Минус 3 часа на ревью и прозрачность в работе: внедрение TeamStorm в Финтабло

Благодаря внедрению TeamStorm команда Финтабло сократила время на еженедельные ревью с 4 до 1,5 часов, выстроила прозрачную систему управления задачами и добилась эффективной синхронизации процессов между отделами. Интеграция с корпоративным мессенджером ускорила коммуникацию, а настройка представлений помогла адаптировать инструмент под нужды сотрудников. Рассказываем подробнее. 

О компании и выборе системы для управления проектами

Финтабло — сервис финансового управленческого учета для бизнеса, который помогает руководителям принимать решения на основе твердых цифр, а не ощущений. Команда разработки сервиса имеет несколько направлений: исследование, активация, дизайн и т. д. Поэтому скорость разработки и качество инструментов сильно зависит от налаженности процессов и уровня синхронизации. 

За 4 года существования команда прошла несколько этапов в поиске подходящего инструмента для управления проектами. Пробовали Notion, Kaiten и YouGile, но каждая из систем имела свои ограничения.

Например, Notion показал себя эффективно, но с ростом команды стали возникать проблемы. Когда появились дизайнеры, тестировщики и методологи, координировать их задачи стало непросто из-за отсутствия вложенности задач. При переходе на Kaiten столкнулись с избыточной функциональностью, сложным интерфейсом и тяжелым администрированием. 

Поиски инструмента продолжились и в данный момент остановились на TeamStorm. На момент внедрения система используется только в продуктовой команде, которая состоит из шести направлений:

1. Project management — управление проектами и процессами. Отвечает за выделение отдельного ресурса на задачи и то, как улучшить качество ритуалов. 
2. Core — команда, которая отвечает за исследования и передачу ТЗ по логике в разработку. В команде в основном методологи со знанием финансового учета. 
3. Monetization / activation — все что касается аналитики и тарификации продукта. 
4. CRM — коммуникация с пользователями в директ-каналах, а также автоматизация релизных кампаний на текущую базу пользователей. 
5. Design — дизайнеры, которые отвечают как за внешний вид сервиса, так и за опыт использования продукта.
6. Dev — команда разработчиков и тестировщиков. 

Как структурировали работу в TeamStorm

К внедрению TeamStorm подошли с конкретной задачей: настроить систему с такой вложенностью, чтобы каждая команда могла работать со своими задачами, но при этом сохранялись общий контроль и прозрачность. Как это реализовали:

Задачи продуктового направления разделили по командам. У каждой команды своя папка — например, в папке Core product хранятся задачи, касающиеся исследований и реализации обновлений инструментов сервиса. Они, в свою очередь, тоже структурированы по вертикали и горизонтали. Недельные спринты организованы с помощью расширения Agile, а сотрудники могут настраивать видимость своих задач в зависимости от предпочтений: кому-то удобно использовать таблицы, кто-то выбирает доски.

Задачи разных команд собрали вместе с помощью элемента портфолио. Эта функциональность позволяет всей команде взглянуть на проекты «сверху» и контролировать на одном экране как ход выполнения задач, так и приоритеты, и блокеры.

Как удалось в три раза сократить время на еженедельные ревью

Функциональность портфолио оказалась особенно полезной для проведения еженедельных спринт-ревью. До изменений каждую пятницу команда проводила две последовательные встречи: одну для команд Core, Design и Development, другую — для CRM и Monetization/activation. На обсуждения задач и планов в сумме уходило от 4 до 6 часов. Каждая встреча включала долгий опрос участников по их выполненным задачам, а дополнительно использовали таблицу, где фиксировали ключевые задачи.

После внедрения TeamStorm структура спринт-ревью изменилась кардинально. Теперь для всех направлений проводится только одна встреча, которая занимает 1–1,5 часа. На экране демонстрируется таблица с проектами, разбитыми по приоритетам и статусами задач по каждой команде.

Задачи разделили по направлениям сразу двумя способами: с помощью настройки статусов и вложенных задач. Внутри каждого проекта папки распределены по командам, а в папках вложены конкретные задачи. Так процесс стал максимально удобным и прозрачным, без необходимости переходить в индивидуальные таблицы каждой команды.

Каких результатов добились благодаря перестройке процесса: 

• Сэкономили время. Теперь синхронизация всех направлений занимает не более 1–1,5 часов. Это в 3–4 раза быстрее по сравнению с предыдущим форматом.
• Повысили вовлеченность. Каждый участник знает, что обсуждается, и может заранее подготовить свои задачи. Нет ожидания очереди на отчет, обсуждения стали динамичнее.
• Улучшили координацию. Проекты перетекают из одного направления в другое по согласованному плану, блокеры устраняются быстро, статусы видны на одном экране.

Дальше — больше: результаты и планы

ККоманда Финтабло активно использует функциональность TeamStorm, адаптируя систему под свои процессы. Процессы, в свою очередь, тоже развиваются благодаря функциональности нового инструмента. 

Три полезные фичи системы, которые оценили сотрудники:

• Бесконечная вложенность задач. Одна из самых востребованных функций, которая позволила организовать работу крупных проектов.
• Собрание задач из разных папок в единое портфолио. Спринты формируются по приоритетам проектов и по каждой команде. Это позволило сократить время еженедельных ревью в 3–4 раза. 
• Визуализация с разных сторон. Сотрудники сосредотачиваются на выполнении конечных задач, а не всего проекта, что помогает лучше организовать работу. Руководители, напротив, получают обзор проектов «сверху», контролируя их выполнение в общем контексте.

Еще одним важным улучшением стала интеграция TeamStorm с корпоративным мессенджером Пачка. Команда Финтабло самостоятельно разработала микросервис, который перенаправляет уведомления из системы в мессенджер. Теперь сотрудники оперативно получают информацию о новых задачах, комментариях или изменениях статусов там, где идет основная рабочая коммуникация. Интеграция будет развиваться — уже в работе идея создать отдельные каналы для уведомлений по ключевым направлениям, например, по багам. 

Следующий шаг — подключение TeamStorm для других отделов компании. Пока система используется только в продуктовой команде из 13 человек, в планах расширить ее использование на команду из 30–50 человек, чтобы охватить не только продуктовые, но и другие направления, такие как маркетинг, продажи и техническая поддержка.

TeamStorm помогает командам навести порядок в задачах и сделать процессы прозрачными. Узнайте, как это получилось у компании «Новатех» — реальные цифры и результаты в статье по ссылке.