Что такое PMBOK: Руководство по стандартам и методам управления проектами

Думать, что управление — это просто, могут только те, кто никогда не занимался руководством. На первый взгляд кажется, что это несложно, но достаточно попробовать, как тут же возникают сложности и нужно принимать трудные решения, с которыми придется справляться самостоятельно. Лишь те, кто уже сталкивался с подобными задачами, могут помочь. Ведь нет смысла изобретать то, что уже существует.

Люди тщательно сохраняют накопленные знания и лучшие практики, делясь ими с другими. Одним из ключевых ресурсов для руководителей является PMBoK, или Project Management Body of Knowledge.

PMBOK что это такое

PMBoK (Project Management Body of Knowledge) — это комплексное собрание знаний по управлению проектами, включающее методы, стратегии, инструменты и техники, необходимые для успешной реализации проекта. Эти данные помогают управляющим предвидеть риски, принимать обоснованные решения и разрабатывать эффективные пути выполнения проектов.

PMBoK издается PMI — Институтом управления проектами, являющимся одним из лидеров в сфере проектного управления на международной арене. PMI также занимается сертификацией специалистов и разработкой стандартов в этой области.

Происхождение PMBoK

Создание PMBoK было естественным этапом в эволюции управления проектами как отдельной области. Люди осуществляли различные проекты задолго до этого, например, строительство пирамид в Египте также осуществлялось с использованием управленческих приемов. С 1950-х годов управление проектами начало рассматриваться как отдельная дисциплина и даже наука.

С конца 1960-х в разных уголках мира были созданы институты и организации, посвященные изучению управления проектами, включая Международную ассоциацию управления проектами (IPMA) в Европе, Японскую ассоциацию развития инжиниринга (ENAA) в Азии и Институт управления проектами (PMI) в США. В 1990-х подобная ассоциация появилась и в России.

К концу 20-го века стало очевидно необходимость систематизации знаний в этой сфере, что привело к созданию PMBoK, изданного американским PMI. Первое издание было выпущено в 1996 году, а последнее, седьмое по счету, — в 2021 году, и оно считается наиболее актуальным на сегодняшний день.

Назначение PMBOK

PMBoK выполняет две ключевые функции:

• Образовательная роль: PMI использует этот свод знаний как учебник в своих курсах по профессиональному обучению, делая его фундаментом для получения сертификата PMP.
• Информационная функция: PMBoK объединяет в себе все важные термины, процессы и артефакты, связанные с управлением проектами, что помогает управленцам и командам легче взаимодействовать и координировать свою работу.

Хотя стандарт от PMI является наиболее популярным, существуют и другие стандарты, такие как PRINCE2, IPMA ICB, P2M, «ПМ Стандарт».

Ранние версии PMBoK сосредотачивались на методологии Waterfall, которая предполагает последовательное выполнение задач строго согласно начальному плану. В более поздних версиях PMBoK стал включать и другие подходы, в том числе элементы Agile, подходы к гибкому управлению проектами.

Современный PMBoK уже не является строго методологией, а скорее собранием рекомендаций и лучших практик из различных подходов.

Преимущества и нюансы PMBOK

Читать PMBOK стоит каждому, кто занимается проектным управлением, по следующим причинам:

• Он помогает структурировать знания в области управления проектами.
• Обеспечивает четкую организацию работы, включая документооборот и взаимодействие с командой.
• Позволяет понять, какие процессы и инструменты доступны, и как их можно адаптировать для собственных нужд.
• Дает возможность определить распределение ответственности в команде.

Несмотря на статус «библии» управления проектами, к PMBOK есть особенности, которые стоит учитывать:

• Как и любая энциклопедия, PMBOK обладает сложной структурой и содержит множество деталей, которые не всегда легко применить в реальной жизни.
• Один раз прочитать PMBOK недостаточно. Необходимо регулярно возвращаться к своду знаний и повторять изученное.
• Полагаться только на PMBOK в управлении проектами не стоит. Важно изучать другие ресурсы и методологии для более полного понимания дисциплины.

Стадии проекта PMBOK

Седьмое издание PMBOK отражает эволюцию в области управления проектами, включая адаптацию к новым рыночным тенденциям, технологическим инновациям и изменениям в обществе. Это обновление значительно усовершенствовало содержание по сравнению с предыдущими версиями.

Прежняя версия охватывала десять областей знаний и 49 процессов, разделенных на пять основных групп: инициацию, планирование, выполнение, мониторинг и контроль, а также завершение проекта. Эти пять фаз были традиционной основой для управления проектами.

В новом, седьмом издании PMBOK подход к управлению проектами был пересмотрен. В отличие от предыдущих изданий, где акцент делался на выполнении проекта в соответствии с требованиями заказчика, новое издание сосредоточено на удовлетворении потребностей клиентов.

Седьмое издание PMBOK включает в себя следующие элементы:

• Описание двенадцати основных принципов управления проектами,
• Восемь критически важных областей, на которые распространяются эти принципы,
• Рекомендации для формирования ценностей проекта и организации,
• Раздел, посвященный адаптации описанных методов управления к конкретным проектам,
• Разнообразные модели, методы и инструменты, предназначенные для практического применения, включая схемы и таблицы.

Таким образом, седьмая редакция PMBOK предлагает более гибкий и адаптируемый подход к управлению проектами, акцентируя внимание на важности удовлетворения клиентских потребностей на протяжении всего проекта.

PMBOK управление проектами

В последнем, седьмом издании PMBOK, представлено 12 ключевых принципов управления проектами, которые пришли на смену 49 процессам, ранее разделенным на пять этапов жизненного цикла проекта. Эти принципы являются универсальными и могут быть применены в любой модели управления проектом.

• Ответственное управление: Уважение к ресурсам и ответственное отношение к воздействию проекта на рынок, экологию и общество, с учетом этических стандартов и ценностей.
• Коллаборация в команде: Стимулирование продуктивного взаимодействия внутри команды, четкое распределение ролей и ответственностей.
• Вовлечение заинтересованных сторон: Активное сотрудничество с участниками проекта, включая клиентов и стейкхолдеров, нацеленное на создание общих ценностей.
• Фокус на ценности: Основной приоритет — создание ценности на всех этапах проекта с возможностью ее количественной и качественной оценки.
• Системное мышление: Глубокое понимание структуры и взаимосвязей элементов проекта.
• Лидерство: Проявление лидерских качеств на всех этапах управления проектом, мотивация и вдохновение команды.
• Адаптация: Применение гибких подходов в управлении, интеграция элементов Agile для повышения эффективности.
• Обеспечение качества: Применение строгих процедур для гарантии высокого качества результатов, включая итерационное тестирование.
• Итоговые показатели качества продукта: Оценка продукта на соответствие потребностям аудитории и заказчиков.
• Работа в сложных условиях: Способность к прогнозированию и преодолению трудностей, стратегическое планирование и управление рисками.
• Управление возможностями и угрозами: Минимизация рисков и использование возможностей для развития проекта.
• Адаптивность и устойчивость: Гибкое реагирование на изменения и поддержание стабильности в условиях неопределенности.
• Управление изменениями: Адаптация управленческих методик в ответ на изменяющиеся условия проекта и эффективное управление рисками.

Эти двенадцать принципов служат основой для развития компетентностей управленца, способного эффективно реагировать на различные вызовы в сфере современного управления проектами.

Этапы управления проектом в рамках PMBoK

PMBoK определяет пять основных этапов жизненного цикла проекта, каждый из которых включает специфические процессы, подробно разъясненные в руководстве:

1. Инициация: На этом начальном этапе происходит формирование основ проекта, включая постановку целей и проведение начальных исследований, создающих фундамент для запуска и последующего развития проекта.
2. Планирование: Здесь проектные цели детализируются, и разрабатываются планы для их достижения. Планирование — это непрерывный процесс, следующий за проектом на всех его этапах. Изменения в планах могут потребоваться в любой момент из-за непредвиденных обстоятельств.
3. Исполнение: Включает реализацию проекта и управление его ресурсами, такими как персонал, технологии и материалы. Набор и развитие команды, закупки и управление проектом также относятся к этой группе процессов.
4. Мониторинг и контроль: Эти процессы выполняются параллельно с планированием и исполнением и включают постоянную проверку соответствия проекта установленным планам, срокам, бюджету и качеству.
5. Завершение: На этом заключительном этапе проект формально закрывается. Оформляются финальные отчеты, передается результат заказчику, оформляется документация и команда проекта распускается.

Каждый этап жизненного цикла проекта в PMBoK имеет четкие задачи и процедуры, обеспечивающие систематичность и эффективность управления проектом.

Области знаний PMBOK

В седьмом издании PMBOK представлены 12 принципов, которые определяют основные направления внимания для руководителей и менеджеров проектов. Эти принципы применяются к восьми доменам знаний, которые в последнем издании называются Performance Domains:

1. Заинтересованные стороны (Stakeholders): Управление ожиданиями и вовлечением всех заинтересованных сторон в проект, а также их согласование с целями проекта.
2. Команда (Team): Разработка сильной командной динамики и культуры, преобразующей группу лиц в организованную и эффективную команду.
3. Жизненный цикл проекта (Lifecycle): Определение фаз проекта и подходов к его управлению, что отличается от прежнего последовательного подхода к жизненному циклу.
4. Планирование (Planning): Непрерывное планирование и адаптация, которые теперь рассматриваются как продолжительные и повторяющиеся процессы на протяжении всего проекта.
5. Проектная работа (Project Work): Организация и выполнение проектных работ, включая распределение задач, ресурсов и усилий команды.
6. Оценка (Measurement): Мониторинг и оценка проектных результатов по заранее определенным метрикам, включая финансовые показатели и выполнение требований.
7. Доставка (Delivery): Передача созданной ценности проекта на рынок, обеспечение соответствия проекта стратегическим целям компании.
8. Неопределенность (Uncertainty): Управление рисками, оценка потенциальных угроз и возможностей для проекта.

Руководители проектов выбирают, как именно применять принципы PMBOK к каждому из этих доменов. Например, принцип взаимоуважения может быть легче реализовать в домене «Команда», чем принцип адаптивности в домене «Неопределенность». Возможно, в процессе применения могут возникнуть сложности.

Шаблон устава проекта по PMBoK

Устав проекта является одним из ключевых документов в управлении проектами по методологии PMBOK и служит основанием для его запуска. Разработка устава проекта — это первый шаг в жизненном цикле проекта, относящийся к фазе инициации. Этот документ формально утверждает существование проекта и предоставляет проектному менеджеру полномочия для распределения ресурсов и руководства проектом.

Ключевые элементы шаблона устава проекта по PMBOK включают:

1. Название и описание проекта: Краткое описание того, что предполагает проект, его цели и ожидаемый результат.
2. Цели проекта: Четкое изложение того, что проект должен достичь. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и временно ограниченными (SMART).
3. Основания проекта: Описание причин запуска проекта, включая бизнес-потребности, возможности и актуальные проблемы, которые проект призван решить.
4. Назначение и полномочия менеджера проекта: Идентификация лица, ответственного за управление проектом, с указанием его или её уровня ответственности и полномочий.
5. Финансирование: Предварительный бюджет проекта или ссылка на источники финансирования.
6. Заинтересованные стороны: Перечень ключевых заинтересованных сторон, включая спонсоров проекта, клиентов и основных исполнителей, а также описание их интересов и влияния на проект.
7. Первоначальный план реализации проекта: Включает основные этапы и вехи проекта, предварительный график и ключевые риски.
8. Утверждение и подписи: Подписи всех ключевых заинтересованных сторон, подтверждающие согласие с условиями и положениями устава проекта.

Разработка устава проекта требует тщательного анализа и согласования между всеми заинтересованными сторонами, чтобы обеспечить четкое понимание целей, ожиданий и ресурсов проекта. Это обеспечивает фундаментальную базу для успешного управления проектом и является важным шагом в обеспечении его прозрачности и поддержки со стороны ключевых участников.

Подходящие типы проектов для PMBoK: преимущества и ограничения

PMBoK находит наибольшее применение в двух основных типах проектов:

1. Стандартизированные проекты, характеризующиеся четко определенными и предсказуемыми процессами. Такие проекты имеют конкретную, измеримую цель и известный путь её достижения. Примером может служить строительство жилого дома, где все этапы — от геодезических работ до отделки и сдачи объекта — четко спланированы и могут быть последовательно выполнены в соответствии с методологией PMBoK.
2. Крупномасштабные проекты, требующие сложной координации множества этапов, например, строительство олимпийских объектов. PMBoK способствует эффективному управлению такими проектами, позволяя организовать все процессы последовательно и минимизировать простои и финансовые потери.

Однако, PMBoK менее эффективен в проектах с высокой степенью неопределенности, где цели и методы достижения могут меняться в процессе реализации:

• Стартапы и проекты по запуску новых продуктов часто требуют гибкости и способности быстро адаптироваться к меняющимся условиям, что выходит за рамки жестко структурированного подхода PMBoK.
• Научно-исследовательские проекты (НИОКР) также часто сталкиваются с неопределенностью, поскольку исследования могут привести к новым открытиям, которые изменят первоначальные цели и задачи.

Основной недостаток PMBoK заключается в его неуниверсальности: методология оптимальна для проектов с четкими целями и задачами, но менее подходит для проектов, где требуется исследование и адаптация. Этот минус начинает преодолеваться в седьмой версии PMBoK, включающей элементы гибких методологий, что указывает на стремление PMI улучшить гибкость методологии.

Однако сильной стороной PMBoK является его всеобъемлющая структурированность и детальное описание управления проектом, что делает его ценным ресурсом для менеджеров, работающих в сфере управления проектами.

PMBOK guide

PMBOK не является методологией или пошаговой инструкцией; это скорее справочник, который не предлагает немедленных решений для управления проектами. Давайте разберемся с основными концепциями, содержащимися в PMBOK.

Седьмое издание PMBOK акцентирует внимание на двух критически важных аспектах:

• Ориентация на аудиторию: Основная идея заключается в том, что проект должен быть направлен на удовлетворение потребностей целевой аудитории, готовой поддержать проект финансово.
• Адаптивность в условиях перемен: Понимание, что проекты развиваются в динамичной среде, требует гибкости как от проекта, так и от команды.

Для воплощения этих идей PMBOK предоставляет теоретические основы управления проектами, рекомендации и примеры, которые помогают определить контекст работы над проектом.

PMBOK также включает множество практических инструментов, таких как сравнительные таблицы с анализом управленческих ситуаций и предложенными решениями, а также описания моделей управления проектами, которые можно применять в различных сферах, включая управление командами, переговоры и управление изменениями.

PMBOK предлагает два основных преимущества для проектных менеджеров:

• Классификация ключевых терминов и концепций: Это важно для того, чтобы все участники проекта говорили на одном языке и понимали друг друга.
• Образование и развитие: PMBOK используется как основа для профессиональной сертификации через институт PMI.

Важно понимать, что PMBOK сам по себе не гарантирует успех в управлении проектами, поскольку это не методология, а скорее руководство и свод знаний, которые необходимо применять на практике. Это похоже на изучение языка программирования: знание синтаксиса недостаточно, необходимо также писать код.

Чтобы знания из PMBOK были эффективно использованы, их нужно активно применять в реальных проектных ситуациях, переводя теорию в практику.

Жизненный цикл проекта по PMBOK с использованием TeamStorm

Используйте TeamStorm для управления проектами. В этом таск-менеджере предусмотрены готовые шаблоны для работы с проектами согласно ведущим методологиям, функционал для мониторинга эффективности команды и статусов, а также комплект готовых решений для различных задач. Щелкайте задачи быстро и эффективно — TeamStorm создан для оптимального таск-менеджмента.

• Регистрируйтесь в системе для начала работы.
• Налаживайте коммуникацию внутри команды и совместно решайте возникающие проблемы.
• Контролируйте сроки и ход выполнения проекта, также с помощью функций таск-менеджера TeamStorm.
• Внедряйте в компании лучшие практики по созданию ценности и построению взаимоотношений в команде.
• Подготавливайте проектную документацию, планы работы и структуру декомпозиции проекта, о чем мы упоминали ранее.

Проще говорить, чем делать! Именно поэтому свод знаний является только вашей основой и помощником. Большая часть работы, более сложная и долгосрочная, лежит в реальном исполнении.

PMBOK особенно ценен для начинающих менеджеров проектов. Его стоит изучить всем, кто управляет проектами в современном мире и стремится оставаться в курсе последних трендов. Также рекомендуется проджектам, планирующим карьерный рост.

Наконец, важно учитывать, что PMBOK доступен на русском языке, однако все переводы выполнены энтузиастами. Это значит, что некоторые термины могут быть интерпретированы не совсем точно или отличаться от общепринятых в профессиональной среде. Если есть возможность, лучше ознакомиться с оригиналом.

Как применять методологию PMBOK на практике

Использование инструментов и методов из PMBOK может значительно улучшить управление проектами. Важно отметить, что не все инструменты будут идеально подходить каждому проекту, однако понимание их функционала позволит выбрать наиболее эффективные для конкретных задач.

Методы

• Мозговой штурм: Вовлекает команду проекта и заинтересованные стороны в генерацию идей и разработку концепций, что способствует коллективному решению проблем.
• SWOT-анализ: Используется для оценки сильных и слабых сторон проекта, а также возможностей и угроз, что помогает в планировании и принятии решений.
• Метод Дельфи: Соединяет мнения экспертов до достижения консенсуса, что обеспечивает глубокий анализ проблемы.
• Фрирайтинг: Подходит для индивидуальной работы над идеями, когда собрать группу невозможно.
• Метод декомпозиции: Разбивает большой проект на меньшие, управляемые части, упрощая планирование и исполнение.

Инструменты

• Сетевая модель: Облегчает планирование и отслеживание взаимосвязей и последовательности задач в проекте.

• Диаграмма Ганта: Предоставляет визуальное представление о ходе выполнения проекта, помогает контролировать сроки и загрузку ресурсов.

Оценочные методы

• Оценка ‘снизу вверх’: Позволяет проводить тщательную оценку стоимости проекта, начиная с самых мелких задач и двигаясь к общим затратам.

• Метод критического пути: Определяет приоритетные задачи и помогает планировать их выполнение в соответствии с установленными сроками.

Эти инструменты и методы из PMBOK могут быть применены на практике через серию структурированных шагов и процедур. Важно помнить, что PMBOK служит фундаментом и руководством, а успех в управлении проектом зависит от гибкости в выборе и адаптации подходов под специфику задач и условий.

Анализ PMBOK в контексте других методов управления проектами

PMBOK, хоть и насыщен методами, не является методологией в традиционном смысле этого слова, поэтому его непрямое сравнение с другими методологиями управления проектами может быть некорректным. Однако можно рассмотреть, как принципы PMBOK перекликаются с другими подходами в управлении проектами.

До выхода седьмого издания PMBOK в основном описывал принципы и методы Waterfall, где каждый этап проекта последовательно следует за предыдущим. В седьмом издании фокус смещен в сторону Agile, подчеркивая адаптивность и гибкость в управлении проектами.

Структура PMBOK также претерпела изменения: ранее гид был организован в виде последовательности жизненных этапов проекта с определенным набором процессов для каждого этапа. В новой редакции ушли от строгой линейности к представлению общих принципов и инструментов, которые могут быть применены к различным проектам, независимо от метода управления.

Таким образом, PMBOK может служить источником знаний и ориентиров, которые помогут формировать процессы в команде согласно принципам Agile.

PMBOK книга для изучения

Чтобы углубить понимание PMBOK и научиться его эффективно применять, рекомендую следующие ресурсы:

• Седьмое издание PMBOK
• Русскоязычный перевод свода от Льва Гришина
• Книга «Эффективное управление проектами на основе стандартов PMI PMBOK 7th Edition и PMBOK 6th Edition»
• Обзор PMBOK 7th Edition
• Канал PMCLUB, предлагающий понятные видеообъяснения

PMBOK кратко

В заключение, PMBOK представляет собой обширный набор знаний, который охватывает разнообразные методы, подходы, инструменты и техники, необходимые для успешного управления проектами. Этот свод знаний рассматривает проект как систему взаимосвязанных процессов, которые группируются в пять основных категорий: инициация, планирование, исполнение, мониторинг и контроль, а также завершение. Эти категории отражают жизненный цикл любого проекта.

Методы PMBOK наилучшим образом подходят для стандартных и крупномасштабных проектов с четко определенными целями. Однако, в проектах, где требуется адаптивность и возможность быстрого реагирования на изменения, как это часто бывает в стартапах и научно-исследовательских проектах, PMBOK может оказаться менее эффективным. Эти проекты требуют гибкости в определении конечных результатов и методов достижения этих результатов, что может выходить за рамки структурированного подхода PMBOK.