Как эффективно адаптировать новых сотрудников с помощью регламентов

Интеграция в новую компанию может оказаться сложной задачей, особенно когда на первом же рабочем дне руководство загружает новичка обилием информации, которая быстро ускользает из памяти. Где же искать необходимые материалы и ответы на вопросы? Вот что мы рассмотрим далее.

Процесс онбординга играет ключевую роль в адаптации нового работника. В больших компаниях этому уделяется много внимания: разрабатываются регламенты и другие важные документы. Однако в средних и малых компаниях часто пренебрегают этим аспектом, полагая, что одного разъяснения достаточно для запоминания всего необходимого. На полноценную адаптацию может уходить до шести месяцев.

Мы рекомендуем использовать регламенты для успешной адаптации новых сотрудников. Эти документы служат хранилищем всех важных сведений о компании для новичков. В нашей статье мы объясним, что такое регламенты, почему они необходимы и как их разработать, а также предоставим шаблоны регламентов.

Регламент — что это

Регламент — это официальный документ, который содержит правила, процедуры и инструкции, определяющие работу сотрудников:

• Обязанности и ответственности каждой должности;
• Структуру подчиненности и отчетность;
• Сроки и требования к отчетам, которые нужно представлять руководству.

Этот документ помогает разграничивать обязанности и упрощать бизнес-процессы внутри компании, предоставляя подробные инструкции по выполнению рабочих задач.

Этот документ является ключевым для руководителя и создается для:

• Отдельных структурных подразделений организации, таких как отделы или цехи. Он способствует выделению зон ответственности между различными группами, участвующими в совместной работе над бизнес-процессами. Таким образом, каждая команда занимается своими задачами, не требуя постоянных указаний или разъяснений от вышестоящего руководства.
• Конкретных исполнителей внутри команды. Это детализированная инструкция, которая устанавливает последовательность и методы выполнения различных задач или рабочих процессов. В документе содержатся разъяснения о том, как корректно выполнять определенные операции, например, составление отчета о продажах, планирование, или проведение инвентаризации на складе.

Виды регламентов

Регламенты бывают различных видов, включая:

• Административные, которые используются в государственных органах для установления прав и обязанностей, определения полномочий и сфер взаимодействия, а также для предотвращения коррупции через четкую нормативную базу;
• Технические, регулирующие качество и безопасность продукции и услуг, с важными экологическими и безопасностными стандартами, описанными в соответствующем законодательстве;
• Управленческие, направленные на оптимизацию бизнес-процессов и управление персоналом, включая правила найма, формирования команд и заключения контрактов.

Внедрение регламента значительно улучшает управление компанией, делая работу организованной и эффективной, несмотря на время и усилия, необходимые для его разработки.

Создание эффективного регламента

Как я упомянула ранее, регламент должен включать всю информацию, необходимую для эффективной работы. При его составлении ориентируйтесь на три основных принципа:

1. Определите цель регламента: зачем он создается.
2. Укажите случаи, в которых регламент будет применяться.
3. Стремитесь к краткости и ясности изложения.

Обеспечьте доступность всех документов в одном месте.

Соберите основные и поддерживающие документы в один комплексный файл, как показано на изображении слева, чтобы сотрудники могли легко находить нужную информацию без необходимости отвлекать коллег или искать данные по ссылкам.

Для определения содержания регламентов, рассмотрите, что является важным для вашей организации и какие процессы требуют детализации. Вот несколько примеров:

Работа в офисе

Опишите правила офиса, включая размещение одежды, уход за рабочим местом, использование кухни и правила поведения на ней. Включите любую информацию, которую считаете нужной.

Гибридный и удаленный графики работы

Опишите, как сотрудники должны взаимодействовать друг с другом, как и кому они должны отчитываться о выполненных задачах, и как будет организована их ежедневная и еженедельная коммуникация.

Выходные и отпуска

Пропишите, как учитываются праздничные и рабочие дни, как согласовывать даты отпусков и кто ответственен за этот процесс. Укажите, сколько дней отпуска положено и как их оформлять.

Коммуникация

Задайте правила общения внутри коллектива, в зависимости от структуры вашей организации. Определите, к кому обращаться в случае конфликтных ситуаций.

Внедрение регламентов: Польза для организации

Регламенты являются неотъемлемым инструментом для организаций, где сотрудники сталкиваются с затруднениями при освоении стандартных рабочих процессов. Они часто обращаются к руководству с вопросами о своих функциях, отвлекая руководителей от их основных задач. Регламенты упрощают понимание процессов для всех участников и приносят следующие преимущества:

• Стандартизация деятельности: превращает неформальные правила в обязательные нормы, которым следуют все, от исполнителей до высшего руководства.
• Последовательность процедур: соблюдение четких инструкций снижает количество ошибок и повышает качество и скорость работы, что влияет на прибыльность организации.
• Быстрая адаптация новых сотрудников: снижает затраты на их обучение.
• Независимость от ключевых сотрудников: уход ключевых исполнителей не влияет на работу команды благодаря наличию четких инструкций.
• Оперативное исправление ошибок: регламенты помогают быстро исправлять ошибки, вызванные человеческим фактором.
• Повышение удовлетворенности клиентов: уменьшение брака и ошибок благодаря соблюдению стандартов повышает качество клиентского обслуживания.
• Улучшение внутренних коммуникаций: четкое понимание процессов ускоряет работу и снижает необходимость в постоянных перемещениях по офису для уточнений.

Регламенты предоставляют ясные ответы на распространенные вопросы, связанные с работой организации, облегчая взаимопонимание между руководством и отделами. Они помогают быстро обучать новых сотрудников и оперативно устранять возникающие в работе ошибки.

Роль регламентов в правовой системе компании

Регламенты — это часть системы локальных правовых актов компании, к которой также относятся:

• Положение организации: определяет статус и компетенции организации.
• Инструкции: содержат пошаговые алгоритмы работы для каждой должности, например, процедуру проведения собеседований.
• Методические рекомендации: описывают шаги для достижения нужных результатов.
• Правила: регулируют выполнение определенных видов работ.

В крупных организациях эти документы объединены в единую систему правовых актов.

Структура регламентов

В организациях функционируют различные виды регламентов, дополняющие друг друга и согласованные между собой:

• Стратегии компании
• Организационный состав
• Взаимодействие структурных подразделений
• Административные инструкции
• Документация о деятельности подразделений
• Должностные инструкции
• Режим работы
• Правила внутреннего распорядка
• Источники финансирования
• Мотивационные положения
• Технические регламенты на продукцию или услуги
• Положения о разработке других регулирующих актов

Эти документы обеспечивают целостность и системность управления организацией.

Создание Регламента

Первым шагом в написании регламента является выбор должности или процесса для регулирования. Эффективнее всего начать с ключевых для дохода организации позиций, например, с отдела продаж, или с позиций, на которых чаще всего происходят ошибки.

Подготовительный этап:

• Назначение ответственных за создание документа.
• Консультации с исполнителями для учета их мнений и предложений.
• Привлечение квалифицированных специалистов для разработки стандартов.
• Планирование встреч для мониторинга процесса разработки.

Формулировка Целей

• Определение сферы деятельности, которую будет регулировать регламент, например:
  • Стандартизация процессов.
  • Оптимизация деятельности для повышения производительности.
  • Улучшение качества продукции и безопасности труда.
  • Установление эффективных связей между отделами.

Утверждение Структуры Документа

Регламент должен включать:

• Название и данные организации.
• Уникальный номер документа, дату и место создания.
• Наименование и подписи утверждающих лиц.

Содержание Регламента

Документ состоит из следующих разделов:

• Введение: Цели, область применения и ответственные лица.
• Общие положения: Задачи документа, правила и стандарты.
• Назначение и область применения: Описание процессов и объектов.
• Определения и нормативные ссылки: Терминология и ссылки на законодательство.
• Описание процессов: Методы работы и ожидаемые результаты.
• Зоны ответственности: Управленческая и дисциплинарная ответственность.
• Контроль и инструкции: Методы контроля и должностные инструкции.
• Изменения в документ: Процедуры обновления регламента.
• Приложения: Дополнительные справочники, схемы и таблицы.

Согласование и Оформление

После обсуждения проект регламента утверждается всеми заинтересованными сторонами, включая сотрудников и инвесторов. Завершающим шагом является оформление регламента с соблюдением стандартов ГОСТ, структурирование информации и сохранение в нередактируемом формате для защиты от изменений.

Руководство по Внедрению Регламентов

Все работники должны быть в курсе содержания регламентов. Это достигается путем проведения аттестаций или сбора подписей о готовности следовать установленным нормам. Важно, чтобы содержание документа было ясным для каждого сотрудника. Если регламент написан сложно, его следует упростить, убрав излишние формализмы и терминологию, чтобы информация была доступна и понятна.

Для контроля за выполнением регламента создается система отчетности, организуются встречи с участием сотрудников и руководства, а также устанавливаются мониторинговые программы на компьютеры. Важно обеспечить работникам доступ к подробным инструкциям, чтобы облегчить процесс внедрения. Сотрудники, следующие регламенту без нарушений, должны получать поощрения. При возникновении вопросов или проблем должна быть доступна техническая поддержка.

Управление с помощью электронного планера

Для организации и структурирования работы, электронный планер становится незаменимым инструментом, позволяя управлять задачами и персоналом эффективно. Планер помогает распределять задачи, оценивать навыки сотрудников и использовать их опыт в проектировании регламентов.

Преимущества использования:

• Единое цифровое пространство для целей и задач, хранения информации.
• Эффективные коммуникации между коллегами и отделами.
• Организованная работа с помощью четких графиков.
• Система уведомлений, обеспечивающая своевременное информирование о сроках и важных событиях.
• Возможность работы на всех цифровых устройствах, даже без доступа к интернету.

Регламенты необходимы для поддержания порядка и дисциплины в любой компании. Они определяют зоны ответственности и предоставляют пошаговые инструкции для упрощения повседневных процессов. Эффективные регламенты уменьшают зависимость от ключевых сотрудников и упрощают передачу полномочий, обеспечивая стабильность работы организации. Создание регламента должно включать активное участие всех сотрудников и быть готово к модификациям по мере необходимости.