В этой статье мы расскажем о лучших приложениях, которые помогут планировать задачи и достигать целей.
03.10.2024
Лидерство помогает расти как в жизни, так и в карьере. Оно развивает уверенность, умение принимать решения и эффективно взаимодействовать с людьми. Лидерские качества способствуют достижению успехов и вдохновению других на путь к общим целям.
30.09.2024
Внутренняя и внешняя мотивация – это два разных источника энергии для достижения целей. Понимание того, что действительно вас мотивирует, помогает не только лучше справляться с задачами, но и поддерживать долгосрочную продуктивность и удовлетворение от результатов.
25.09.2024
Чек-лист — это простой, но эффективный инструмент для организации задач и контроля их выполнения. В этом руководстве мы разберем, как создать чек-лист, какие пункты важно включить и как применять его в повседневной работе для достижения максимальной эффективности
20.09.2024
Составление плана проекта — это важный шаг на пути к успешной реализации задач. Грамотно составленный план помогает не только организовать работу команды, но и отслеживать прогресс, корректируя действия по мере необходимости.
18.09.2024
Правило 80/20, также известное как принцип Парето, утверждает, что 80% результатов достигается благодаря лишь 20% усилий. Рассказываем, как применить этот принцип в различных сферах жизни: в бизнесе, управлении временем и личной продуктивности.
Нажимая кнопку “Запросить демо”, я соглашаюсь на обработку моих персональных данных
Мы не спамим! Прочтите нашу политику конфиденциальности, чтобы узнать больше.
Вы успешно подписались на нашу рассылку!