Новое исследование TeamStorm: Российский рынок систем управления совместной работой
7 июня, 2024
Дарья Васина
Проверенный
1 письмо в неделю со свежими статьями, кейсами и обновлениями.
Рассказываем, как методология Kanban помогает организовать и оптимизировать рабочие процессы и личные задачи.
Методология Kanban зародилась в сфере программирования, но нашла своё место как в профессиональной, так и в личной жизни. Kanban — это превосходный инструмент для организации системной работы и устранения хаоса. В этой статье я объясню суть и назначение этого метода, а также поделюсь обзорами лучших цифровых Kanban-досок.
Канбан — это подход к достижению целей, который включает разделение процесса на последовательные этапы. Этот метод облегчает организацию работы, установку задач, мониторинг их исполнения и соблюдение сроков. Канбан применяется с использованием специальных досок, которые могут быть как физическими (например, листом бумаги), так и цифровыми. На доске отображаются колонки, каждая из которых представляет отдельный этап работы — как «К работе», «В работе», «Готово». Задачи размещаются в эти колонки и перемещаются вдоль них по мере выполнения, что демонстрирует принципы работы по методу Канбан.
Термин «Канбан» берёт своё начало из японского языка, где переводится как «вывеска» или «табличка». Это подходящее название, поскольку методика основывается на перемещении карточек по доске. Канбан также является частью Agile-методологии и используется как инструмент для оптимизации рабочих процессов через визуализацию. Разделение процесса на этапы позволяет чётко оценить объём работы, нагрузку на сотрудников и темпы выполнения задач, а также активно заниматься завершением начатых задач.
Методологии Kanban почти 70 лет! Несмотря на солидный возраст, она остаётся эффективной и востребованной. Этот японский метод отличается своей выносливостью и трудолюбием.
Метод зародился на заводе Toyota в Японии, хотя изначально он не назывался Kanban. Использовались физические доски, которые были примерно высотой с человека, и на них рисовались колонки, представляющие этапы работы. В каждой колонке размещались карточки задач, которые перемещались по мере их выполнения.
Рабочие завода таким образом обменивались информацией о текущих задачах, необходимых деталях и сроках. Этот метод позволил существенно сократить время на производство одной машины и вскоре получил широкое распространение.
В цифровую эпоху Kanban-доски популяризировал бизнесмен и писатель Дэвид Андерсон. Он адаптировал метод для разработки программного обеспечения, добавив такие элементы, как приоритизация задач. Именно тогда метод получил своё современное название — Kanban.
Ключевые элементы методологии Канбан включают следующее:
Хотя возможно установление конкретных сроков для выполнения задач, это не является обязательным. Основное внимание уделяется адекватной приоритизации задач, что обеспечивает эффективное распределение времени и ресурсов.
Дэвид Андерсон определяет пять основных компонентов, формирующих структуру доски Kanban: видимые маркеры, колонки, лимиты незавершённой работы, точку принятия решений и точку доставки продукта.
Используя эти пять элементов, доска Kanban значительно повышает эффективность команды. Тем не менее, Джим Бенсон подчеркивает, что сосредоточение на двух основных аспектах — ограничении незавершённых работ и визуализации — может быть достаточно для начала работы с Kanban, предлагая более гибкий подход к применению методологии.
Система Kanban включает в себя несколько основных компонентов, которые способствуют её эффективному функционированию:
Эти элементы вместе формируют основу системы Kanban, позволяя командам визуализировать рабочий процесс и улучшать управление проектами.
Методология Kanban укоренена в культуре коллективного уважения и сотрудничества, что ведет к успешной деятельности, значимости работы и активному участию сотрудников. Вот девять основных ценностей Kanban, которые обеспечивают эффективность метода:
Авторы краткого руководства по Kanban, Дэвид Дж. Андерсон и Энди Кармайкл, подчеркивают, что приверженность этим девяти ценностям критически важна для успеха любой команды. Игнорирование хотя бы одного из этих принципов может серьёзно снизить эффективность работы и привести к неудачам.
Чтобы метод Kanban приносил максимальную пользу в командной работе, важно придерживаться следующих ключевых правил:
Соблюдение этих принципов позволяет команде не только улучшить координацию своих действий, но и повысить общую производительность.
Основной инструмент в методологии Kanban — это доска с карточками, которая может быть как физической (например, меловой, магнитной или с использованием стикеров), так и цифровой. Важно, чтобы все члены команды имели постоянный доступ к этой доске.
Структура доски Kanban включает:
Доска позволяет управлять множеством проектов одновременно, используя карточки различных цветов или горизонтальные разделители, известные как swimlanes. На каждой карточке может быть указана дополнительная информация о задаче, включая описание, ответственного исполнителя, приоритет и сроки. Задачи могут быть заданы на ежедневной, еженедельной или ежемесячной основе.
Работа с карточками в системе Kanban регулируется несколькими основными правилами, направленными на обеспечение непрерывности процессов, контроль сроков и управление задачами, которые застревают в рабочем потоке:
Приоритет задач в Kanban зависит от их важности для бизнеса или клиента, потенциальных потерь прибыли или возрастания издержек из-за задержек. Чтобы упростить понимание приоритетов, используются классы обслуживания, обозначенные на карточках специальными символами:
Для контроля за продвижением карточек в Kanban отвечает Service Delivery Manager, который может обслуживать от трех до пяти команд. К его обязанностям относятся:
Хотя в методологии Kanban не требуется наличие специальной роли, аналогичной Scrum Master в Scrum, на практике часто необходим Agile Coach. Этот специалист помогает нескольким командам адаптировать Kanban под нужды бизнеса и постоянно совершенствовать процессы.
Методология Kanban предлагает несколько значительных преимуществ для различных областей применения:
Kanban идеально подходит для планирования и управления различными видами работ, от сложных IT-проектов до домашних ремонтов.
Однако у методологии Kanban есть и свои ограничения, которые следует учитывать:
Изучение и учёт этих ограничений помогут в определении, насколько подходит Kanban для конкретных проектных и бизнес-целей.
Использование методологии Kanban может быть особенно полезным в определённых условиях, которые указывают на его потенциальную необходимость и эффективность:
Если команда сталкивается хотя бы с двумя из этих проблем, Kanban может стать ценным инструментом для оптимизации работы. Этот метод подходит для любой отрасли, где возможно выделение и структурирование этапов работы и типов задач.
Для успешного внедрения Kanban в компанию рекомендуется начать с пилотных проектов в небольших командах. Этот постепенный подход позволяет адаптировать методологию под конкретные условия и распространить её на другие отделы на основе успешного опыта.
Ирина Каплунова, Enterprise Agile Coach, подчеркивает важность интеграции Kanban среди существующих сотрудников. Понимание процессов организации позволяет им выявлять неэффективные практики: «Agile предполагает смену управленческой философии, где ключевую роль играют сотрудники, имеющие прямой контакт с клиентами. Они часто лучше видят неэффективность процессов. Первый шаг к изменениям — это анализ, который начинается с выслушивания сотрудников и выявления проблемных моментов». Для этого важно вовлечение Agile Coach.
Продолжительность внедрения Kanban зависит от размера команды: обучение группы из 10 человек может занять от двух до четырёх недель, в то время как масштабирование до тысячи специалистов может требовать от двух до пяти лет. Ключевым фактором является активное участие сотрудников.
На начальном этапе следует:
Одна из основных ошибок при внедрении Kanban — попытка реализовать метод без внешней помощи специалиста, что часто приводит к пропуску важного этапа анализа и адаптации процессов под уникальные условия компании. Копирование метода из других организаций без учёта специфики часто заканчивается неудачей. Минимум на этапе внедрения крайне желательно привлечение Agile Coach для корректной адаптации и оптимизации процессов.
Методология Kanban включает ряд стандартных встреч, которые помогают координировать деятельность команды и собирать обратную связь на разных уровнях.
Встречи на уровне команды:
Встречи на уровне компании:
Важно подходить к планированию встреч гибко. Некоторые собрания можно объединять или адаптировать в зависимости от конкретных нужд бизнеса, чтобы оптимизировать время и не перегружать участников излишним количеством митингов.
Сравнение методологий Kanban и Scrum выявляет как схожие, так и уникальные черты каждой из систем. Хотя обе методологии используются в рамках Agile, их применение и подходы к управлению проектами имеют заметные различия.
Из этих различий следует, что выбор между Kanban и Scrum должен основываться на конкретных потребностях проекта и команды. Для мелких и динамичных проектов или в условиях неопределённости сроков Kanban может быть предпочтительнее. Для крупных проектов с жёсткими сроками и требованиями к документации Scrum, вероятно, окажется более подходящим выбором.
Agile представляет собой обширное и глубокое понимание управления проектами, выходящее далеко за рамки отдельных методологий, таких как Kanban или Scrum. Это целая философия, основанная на гибкости, предполагающая, что команда способна адаптироваться к изменяющимся условиям, при этом каждый член команды обладает пониманием задач и ролей своих коллег. Важно понимать, что основное различие между Kanban и Scrum заключается не столько в методиках, сколько в контексте их применения.
При выборе подхода к управлению проектами важно учитывать несколько ключевых аспектов:
Выбор между Kanban и Scrum должен базироваться на специфике проекта, организационных требованиях и целях команды, а также на готовности к принятию Agile-принципов на практике.
Доски Kanban широко используются в различных секторах, начиная от производства и заканчивая управлением персоналом, а также в разработке программного обеспечения, где они часто интегрируются с методологиями Agile и DevOps. В зависимости от специфики сферы деятельности и нужд проекта выбирается формат доски — будь то физический или цифровой. Например, в одном из кейсов для строительного проекта стоимостью 58 миллионов долларов использовалась физическая доска, размещенная прямо на стройплощадке в трейлере. В то же время, множество команд разработчиков ПО предпочитают цифровые версии Kanban для координации своей работы.
Примером простой реализации физической доски Kanban является доска, разделенная на вертикальные колонки, которые могут быть выполнены из маркера или мела. Команды используют стикеры для отображения прогресса по задачам, перемещая их в соответствии с этапами выполнения. Основное преимущество физической доски — ее постоянная видимость и невозможность «выключения». Она идеально подходит для команд, работающих в одном офисе, так как способствует легкому взаимодействию и обмену информацией. Однако для удаленных команд или в случаях, когда аккуратность записей имеет значение, физическая доска может быть не лучшим выбором.
С ростом популярности Kanban среди IT-команд и в условиях глобализации рабочих процессов, доски Kanban претерпели цифровую трансформацию. Цифровые доски предоставляют возможность удаленного доступа и синхронизации работы команд, распределенных по всему миру. Это позволяет участникам проекта взаимодействовать с доской в любое время и из любой точки мира, обеспечивая непрерывность рабочих процессов и актуализацию данных в реальном времени.
Выбор между физическими и цифровыми досками Kanban зависит от многих факторов, включая масштабы проекта, расположение команды и специфические требования к управлению проектами.
Канбан-метод остаётся одним из самых популярных подходов в современных системах планирования. Существует множество программ, позволяющих реализовать Канбан-доску, каждая из которых обладает своими уникальными функциями. Вот обзор шести наиболее популярных программных решений.
TeamStorm предлагает комплексное решение для совместной работы, подходящее для компаний любого размера и отрасли. Основные функции включают управление проектами через создание и структурирование пространств, детализацию задач и управление доступом. Эта система идеально подходит для настройки сложных рабочих процессов и предоставления обширных возможностей для мониторинга выполнения задач.
В отличие от конкурентов, TeamStorm предлагает встроенную интеграцию с системой управления тестированием Test IT на единой платформе, что значительно упрощает процесс тестирования.
Благодаря технологическому партнерству с GitFlick, TeamStorm закрывает ключевые потребности клиентов: управление тестированием, хранение кода, управление проектами и доступ к базе знаний — всё на одной платформе.
В отличие от некоторых конкурентов, TeamStorm имеет современный офис в Москве, что создает более комфортные условия для встреч с клиентами, вместо встреч в кафе.
Многие конкуренты не предлагают возможности доработки и кастомизации под нужды клиента. В TeamStorm эти возможности предусмотрены.
TeamStorm позволяет выводить информацию из разных проектов на одну рабочую доску. Это особенно важно для менеджеров, которым необходимо отслеживать статус задач по нескольким проектам одновременно.
Для компаний среднего и крупного размера TeamStorm предлагает более выгодные решения и удобные инструменты.
В отличие от неудобного интерфейса конкурентов, таких как Kaiten, интерфейс TeamStorm прост и интуитивно понятен, что облегчает работу и экономит время.
В TeamStorm можно гибко настраивать процессы, задавая схемы бизнес-процессов для различных типов задач. Это позволяет выстраивать сложные процессы, чего не хватает в аналогичных системах.
TeamStorm позволяет клонировать задачи и создавать шаблоны для ускорения выполнения повторяющихся задач.
Система поддерживает интеграцию с почтовыми сервисами и предлагает скриптовую автоматизацию действий по событиям.
В TeamStorm есть различные типы связей между задачами, полноэкранный режим для удобства работы, логическая структура организации задач с использованием папок, и валидация переходов задач между статусами.
Встроенное решение для OKR и расширение «Портфолио» позволяют эффективно управлять прогрессом по всем проектам и задачам компании.
TeamStorm предлагает ресурсное планирование, что помогает оптимизировать работу в спринтах.
Особенности TeamStorm:
Тарифы:
Конкретные цены зависят от количества пользователей и необходимых функций. TeamStorm также предлагает 30-дневный пробный период на 25 пользователей для начала работы с платформой.
WEEEK — это интуитивно понятная программа для управления проектами, которая предлагает мощные инструменты для коллаборации. Она включает функции автоматизации, поддержку множества досок в рамках одного проекта и комплексное управление задачами.
Преимущества:
Недостатки:
Стоимость:
Kaiten — это ещё один российский инструмент планирования, который отличается глубокой кастомизацией и возможностью масштабирования под различные типы проектов.
Trello является одной из самых популярных платформ для Канбан-досок, отличающейся своей простотой и удобством использования.
Jira представляет собой универсальное решение для управления задачами, подходящее для различных профессиональных групп.
Asana — это мощный инструмент планирования, предлагающий гибкое управление проектами.
Notion выделяется своей универсальностью и популярностью среди цифровых команд.
Эти инструменты предлагают различные подходы к управлению задачами и проектами, позволяя командам выбирать решение, наиболее соответствующее их потребностям и рабочим процессам.
Канбан-метод зарекомендовал себя как эффективный подход в управлении проектами. Ниже представлены ответы на наиболее часто задаваемые вопросы о Канбане, которые помогут лучше разобраться в его преимуществах и функциях.
Канбан активизирует вовлечённость команды в процессы, способствует развитию лидерских качеств среди сотрудников и учит их брать на себя ответственность за принимаемые решения. Кроме того, этот метод уменьшает время на выполнение задач, повышает эффективность процессов и помогает обнаруживать их слабые места.
WIP (Work In Progress) — это количество задач, которые могут обрабатываться одновременно. Установление WIP-лимитов для каждой колонки на доске позволяет контролировать рабочую нагрузку и обеспечивает более эффективное выполнение задач.
Определение WIP-лимита наилучшим образом происходит с учётом оценок и опыта самой команды, которая может адекватно оценить свои возможности и производительность. Иногда руководитель может устанавливать лимиты, но такой подход может быть менее точен из-за недостатка оперативной информации.
Наиболее эффективно использовать Канбан в командах от пяти до десяти человек. Большее количество участников может усложнить координацию и снизить общую продуктивность.
Следует следить за такими показателями, как:
Современная Канбан-доска должна обеспечивать возможности для создания задач, автоматизации процессов, настройки параметров задач (включая приоритеты, сроки и ответственных), отображения статусов, сохранения истории изменений и коммуникаций внутри команды.
Канбан — это универсальный инструмент, который можно адаптировать как для крупных бизнес-проектов, так и для личного использования. Для успешного внедрения важно правильно настроить рабочие процессы и обучить команду эффективному использованию всех возможностей доски.
Автор
Теги
Управление ИТ проектами
Познакомим Вас с функциональностью TeamStorm и ответим на все вопросы
29.01.2025
В 2025 году управление задачами становится еще важнее для продуктивной работы. В этой статье мы рассмотрим лучшие инструменты, которые помогут эффективно оптимизировать работу команды
27.01.2025
Рассказываем, как внедрение Кайдзен помогает оптимизировать процессы, повысить эффективность работы команды и достичь стабильного роста компании
14.01.2025
Объясняем, как правильно составить должностную инструкцию, её роль в компании, цели и основные принципы структуры.
25.12.2024
Рассматриваем способы составления рабочего и личного расписания, управления временем и поддержания дисциплины для улучшения ежедневной продуктивности
23.12.2024
Рассматриваем способы установления здоровых границ, эффективной коммуникации с коллегами и руководством, а также методы сохранения уважения и гармонии в рабочем процессе, не уступая на личных принципах
19.12.2024
Рассказываем, как правильно составить бэклог, какие задачи в него включать, а также почему он является важным инструментом для планирования и организации работы команды
12.12.2024
Организация рабочего места — ключевой фактор, влияющий на продуктивность и общее самочувствие во время работы. Обсуждаем ключевые аспекты, способствующие созданию эффективной рабочей обстановки.
28.11.2024
Техника Помодоро — это простой, но эффективный метод тайм-менеджмента, основанный на чередовании 25-минутных рабочих интервалов и 5-минутных пауз. Такой подход помогает сосредоточиться на задачах, избегать отвлечений и предотвращать переутомление
08.11.2024
Цикл Деминга, или PDCA (Plan, Do, Check, Act), — это метод непрерывного улучшения, широко используемый в управлении качеством и бизнесе. Рассказываем, как цикл Деминга помогает компаниям и командам работать более продуктивно и устранять недостатки в процессах
16.10.2024
Управление проектом — это комплексный процесс, состоящий из нескольких ключевых стадий, каждая из которых играет важную роль в достижении успешного результата. Рассмотрим основные этапы, которые помогут оптимизировать ваш рабочий процесс.
Нажимая кнопку “Запросить демо”, я соглашаюсь на обработку моих персональных данных
Мы не спамим! Прочтите нашу политику конфиденциальности, чтобы узнать больше.
Вы успешно подписались на нашу рассылку!