Новое исследование TeamStorm: Российский рынок систем управления совместной работой
27 января, 2025
Дарья Васина
Проверенный
1 письмо в неделю со свежими статьями, кейсами и обновлениями.
Рассказываем, как внедрение Кайдзен помогает оптимизировать процессы, повысить эффективность работы команды и достичь стабильного роста компании
Кайдзен — это японская концепция управления, ориентированная на бесконечное совершенствование бизнеса и проектов, введённая в употребление в 1986 году. Некоторые элементы этой философии использовались ещё с начала XX века.
Философия Кайдзен зародилась в середине XX века как ответ на послевоенный экономический кризис в Японии. Масааки Имаи, пионер Кайдзен, предложил улучшить традиционный цикл контроля качества (планирование, действие, проверка, улучшение) за счёт принципов 4S: сортировать, систематизировать, стандартизировать и совершенствовать.
Кайдзен подразумевает непрерывное улучшение качества продукции с минимальными затратами. Основная идея состоит в активном вовлечении сотрудников в процессы улучшения, так как они ежедневно сталкиваются с проблемами и имеют идеи для их решения. Масааки Имаи уверен, что коллективные усилия способствуют росту и развитию.
Toyota была первой компанией, внедрившей Кайдзен, что значительно способствовало её международному успеху. С 1985 года действует Институт Кайдзен, который анализирует и поддерживает внедрение этой философии на мировом уровне. С 2020 года Институт сотрудничает с ООН, участвуя в разработке глобальных стратегий устойчивого развития.
Слово «Кайдзен» в переводе с японского означает «изменение к лучшему». Кайдзен представляет собой целостную философию, которая включает разнообразные методы, техники и идеи для непрерывного улучшения всех аспектов бизнеса. Это не просто методика, а комплексный подход к развитию бизнес-процессов. В контексте бережливого производства, Кайдзен особенно акцентирует внимание на устранении всех видов потерь и оптимизации рабочих процессов, что в конечном итоге приводит к повышению качества продукции и сокращению издержек.
Кайдзен в бережливом производстве подразумевает вовлечение всех сотрудников компании от руководителей до рабочих в процесс улучшения, стимулируя их активно идентифицировать и устранять ненужные действия и задержки в производстве. Ключевые элементы этого подхода включают рационализацию процессов, стандартизацию работы, улучшение качества и непрерывное совершенствование рабочих стандартов. Таким образом, Кайдзен превращает бережливое производство из статической системы в динамично развивающуюся, где каждый уровень организации активно участвует в процессе улучшения.
Основатель концепции Кайдзен, Масааки Имаи, во время поездок в США с японскими деловыми делегациями обменялся управленческими методиками и представил свою уникальную систему управления трудом, основанную на его обширном опыте.
Масааки Имаи утверждает, что Кайдзен — это больше, чем просто непрерывное улучшение, это система, которая требует ежедневного внимания каждого сотрудника на всех уровнях. Изменения должны начинаться сверху, проникая в каждый отдел, от управления до рабочего персонала.
Как и в концепции lean manufacturing, основное внимание следует уделять потребностям клиента. Вот проблемы, которые замедляют и делают производство неэффективным:
Основные принципы Кайдзен включают:
В культуре цифровых компаний популярно использование открытых офисных пространств и коворкингов, что соответствует принципам Кайдзен и обеспечивает гибкость рабочего процесса.
Основные элементы философии Кайдзен, определённые основателем метода Масааки Имаи, представляют собой комплекс подходов к управлению и организации рабочего процесса:
Ключевые компоненты, обеспечивающие успешную реализацию этих элементов:
Кайдзен ставит на первый план эволюционные, а не революционные изменения, акцентируя внимание на маленьких, но стабильных шагах к улучшению процессов.
Кайдзен акцентирует внимание на оптимизации рабочих пространств, что особенно актуально для производственных сред. Японский подход включает в себя пять основных принципов, известных как методика 5S:
В рамках Кайдзен существует множество инструментов для повышения качества работы. Основные подходы, которые Масааки Имаи считает ключевыми в Кайдзен:
Кайдзен подразумевает внедрение постепенных, но постоянных изменений, которые направлены на улучшение всех аспектов работы.
В производственных и управленческих процессах выделяют действия, приносящие ценность, и те, которые её не приносят (например, непродуктивное времяпрепровождение сотрудников или беспорядок на рабочем месте). Такие неэффективные расходы ресурсов следует уменьшать.
Классификация неэффективных расходов (muda):
Эти виды потерь важно распознавать и устранять, чтобы оптимизировать производственные и управленческие процессы, сокращая затраты и увеличивая эффективность работы.
Кайдзен подразумевает активное участие каждого члена команды в процессе улучшения. Для этого компании создают особый «банк идей», куда каждый сотрудник может внести своё предложение. Руководство занимается анализом всех поступающих идей, не зависимо от того, насколько они кажутся на первый взгляд реализуемыми или необычными.
Сергей Мелихов из Ensi.tech делится опытом внедрения Кайдзен: «Мы организовали сбор предложений через бота в Telegram, который мы назвали Ротный. Любой сотрудник может отправить свою идею, будь то изменение в системе задач или новый стикер для корпоративного пака. Ранее мы активно использовали эту практику для трансформации компании, однако теперь, став более стабильной, мы снизили частоту сбора идей».
Ключевой момент в мотивации сотрудников — реализация их предложений. Сергей отмечает: «Важно публично показывать, что предложения рассматриваются и реализуются. У нас внутренняя валюта ‘егорки’ начисляется за принятые идеи».
Наталья Фефилова, бизнес-коуч, подчеркивает: «Самые маленькие изменения, предложенные сотрудниками, могут привести к значительному улучшению производительности и прибыли. Примером может служить история со стюардессой из American Airlines, которая предложила не подавать оливки в салатах, что позволило компании сэкономить 400 тысяч долларов в год».
Советы для стимулирования инициативности:
Таким образом, Кайдзен превращается в непрерывный процесс, в котором каждый сотрудник видит возможности для улучшений и мотивирован на их реализацию.
Toyota является пионером в применении Кайдзен, начав его использовать в 1950-х годах. Используя принципы 5S для выхода из послевоенного кризиса, компания смогла существенно снизить затраты, оптимизировав процессы и повысив эффективность переработки. Это послужило основой для развития концепции бережливого производства в Toyota, что способствовало их ведущему положению в автомобильной промышленности и способствовало экологической устойчивости.
В 1980-х годах Mitsubishi Motors применила Кайдзен для трансформации убыточного автомобильного бизнеса в Австралии. Компания сфокусировалась на эффективном распределении труда и ресурсов, что привело к значительному снижению затрат и увеличению прибыли.
Sony адаптировала Кайдзен в прошлом веке, применяя цикл PDCA (Plan – Do – Check – Act) для минимизации производственных издержек. Благодаря этому подходу каждый новый продукт учитывает уроки из предыдущих ошибок, повышая качество и инновационность.
В информационных технологиях Кайдзен интегрирован в методологию Scrum, что помогает улучшать командную работу и эффективность проектов. Джефф Сазерлент, один из создателей Scrum, использовал Кайдзен как вдохновение для внедрения командных ретроспектив, которые помогают улучшать результаты каждого спринта.
КАМАЗ стал первым представителем российского автопрома, который внедрил Кайдзен. В начале 2000-х компания начала использовать принципы бережливого производства, что позволило значительно сократить издержки производства и сохранить ресурсы, однако эффект на качество продукции до сих пор обсуждается.
В японских учебных заведениях введен уникальный учебный предмет, известный как «малое дело». Учеников учат ценить каждое действие, вне зависимости от его масштаба, поскольку даже мелкие ошибки могут привести к крупным проблемам. Стремление к непрерывному улучшению и методичное устранение ошибок — основа их обучения.
В контексте России, где исторически сложились другие управленческие традиции, ориентированные на быстрые и масштабные результаты из-за советских амбиций «переложить реки» и непостоянства 1990-х, предприниматели часто ожидают быстрых итогов своих действий. Вместе с тем, истинные результаты достигаются через постоянные мелкие улучшения. Интеграция Кайдзен с инновациями может дать комплексный эффект: последовательное улучшение через Кайдзен и значительные прорывы благодаря инновациям обеспечивают устойчивый рост.
Однако, как отмечается в предисловии к книге Масааки Имаи, Кайдзен в России не получил широкого распространения из-за его основной идеологии, подходящей для бизнеса, основанного на честности и доверии. «Кайдзен подходит для тех, кто строит успех на партнёрстве и доверии, а не для искателей лёгких путей», — утверждает Имаи.
Несмотря на редкое применение философии Кайдзен в России, есть компании, которые внедряют этот подход в свою деятельность. К таким компаниям относятся Лукойл, Алроса, ГАЗ, Балтика, КАМАЗ, Росатомстрой, Гидросила и Банк «Союз». Эти организации стремятся к долгосрочному развитию и лидерству в своих отраслях, активно применяя принципы Кайдзен для повышения своей эффективности и конкурентоспособности.
В России Кайдзен и принципы бережливого производства постепенно завоевывают популярность, особенно в производственных отраслях, но также и в сферах торговли и медицины. Производители были среди первых, кто начал внедрять эти подходы.
Компания «Алроса» успешно реализует несколько Кайдзен-инноваций на своих предприятиях:
На Челябинском металлургическом комбинате внедрение Кайдзен началось с участка машины непрерывного литья:
На предприятии активно внедряют методику 5S, особенно в листопрокатном цехе:
Эти инициативы не только повышают моральный дух и производительность, но и снижают уровень травматизма, что ведет к уменьшению производственных издержек.
Философия Кайдзен предполагает постепенное введение изменений, что позволяет интегрировать её в бизнес без радикального переустройства существующих процессов. Ниже представлены шаги для эффективного внедрения Кайдзен в вашей компании:
Каждый сотрудник должен почувствовать себя услышанным. Воспринимайте отзывы и предложения сотрудников не как критику, а как возможности для улучшения. Примером такого подхода служит проект «Фабрика идей» в компании ERG, который с 2017 года принял более 4500 предложений от сотрудников.
Цикл PDCA (Plan-Do-Check-Act) является основой Кайдзен и представляет собой эффективный инструмент для постоянного улучшения. Этот метод позволяет планировать действия, выполнять их, проверять результаты и вносить необходимые корректировки. Идеально сочетается с методом SMART для детализированного планирования и приоритизации задач.
«Чистота и порядок на рабочем месте ведут к чистоте в умах» — это также часть философии Кайдзен. Использование Канбан-досок и поддержание порядка в онлайн и физических рабочих пространствах помогает улучшить организацию и эффективность работы. Уделяйте внимание устранению всего лишнего и неуместного, что позволяет сосредоточиться на самом важном.
Эти простые, но эффективные шаги помогут гармонично интегрировать принципы Кайдзен в любую деятельность, поддерживая постоянное совершенствование и улучшение бизнес-процессов.
В философии Кайдзен, «гемба» означает место, где создаются ценность и продукция. Для руководителя, приверженного Кайдзен, крайне важно быть вовлеченным в операционную деятельность, а не ограничиваться кабинетной работой. Лидер должен регулярно посещать места, где происходит производство или предоставляются услуги, задавать вопросы при возникновении проблем и активно участвовать в их решении. Недооценка значимости гембы приводит к ухудшению всех бизнес-показателей: от качества продукции до морального климата в коллективе.
Основные правила гемба:
Примеры гембы в различных секторах:
Во многих организациях существует разрыв между отделами производства и продаж, что приводит к неэффективности и увеличению затрат. Традиционное производство часто основано на предварительных прогнозах продаж, что ведет к избыточным запасам и несоответствию потребностям рынка. В отличие от этого, Кайдзен подчеркивает важность производства продукции, точно отвечающей требованиям рынка, и снижения издержек за счет бережливого производства. Компании, использующие Кайдзен, стремятся максимально сблизить процессы производства и продаж, обеспечивая высокую рентабельность и удовлетворение потребностей клиентов.
Для выявления узких мест в рабочих процессах важно визуализировать задачи. В TeamStorm это можно сделать с помощью настраиваемых дашбордов, которые позволяют отслеживать статусы и прогресс работы. Инструменты визуализации включают:
Ограничение количества задач, которые одновременно находятся в работе, является ключевым принципом Канбана и Кайдзен. В TeamStorm можно установить лимиты для количества активных задач на каждом этапе процесса. Это помогает:
Регулярные ретроспективы и анализ эффективности работы — неотъемлемая часть Кайдзен. TeamStorm предлагает инструменты для сбора обратной связи и аналитики:
Использование TeamStorm позволяет не только улучшить существующие процессы, но и создать основу для постоянного совершенствования работы команды.
В итоге, философия Кайдзен демонстрирует свою ценность через постоянное стремление к совершенству, которое трансформирует каждый аспект бизнеса. Этот метод позволяет компаниям не только выявлять и устранять недостатки в своих процессах, но и создавать культуру, в которой каждый сотрудник становится участником инновационного процесса. Поддерживая постоянные мелкие изменения, Кайдзен ведет к значительным улучшениям в производительности, качестве и общей эффективности, обеспечивая стабильный рост и конкурентоспособность на рынке. Таким образом, принципы Кайдзен могут служить надежным фундаментом для долгосрочного успеха любой организации, стремящейся к непрерывному улучшению и развитию.
Мы искренне верим, что наша статья и рекомендации будут тебе полезны в оптимизации общения и процессов внутри команды. Присоединяйся и развивайся вместе с TeamStorm.
Автор
Теги
Управление ИТ проектами
Познакомим Вас с функциональностью TeamStorm и ответим на все вопросы
29.01.2025
В 2025 году управление задачами становится еще важнее для продуктивной работы. В этой статье мы рассмотрим лучшие инструменты, которые помогут эффективно оптимизировать работу команды
14.01.2025
Объясняем, как правильно составить должностную инструкцию, её роль в компании, цели и основные принципы структуры.
25.12.2024
Рассматриваем способы составления рабочего и личного расписания, управления временем и поддержания дисциплины для улучшения ежедневной продуктивности
23.12.2024
Рассматриваем способы установления здоровых границ, эффективной коммуникации с коллегами и руководством, а также методы сохранения уважения и гармонии в рабочем процессе, не уступая на личных принципах
19.12.2024
Рассказываем, как правильно составить бэклог, какие задачи в него включать, а также почему он является важным инструментом для планирования и организации работы команды
12.12.2024
Организация рабочего места — ключевой фактор, влияющий на продуктивность и общее самочувствие во время работы. Обсуждаем ключевые аспекты, способствующие созданию эффективной рабочей обстановки.
28.11.2024
Техника Помодоро — это простой, но эффективный метод тайм-менеджмента, основанный на чередовании 25-минутных рабочих интервалов и 5-минутных пауз. Такой подход помогает сосредоточиться на задачах, избегать отвлечений и предотвращать переутомление
08.11.2024
Цикл Деминга, или PDCA (Plan, Do, Check, Act), — это метод непрерывного улучшения, широко используемый в управлении качеством и бизнесе. Рассказываем, как цикл Деминга помогает компаниям и командам работать более продуктивно и устранять недостатки в процессах
16.10.2024
Управление проектом — это комплексный процесс, состоящий из нескольких ключевых стадий, каждая из которых играет важную роль в достижении успешного результата. Рассмотрим основные этапы, которые помогут оптимизировать ваш рабочий процесс.
11.10.2024
Управление проектами — это процесс планирования, организации и контроля ресурсов для достижения конкретных целей в установленный срок. Наши советы помогут создать структурированный подход к управлению проектами, обеспечивая высокую вероятность успешного завершения.
Нажимая кнопку “Запросить демо”, я соглашаюсь на обработку моих персональных данных
Мы не спамим! Прочтите нашу политику конфиденциальности, чтобы узнать больше.
Вы успешно подписались на нашу рассылку!