Разница между эффективностью и результативностью: основные аспекты

Управление командой — это непростое дело. В стартапах и малых компаниях с плоской организационной структурой задачи не назначаются топ-менеджером сверху. Сотрудники определяют собственные цели в соответствии с общими целями организации. При этом часто бывает сложно разграничить две важные метрики: результативность и эффективность. Может показаться, что если много задач решено качественно, то работа выполнена на высшем уровне и все затраты окупятся. Однако, это не всегда так. Каждую задачу следует оценивать по двум критериям:

1. Качество выполнения задачи.
2. Её влияние на конечный результат.

Если в вашей команде отсутствует менеджер, задающий задачи, крайне важно обучить сотрудников правильному построению рабочего процесса для достижения корпоративных целей. Используйте эту статью как напоминание для себя и своей команды.

Понятие эффективность и результативность

Что такое эффективность?

Эффективность подразумевает выполнение работы «правильным» способом, например, работу можно выполнять быстрее или с меньшими затратами ресурсов, а также завершать крупные проекты, экономя бюджет. Это означает, что работа выполняется «больше» с «меньшими» затратами. Как правило, эффективные команды:

• Реализуют проекты, ориентированные на процессы
• Разрабатывают стратегии управления ресурсами
• Внедряют автоматизацию
• Достигают успеха при ограниченных ресурсах
• Сфокусированы на текущих задачах
• Оценивают прогресс по определённым критериям

Рассмотрим следующий случай: ваша команда планирует удвоить результаты с сентября по декабрь. Пётр считает, что это слишком амбициозный срок и предлагает продлить его до конца года. Он следует тому же плану, что и выше, работая 7-8 часов в день, не работая по выходным и решая не более пяти задач в день с высоким качеством.

В итоге он достигает тех же целей, но за более длительное время. Пётр был эффективен, потому что использовал меньше своих ресурсов и сохранил работоспособность к концу года. Но он не был результативен, так как в погоне за эффективной работой он также разрабатывал и тестировал разные гипотезы, многие из которых оказались неоправданно ресурсоёмкими и бесполезными. Если бы он отказался от этих действий, результат мог быть достигнут намного раньше.

Результативность  — это

Результативность подразумевает выполнение задач, которые наиболее важны для повышения стоимости бизнеса и достижения его стратегических целей. В современной рабочей среде многие команды сталкиваются с трудностями в связывании своих ежедневных задач с более обширными целями организации. Согласно последним исследованиям, в которых участвовало более 6000 умственных работников, только 26% опрошенных считают, что понимают, как их деятельность влияет на достижение целей компании, и всего 16% заявили, что их организации эффективно формулируют и коммуницируют эти цели.

Команды, действующие результативно, умеют правильно расставлять приоритеты и направлять ресурсы на ключевые инициативы. Они отлично осведомлены о том, как их работа влияет на общую стратегию и цели компании, и используют это понимание для определения своих рабочих задач и распределения ресурсов.

В целом результативные команды:

• Стремятся к достижению конкретных целей
• Инвестируют в достижение результатов
• Фокусируются на клиенте или конечном пользователе
• Интегрируют свои задачи с общими целями компании

Рассмотрим пример: ваша команда установила цель удвоить доход к декабрю. Для достижения этой цели сотрудник Пётр увеличил количество рабочих часов, рабочих дней и задач. Он создал 50 креативов для социальных сетей, написал десятки статей и провел сотни встреч с потенциальными клиентами.

К моменту завершения Пётр ощущал усталость и был готов уйти в отпуск, однако его усилия помогли команде приблизиться к цели: доход удвоился. Это история о Петре, который был результативным, но не эффективным, так как израсходовал слишком много своих сил и времени.

Вывод

В итоге, Пётр был результативным, но не эффективным — ему потребовалось значительно больше времени для достижения цели. Вам, как руководителю или владельцу бизнеса, важно найти баланс между этими понятиями, чтобы достигать желаемых результатов, избегая перегорания сотрудников и минимизируя потери.

Результативность и эффективность: в чем разница

Для успешного управления командой необходимо умело сочетать эффективность и результативность. Команда может быть эффективной, быстро выполняя задачи, но если она не сфокусирована на ключевых инициативах, то такая работа не принесет желаемого результата. С другой стороны, команда может быть результативной, правильно выбирая задачи, но терять в скорости выполнения.

Рассмотрим сценарий, в котором отдел продаж демонстрирует ваш продукт новому корпоративному клиенту с участием ИТ-отдела, который должен продемонстрировать три конкурирующих продукта. В зависимости от подхода команды, процесс может различаться:

• Эффективная, но не результативная. Команда быстро создает презентацию и демонстрацию за три дня, но не уделяет внимание ключевым интересам клиента. В результате, клиент недоволен и обращается к конкурентам.
• Неэффективная, но результативная. Команда тратит две недели на создание идеальных материалов, полностью соответствующих запросам клиента, что вызывает его раздражение из-за долгого ожидания. Это ведет к дополнительным задержкам в переговорах и подготовке презентаций.
• Неэффективная и нерезультативная. Из-за отсутствия четкого процесса, команда не может адекватно подготовиться, что приводит к неполноценной демонстрации продукта, не отражающей его реальную ценность и преимущества перед конкурентами.
• Эффективная и результативная. Благодаря хорошо налаженным процессам, команда готовит необходимые материалы за пять дней, и в следующую неделю успешно презентует продукт, что приводит к решению клиента внедрить ваше решение.

Эффективное и результативное управление требует баланса между быстротой выполнения задач и их важностью для достижения стратегических целей компании.

Основы работы в команде: показатели результативности и эффективности

Создание успешной команды требует больше, чем просто сбор талантливых специалистов. Ключевым аспектом является общее понимание целей компании и конкретных задач, которые необходимо выполнить для их достижения. Без этого понимания даже самые квалифицированные сотрудники не смогут работать как единое целое.

Определение направления развития компании

Установи частоту и формат корпоративных собраний (онлайн или оффлайн), где ты будешь делиться ключевыми бизнес-показателями, оценивать текущее положение дел и объяснять изменения в показателях успеха. В зависимости от компании это может быть раз в три месяца или два раза в год. Такие встречи помогают сформировать понимание целей и задач.

Установление критериев успеха

Если командные цели не достигаются, стоит углубиться в анализ. Часто сотрудники не полностью понимают, что считается успешным выполнением задач. Определите общую цель и вместе с командой ответьте на вопросы:

• Цель будет выполнена отлично, если…
• Цель будет выполнена достаточно, если…

Предотвращение выгорания

Твоя доступность и поддержка для команды создают доверительную атмосферу, где каждый может выразить свои опасения или попросить о переносе сроков. Обратная связь и поддержка помогут решать проблемы на ранней стадии, подчеркивая, что сотрудники являются полноценными участниками процесса, а не просто инструментами для достижения целей.

Стратегия и регулярные коммуникации

Важно иметь четко прописанную стратегию и регулярно проводить созвоны или совещания, чтобы каждый член команды понимал общие задачи и свою роль в их выполнении. Определите, кто ваши целевые клиенты, какие сообщения нужно передавать, через какие каналы и какие гипотезы следует тестировать. Регулярные встречи улучшают прозрачность рабочих процессов и способствуют более эффективной работе команды.

Открытость в общении внутри команды

Когда кто-то из команды ищет обратную связь у коллеги, важно установить принцип откровенности. Нужно говорить правду без стратегий сглаживания или стремления показаться ненавязчивым. Если задачи, которые выполняет сотрудник, не способствуют общей цели — это нужно открыто обсудить. Также стоит быть честным, если видишь, что человек застрял в развитии.

Использование неудач как возможности для обучения

Безопасность в возможности допускать ошибки — это ключ к инновациям и развитию бизнеса. Не все эксперименты увенчаются успехом, и некоторые решения окажутся ошибочными. Важно, чтобы сотрудники понимали: неудача — не приговор, а возможность для роста. Как руководитель, ты должен научить команду извлекать уроки из опыта, а не сосредотачиваться на провалах.

Инвестиции в развитие сотрудников и собственное обучение

Осознание потенциала каждого члена команды означает необходимость поддержки их профессионального роста. Стимулируй сотрудников брать на себя новые задачи и обязанности, способствующие развитию их умений. Прогресс является критически важным для любого бизнеса и личности. В качестве лидера, ты также должен постоянно совершенствовать свои управленческие навыки и стиль руководства, что позволит тебе и твоей команде достигать большего успеха.

Оптимизация рабочих процессов

Чтобы экономить время и улучшить ориентацию в задачах, можно использовать инструменты для управления задачами, например, таск-менеджер TeamStorm. Такие платформы предлагают удобные инструменты для визуализации задач — канбан-доски, недельные календари и списки задач. Это поможет не только оценивать эффективность работы над каждым делом, но и понимать, какие задачи не приближают команду к цели.

Повышение результативности процесса — это путь к увеличению эффективности

Для создания успешной команды важно обеспечить как результативность, так и эффективность её работы. Начинать лучше с фокуса на результативности, поскольку попытки сразу же внедрить обе методики могут оказаться неэффективными.

Сначала концентрируясь на результативности, вы удостоверяетесь, что команда сосредоточена на задачах, способствующих достижению бизнес-целей. Оптимизация эффективности начинается после того, как результативность стабилизируется, что позволяет выполнять работу более быстро и экономично.

Примером может служить совместный проект отделов творческой разработки и веб-дизайна, цель которого — обновление дизайна целевой страницы для лучшего представления ценностей компании. Начальный этап проекта был хаотичен из-за отсутствия чёткого понимания корпоративных ценностей и их значения для клиентов.

Команда решила улучшить свою результативность, используя платформу для управления задачами, что позволило улучшить координацию и связь между участниками проекта. Такой подход обеспечил создание целевой страницы, которая эффективно отражает бренд и поддерживает взаимодействие с клиентами.

Хотя первоначально команда тратила много времени на подготовку и запуск проекта, ориентация на результативность помогла достичь соответствия целям компании. Далее следует этап повышения скорости работы и улучшения процессов.

Стратегии для повышения эффективности и результативности

Вот несколько методов, которые могут помочь вашей организации стать более эффективной и результативной:

• Использование бизнес-приложений: Программное обеспечение для управления проектами, CRM и ERP системы могут минимизировать ошибки и освободить время сотрудников для выполнения приоритетных задач. Например, таск-менеджер как ЛидерТаск улучшает коммуникацию внутри команды, снижает риск ошибок и ускоряет отчетность.
• Обучение и профессиональное развитие: Подготовленные сотрудники работают более продуктивно и могут предлагать инновационные решения. Программы повышения квалификации и тренинги помогают сотрудникам развивать навыки, необходимые для достижения стратегических целей.
• Формулирование четких целей: Установление конкретных, измеримых целей и ключевых показателей эффективности (KPI) критически важно для повышения результативности.
• Сосредоточение на клиентском сервисе: Улучшение обслуживания клиентов напрямую влияет на результативность бизнеса. Важно слушать клиентов, собирать обратную связь и использовать ее для улучшения продуктов и услуг.

Разработка команды с высокой эффективностью и результативностью

Основная задача — сформировать команду, которая будет одновременно эффективной и результативной. Это подразумевает, что команда будет иметь глубокое понимание общих задач, при этом акцентируя внимание на скорости выполнения и общей продуктивности. Первым шагом является улучшение результативности, но для создания действительно эффективных и результативных методов работы необходимо выполнить ряд дополнительных действий.

Интеграция целей в повседневную деятельность

Чтобы команда достигла высокой результативности, каждый член должен осознавать, как его действия способствуют достижению общих целей компании. Обеспечьте, чтобы каждый член команды имел ясное представление о своем вкладе в исполнение миссии и видения организации. Один из эффективных методов достижения этой цели — внедрение системы управления задачами.

Система управления задачами улучшает координацию между сотрудниками на всех уровнях организации, предоставляя необходимую информацию для выполнения ключевых задач. Использование таких инструментов помогает связать различные задачи и проекты с более широкими стратегическими целями компании, позволяя команде более эффективно расставлять приоритеты и увеличивать ценность своей работы, избегая затрат времени на второстепенные задания.

Обмен информацией между отделами

Эффективные команды не функционируют в изоляции. Для того чтобы ваша команда достигла успеха, убедитесь, что каждый член команды осведомлён о том, как его задачи взаимосвязаны с другими проектами и инициативами в компании. Ясное понимание ролей и сроков позволяет сотрудникам сократить время на координацию и сосредоточиться на выполнении ключевых проектов.

Автоматизация и интеграция процессов

После того как команда достигнет нужной результативности, следующий шаг — увеличение эффективности через автоматизацию. Исследование «Анатомия работы: тенденции и вызовы» показывает, что значительная часть рабочего времени уходит на административные задачи, такие как утверждения, поиск информации или выполнение дублирующихся работ. Автоматизация этих процессов освободит время для стратегически важных и высококвалифицированных задач.

Исследование также указывает, что работники часто тратят время на переключение между различными приложениями, что снижает общую продуктивность. Интеграция основных рабочих инструментов позволит сотрудникам иметь единый доступ ко всей необходимой информации, уменьшая необходимость в постоянном переключении между программами и платформами. Это улучшит координацию внутри команды и повысит общую эффективность работы.

Идентификация областей для оптимизации

Эффективная работа требует ясного понимания причин задержек. Оперативное выявление и анализ проблемных зон позволяют своевременно адаптировать планы и при необходимости перераспределить ресурсы для соблюдения сроков.

Разработка систематического подхода к выявлению и улучшению слабых мест обеспечит возможность предвидеть проблемы, а не только реагировать на их последствия. Это улучшает эффективность, устраняя ненужные задачи, и повышает результативность, делая работу команды более целенаправленной.

Достигается это через регулярные аудиты каждого проекта, где обсуждаются текущие результаты и возникающие трудности. Избегайте проведения этих проверок в формате традиционных совещаний. Вместо этого публикуйте отчеты о состоянии проектов в рабочих системах, чтобы каждый член команды мог легко отслеживать прогресс и вносить коррективы на месте, без лишних задержек.

Управление результативностью — это улучшение эффективности

Создание команды, которая будет одновременно эффективной и результативной, требует времени и внимания к деталям. Сосредоточьтесь сначала на результативности, обеспечивая команде ясное понимание общих целей и приоритетов. Затем переходите к улучшению эффективности, инвестируя в автоматизацию и устраняя неэффективные рабочие процессы.

Понимайте, что эффективность связана с процессом выполнения задач, а результативность — с конечным результатом деятельности. Регулярный анализ и оптимизация бизнес-процессов поможет найти баланс между этими аспектами, позволяя вашей компании не только рационально использовать ресурсы, но и достигать высоких результатов в деятельности.

Мы искренне верим, что наша статья и рекомендации будут тебе полезны в оптимизации общения и процессов внутри команды. Присоединяйся и развивайся вместе с TeamStorm.