Как команда pre-sale организовала работу в TeamStorm

Наша система управления совместной работой универсальна, то есть подходит для любых департаментов и любых компаний в любой сфере. Мы часто говорим это, а теперь решили показать на собственном примере.

TeamStorm — продукт Yoonion holding, в рамках которого также разрабатывается система управления тестированием Test IT. Нетехнические отделы Yoonion — маркетинг, продажи или финансы — работают над обоими продуктами. Лид команды pre-sale Сергей Марутько рассказал, как его отдел «переехал» из Google-таблиц в TeamStorm и как это повысило эффективность ведения задач.

Сергей Марутько

Старший инженер по поддержке продаж Yoonion

Чем занимается отдел pre-sale

Отдел pre-sale помогает потенциальным клиентам понять, как тот или иной наш продукт может решить их проблемы. Мы занимаемся поддержкой продаж от потенциальной сделки до подготовки коммерческого предложения и подписания договора. В ходе диалога с потенциальным заказчиком проводится анализ технических требований и выявление проблемных зон.

Мы постоянно взаимодействуем с продуктовой командой, которой доносим информацию с полей: помогаем понять, что хотят пользователи. Также команда pre-sale тесно связана с командой sales, которая проводит демонстрации клиентам.

Например, пресейл на демо помогает выявить потребность клиента, потому что сейлы не всегда понимают, как выстроены те или иные процессы технически. Задача пресейла в этом случае — подхватить диалог и сориентировать его в нужном русле.

Допустим, если у потенциального заказчика Test IT на проекте не используется ручное тестирование, мы помогаем сделать сейлам акцент на автотестах, экономя время команды.

Как процесс был настроен раньше

Команда sales работает в amoСRM, но для команды pre-sale функциональность этой системы кажется избыточной, а работа с фильтрами и группировками неудобной.

На amoCRM все не заканчивается, для фиксации пожеланий по доработкам используется Jira. Большая часть бэклога продуктов Yoonion — это фичреквесты пользователей. Мы заводим их в Jira, помечая лейблом клиента, и передаем в продуктовый отдел, который в свою очередь проводит аналитику, оценку и приоритизацию бэклога.

Еще один инструмент, которым пользовалась команда pre-sale, — старые-добрые Google-таблицы. Мы хотели визуализировать все важные активности на одном экране: информацию по задачам, заказчикам, фичреквесты пользователей, проблемные моменты, которые мешают в работе.

При этом каждый новый лист равнялся одной неделе, что позволяло проводить анализ про прошедшим активностям. Основной минус работы в таблицах — сложность в структурировании информации, которая раскидана по нескольким листам. Требуется много ручной работы и времени для сбора аналитики.

Забегая вперед, добавлю, что в TeamStorm я могу легко настроить нужный мне фильтр в несколько кликов и выборку по нужным данным.

Что изменилось

Я не плевался от Google-таблиц, привыкнуть можно к любому инструменту. Но в декабре мы решили перейти на TeamStorm, так как начали активно проводить по нему демонстрации. Помимо удобства организации работы на переезд побудили и другие причины:

• Это помогает лучше узнавать продукт, который продаешь.
• Будучи пользователем системы, я лично сталкиваюсь с болями клиентов и получаю возможность влиять на продукт.
• Если возникают вопросы по использованию, рядом есть продуктовая команда, к которой всегда можно обратиться за советом.

В TeamStorm мы создали отдельное пространство для команды и настроили простой процесс, по которому проходят задачи. Типы задач здесь повторяют маркеры из привычных таблиц: демо Test IT, демо TeamStorm, живые встречи, ВКС и т. д.

Каждый из типов задач имеет свои атрибуты, тоже разных типов: тег, список, дата.

Что получилось в итоге

Благодаря настраиваемым фильтрам в TeamStorm у нас перед глазами появляется полная информация, которую легко отсортировать по нужным параметрам.

Например, если нужно показать, какие демонстрации провел конкретный менеджер, добавляем фильтр «ответственный сейлс» и вписываем его фамилию. Если нужно посмотреть демонстрации конкретного продукта, проведенные этим менеджером, ставим второй фильтр.

Дополнительно присутствует возможность использования запросов — это фильтры, которые позволяют сохранить часто используемые настройки фильтрации.

Недавно ребята реализовали кастомные представления — это удобная фича, которая помогает в один клик отобразить нужные сущности, заданные по определенным параметрам.

Самая удобная функциональность, которую мы используем на постоянной основе — ресурсное планирование спринтов. Она позволяет равномерно распределить задачи на сотрудника, не перегружая его. В нашей парадигме спринт равен одной неделе. Мы наполняем бэклог задачами, распределяя их по спринтам. При завершении спринта он автоматически отправляется в архив.

Резюмируем

Переход на TeamStorm позволил нашей команде не просто интуитивно понятно организовать привычный рабочий процесс, существовавший ранее, но и модернизировать его благодаря удобным фичам системы.

Мы ввели новую для себя практику трекинга времени. В совокупности с ресурсным планированием это очень помогает контролировать процесс ведения задач. Менеджмент, в свою очередь, может выгрузить CSV-отчет по задачам или списаниям.

Дополнительно мы продолжаем планомерный отказ от зоопарка решений, переводя основные процессы из Jira в TeamStorm. Во втором квартале я поставил себе и команде три глобальные задачи:

• Вести сбор отказов по продуктам Yoonion в TeamStorm.
• Собирать в TeamStorm фичреквесты и по TeamStorm, и по Test IT.
• Перенести в TeamStorm проблемные моменты — так называется ветка встреч, где вопросы по клиентам обсуждают команды sales, pre-sale и R&D.

Также в рамках этого квартала мы ждем реализацию собственной Wiki. Впереди предстоит переезд всей документации из Confluence и Microsoft Teams, но это уже другая история.

Хотите узнать о TeamStorm больше? Запросите демонстрацию, заполнив форму обратной связи.