6 июня, 2024
Дарья Васина
Проверенный
1 письмо в неделю со свежими статьями, кейсами и обновлениями.
Рассказываем о методах и стратегиях, которые помогают компаниям быстро и эффективно интегрировать новых сотрудников в рабочий процесс
Интеграция в новую компанию может оказаться сложной задачей, особенно когда на первом же рабочем дне руководство загружает новичка обилием информации, которая быстро ускользает из памяти. Где же искать необходимые материалы и ответы на вопросы? Вот что мы рассмотрим далее.
Процесс онбординга играет ключевую роль в адаптации нового работника. В больших компаниях этому уделяется много внимания: разрабатываются регламенты и другие важные документы. Однако в средних и малых компаниях часто пренебрегают этим аспектом, полагая, что одного разъяснения достаточно для запоминания всего необходимого. На полноценную адаптацию может уходить до шести месяцев.
Мы рекомендуем использовать регламенты для успешной адаптации новых сотрудников. Эти документы служат хранилищем всех важных сведений о компании для новичков. В нашей статье мы объясним, что такое регламенты, почему они необходимы и как их разработать, а также предоставим шаблоны регламентов.
Регламент — это официальный документ, который содержит правила, процедуры и инструкции, определяющие работу сотрудников:
Этот документ помогает разграничивать обязанности и упрощать бизнес-процессы внутри компании, предоставляя подробные инструкции по выполнению рабочих задач.
Этот документ является ключевым для руководителя и создается для:
Регламенты бывают различных видов, включая:
Внедрение регламента значительно улучшает управление компанией, делая работу организованной и эффективной, несмотря на время и усилия, необходимые для его разработки.
Как я упомянула ранее, регламент должен включать всю информацию, необходимую для эффективной работы. При его составлении ориентируйтесь на три основных принципа:
Обеспечьте доступность всех документов в одном месте.
Соберите основные и поддерживающие документы в один комплексный файл, как показано на изображении слева, чтобы сотрудники могли легко находить нужную информацию без необходимости отвлекать коллег или искать данные по ссылкам.
Для определения содержания регламентов, рассмотрите, что является важным для вашей организации и какие процессы требуют детализации. Вот несколько примеров:
Опишите правила офиса, включая размещение одежды, уход за рабочим местом, использование кухни и правила поведения на ней. Включите любую информацию, которую считаете нужной.
Опишите, как сотрудники должны взаимодействовать друг с другом, как и кому они должны отчитываться о выполненных задачах, и как будет организована их ежедневная и еженедельная коммуникация.
Пропишите, как учитываются праздничные и рабочие дни, как согласовывать даты отпусков и кто ответственен за этот процесс. Укажите, сколько дней отпуска положено и как их оформлять.
Задайте правила общения внутри коллектива, в зависимости от структуры вашей организации. Определите, к кому обращаться в случае конфликтных ситуаций.
Регламенты являются неотъемлемым инструментом для организаций, где сотрудники сталкиваются с затруднениями при освоении стандартных рабочих процессов. Они часто обращаются к руководству с вопросами о своих функциях, отвлекая руководителей от их основных задач. Регламенты упрощают понимание процессов для всех участников и приносят следующие преимущества:
Регламенты предоставляют ясные ответы на распространенные вопросы, связанные с работой организации, облегчая взаимопонимание между руководством и отделами. Они помогают быстро обучать новых сотрудников и оперативно устранять возникающие в работе ошибки.
Регламенты — это часть системы локальных правовых актов компании, к которой также относятся:
В крупных организациях эти документы объединены в единую систему правовых актов.
В организациях функционируют различные виды регламентов, дополняющие друг друга и согласованные между собой:
Эти документы обеспечивают целостность и системность управления организацией.
Первым шагом в написании регламента является выбор должности или процесса для регулирования. Эффективнее всего начать с ключевых для дохода организации позиций, например, с отдела продаж, или с позиций, на которых чаще всего происходят ошибки.
Регламент должен включать:
Документ состоит из следующих разделов:
После обсуждения проект регламента утверждается всеми заинтересованными сторонами, включая сотрудников и инвесторов. Завершающим шагом является оформление регламента с соблюдением стандартов ГОСТ, структурирование информации и сохранение в нередактируемом формате для защиты от изменений.
Все работники должны быть в курсе содержания регламентов. Это достигается путем проведения аттестаций или сбора подписей о готовности следовать установленным нормам. Важно, чтобы содержание документа было ясным для каждого сотрудника. Если регламент написан сложно, его следует упростить, убрав излишние формализмы и терминологию, чтобы информация была доступна и понятна.
Для контроля за выполнением регламента создается система отчетности, организуются встречи с участием сотрудников и руководства, а также устанавливаются мониторинговые программы на компьютеры. Важно обеспечить работникам доступ к подробным инструкциям, чтобы облегчить процесс внедрения. Сотрудники, следующие регламенту без нарушений, должны получать поощрения. При возникновении вопросов или проблем должна быть доступна техническая поддержка.
Для организации и структурирования работы, электронный планер становится незаменимым инструментом, позволяя управлять задачами и персоналом эффективно. Планер помогает распределять задачи, оценивать навыки сотрудников и использовать их опыт в проектировании регламентов.
Преимущества использования:
Регламенты необходимы для поддержания порядка и дисциплины в любой компании. Они определяют зоны ответственности и предоставляют пошаговые инструкции для упрощения повседневных процессов. Эффективные регламенты уменьшают зависимость от ключевых сотрудников и упрощают передачу полномочий, обеспечивая стабильность работы организации. Создание регламента должно включать активное участие всех сотрудников и быть готово к модификациям по мере необходимости.
Автор
Теги
Управление ИТ проектами
Дадим скидку до 15%, если вы перейдете в TeamStorm из других систем управления совместной работой и проведем бесплатный пилот. Поможем перенести данные в TeamStorm, настроим систему под ваши процессы.
24.07.2024
Обзор лучших бесплатных Канбан-досок, доступных в 2024 году. Рассматриваем различные инструменты для управления проектами с помощью Канбан-методологии
22.07.2024
Рассказываем о различных онлайн-инструментах, которые позволяют пользователям укорачивать длинные URL-адреса
15.07.2024
Помогаем выбрать онлайн-ежедневник, который поможет эффективно организовать рабочие процессы и личные дела
12.07.2024
Рассматриваем функциональные возможности приложений для организации дел, их преимущества и недостатки, чтобы помочь читателям выбрать подходящее приложение для повышения продуктивности и управления временем.
05.07.2024
Рассказываем об основных принципах Agile, его ключевых методологиях, а также преимущества и недостатки применения этой философии в различных проектах
01.07.2024
Рассказываем, как PMBOK используется на практике для улучшения управления проектами, повышения их эффективности и успешного завершения
24.06.2024
Рассказываем, что такое CRM-система, какие функции она выполняет и как она может быть полезна для бизнеса.
21.06.2024
Рассказываем, как проводить SWOT-анализ, какие преимущества он может принести и какие ключевые моменты следует учитывать при его использовании.
19.06.2024
Подробно рассказываем о различных типах организационных структур, которые могут быть использованы в компаниях. Рассматриваем их плюсы и минусы, приводим примеры.
17.06.2024
Рассматриваем преимущества и недостатки онлайн-досок, чтобы помочь вам выбрать наиболее подходящий инструмент для ваших потребностей.
Нажимая кнопку “Запросить демо”, я соглашаюсь на обработку моих персональных данных
Мы не спамим! Прочтите нашу политику конфиденциальности, чтобы узнать больше.
Вы успешно подписались на нашу рассылку!